Проєктна робота: кошторис, аванс, етапні акти і контроль бюджету

Ремонт, будівництво, розробка сайту, виробництво меблів на замовлення — будь-яка робота «під проєкт» має однакові болі: погодити кошторис, взяти аванс, закривати роботи етапами і не загубити, скільки вже витрачено на матеріали й підрядників. У OneB Invoice під це є цілий ланцюжок.

Ланцюжок:

Проєкт (тека угоди) → Кошторис (погодження бюджету) → Договір (підписи) → Аванс і графік платежів → Етапні рахунки й акти → Закупки (витрати) → Аналітика проєкту.

Проєкт — усе про угоду в одному місці

Створіть проєкт під замовлення: у ньому житимуть всі документи, файли (креслення, ТЗ, фото) й аналітика саме цієї угоди. Кожен наступний документ привʼязуйте до проєкту полем «В рамках» — і нічого не розповзеться.

Кошторис — бюджет, який погоджує клієнт

Складіть кошторис: роботи, матеріали, ціни. Позиції зручно брати з каталогу товарів і послуг чи прайс-листів. Надішліть клієнтові посилання:

• клієнт переглядає кошторис онлайн і погоджує;
• можна дозволити клієнтові заповнити частину кошторису — обрати опції чи кількість;
• торгуєтесь? Правте кошторис — в історії видно всі зміни, а стара версія не загубиться, якщо зробити копію.

Для комерційної пропозиції з описом і портфоліо є окремий вигляд — заготовка «Комерційна пропозиція» у конструкторі шаблонів.

Договір — фіксуємо домовленості підписами

Створіть договір із шаблону, привʼяжіть до проєкту, підпишіть з обох сторін Дія.Підписом чи monoКЕП. Кошторис додайте на вкладці «Повʼязані документи» — тепер бюджет і умови юридично «зшиті».

Аванс і етапні оплати

Погоджений кошторис перетворіть на рахунок кнопкою «Створити рахунок» (як це працює). Далі — гроші:

• на сторінці рахунку натисніть «Виставити аванс» — клієнт платить частину до старту робіт;
• решту розбийте на етапи через графік платежів;
• якщо оплата приходить кількома переказами — дія «Розділити платежі».

Кожен етап закривайте актом виконаних робіт з рахунку — з підписами обох сторін. Так у вас на руках юридичний доказ приймання кожного етапу, а не одна розписка в кінці.

Витрати: закупки в тому ж проєкті

Матеріали, підрядники, доставка — ведіть їх закупками з привʼязкою до того самого проєкту. Тоді проєкт покаже обидві сторони: скільки клієнт заплатив і скільки ви витратили — маржа видна без табличок в Excel.

Контроль

• сторінка проєкту — документи, файли й цифри угоди разом;
• аналітика з фільтром за проєктом — доходи у розрізі угод;
• блок «Увага до оплат» на головній — якщо етапний рахунок прострочено, ви побачите це першим.

Часті питання

Клієнт хоче змінити обсяг робіт посеред проєкту. Зробіть новий кошторис (або копію старого з правками) і новий рахунок на різницю — все в тому ж проєкті. Історія погоджень збережеться в документах.

Чи можна працювати командою? Так: ролі користувачів дозволяють менеджеру вести документи, а керівнику — підписувати.

Ми виконуємо і субпідряд — як облікувати доходи й витрати різних замовників? Кожній угоді — свій проєкт. А якщо працюєте від кількох компаній, у кожної будуть свої реквізити й шаблони.