Архів проєктів: куди подівся проєкт

Архів — це спосіб прибрати завершений проєкт із робочого списку, не втративши жодних даних. Усі документи, файли, записи часу й історія архівного проєкту залишаються на місці: він просто перестає з'являтися у списку проєктів і у випадайках вибору проєкту. Видалення — зовсім інша дія, і воно незворотне.

Де це в застосунку: Проєкти → картка проєкту → «В архів» (або та сама кнопка на плитці проєкту у списку)

Як заархівувати проєкт

Відкрийте розділ Проєкти і наведіть курсор на плитку потрібного проєкту — з'являться дії «Редагувати», «В архів», «Видалити».
Або відкрийте картку проєкту: кнопка «В архів» — у лівій панелі, під даними проєкту.
Підтвердження не потрібне. Проєкт одразу зникає з активного списку, а в його картці замість статусу з'являється позначка «Архів».

Що змінюється після архівації

Проєкт зникає зі списку Проєкти, з фільтрів «за проєктом» у списках документів і в аналітиці.
Його вже не можна вибрати в полі «В рамках» під час створення нового документа і в записі часу.
Документи, файли, задачі, ставки учасників, записи часу й історія статусів — залишаються без змін.
Кількість проєктів за тарифом не звільняється — архівний проєкт продовжує рахуватися.

Як знайти й повернути архівний проєкт

У шапці списку проєктів є кнопка «Архів» — вона відкриває окремий екран «Архів проєктів».

Якщо на цьому екрані порожньо, зайдіть у проєкт іншим шляхом — картка архівного проєкту працює як і раніше:

відкрийте будь-який документ цього проєкту і натисніть на назву проєкту в полі «В рамках» — відкриється картка проєкту;
або скористайтеся журналом дій робочого простору: записи про проєкт ведуть у ту саму картку;
або збереженим посиланням на картку проєкту (адреса не змінюється після архівації).

У картці архівного проєкту замість «В архів» стоїть кнопка «Розархівувати». Після натискання проєкт повертається в активний список зі своїм попереднім статусом — нічого перезаповнювати не треба.

Архів чи видалення

Дія	Що відбувається
В архів	Проєкт зникає зі списків, усі дані зберігаються, у будь-який момент можна повернути.
Видалити	Проєкт зникає назавжди. Документи проєкту не видаляються — вони просто перестають бути пов'язаними з проєктом і залишаються у своїх списках. А от задачі проєкту, ставки учасників і всі записи часу цього проєкту видаляються остаточно.

Дія

Що відбувається

В архів

Проєкт зникає зі списків, усі дані зберігаються, у будь-який момент можна повернути.

Видалити

Проєкт зникає назавжди. Документи проєкту не видаляються — вони просто перестають бути пов'язаними з проєктом і залишаються у своїх списках. А от задачі проєкту, ставки учасників і всі записи часу цього проєкту видаляються остаточно.

Видалений проєкт не потрапляє у «Видалені об'єкти» (там відновлюються тільки клієнти, компанії, товари й категорії), тому відновити його неможливо. Якщо сумніваєтесь — архівуйте.

Обмеження й нюанси

Архівувати й розархівовувати проєкт може користувач із правом на редагування проєктів, видаляти — з правом на видалення проєктів. Якщо кнопок немає або з'являється повідомлення про недостатні права — питання до ролі користувача, див. Користувачі й ролі робочого простору.

Архівація не звільняє одиницю ліміту тарифного плану на кількість проєктів. Звільняє тільки повне видалення проєкту. Скільки проєктів уже використано і скільки дозволено — видно в Налаштування → Тарифний план, див. Тарифний план і ліміти.

Проєкт зі статусом «Виконаний» так само зникає з активного списку проєктів — навіть якщо ви його не архівували. Це нормально: список показує роботу, яка ще триває. Картка такого проєкту доступна за прямим посиланням, а щоб повернути його у список — скиньте статус у картці («Скинути статус»).

Записи часу видаленого проєкту зникають назавжди разом із ним, тому перед видаленням проєкту з обліком часу переконайтеся, що всі години вже виставлені в рахунках.

Часті питання

Проєкт зник зі списку, я його не видаляв. Що сталося? Найімовірніше, його заархівували або перевели у статус «Виконаний». Обидві дії прибирають проєкт з активного списку, але дані зберігаються.

Що буде з рахунками, якщо я заархівую проєкт? Нічого. Вони залишаються у своїх списках і далі показують назву проєкту.

Чи можна виставити рахунок у рамках архівного проєкту? Ні — архівний проєкт не пропонується у виборі проєкту. Спершу розархівуйте його.

Чи звільнить архівація місце за тарифом? Ні. Тільки видалення проєкту повертає одиницю ліміту.

Чи можна повернути видалений проєкт? Ні. У «Видалених об'єктах» проєктів немає. Документи при цьому не втрачаються — вони лишаються без прив'язки до проєкту.