Підписання документів файловим ключем (КЕП)

Файловий ключ — це кваліфікований електронний підпис (КЕП), який зберігається у файлі на вашому комп'ютері: Key-6.dat, .pfx, .jks чи іншому. Такі ключі видають ДПС (податкова), «Дія», ПриватБанк, monobank та інші кваліфіковані надавачі. У OneB Invoice ним підписують договори, додатки до договорів і заяви прямо в браузері: обираєте файл, вводите пароль — і підпис накладається одразу, без застосунку на телефоні та без QR-кодів. Ключ і пароль не залишають ваш браузер.

Де це в застосунку: картка договору (додатка, заяви) → «Підписати та надіслати» → спосіб «Файловий ключ (КЕП)». Контрагент бачить той самий спосіб на сторінці документа за посиланням.

Що потрібно

Файл ключа від кваліфікованого надавача (КНЕДП): ДПС, «Дія», ПриватБанк, monobank, Вчасно, MasterKey, банки та інші. Підтримуються файли Key-6.dat, .pfx, .p12, .jks, .zs2, .sk, .key.
Пароль до ключа.
Документ з увімкненими підписами і методом «Електронний цифровий підпис» — як це зробити, див. Підписання документів: усі способи в одному місці.
Для юридичної особи — за бажанням ще й ключ печатки: у тому самому файлі, що й підпис, або в окремому.

Кроки

На картці документа натисніть «Підписати та надіслати».
У вікні «Підпис» оберіть «Файловий ключ (КЕП)» і натисніть «Продовжити».

1.00

Відкриється вікно «Підпис файловим ключем». Натисніть «Обрати файл» і вкажіть файл ключа, введіть пароль ключа і натисніть «Зчитати».

1.00

Застосунок перевірить ключ і покаже, хто підписує: ПІБ, РНОКПП, для компанії — ЄДРПОУ, до якої дати дійсний сертифікат і хто його видав. Якщо це не той ключ — «Інший ключ».
Для компанії оберіть режим: «Підпис» або «Підпис + печатка». Для печатки вкажіть, де її ключ — «У тому ж файлі» чи «Інший файл», — і так само зчитайте його паролем.
Натисніть «Підписати». Підпис накладається у вашому браузері, сервер перевіряє його і зберігає. На картці документа біля вашої сторони з'явиться зелена позначка з ПІБ і часом підпису.

Якщо у файлі кілька ключів (контейнер .jks), після вибору файла з'явиться список «Ключ у контейнері» — оберіть потрібний.

Якщо застосунок повідомляє, що сертифікат ключа не знайдено, додайте файли сертифікатів .cer, які ви отримали від надавача разом із ключем, — поле для них з'явиться у вікні.

Як підписує контрагент

Контрагент відкриває документ за посиланням із листа, натискає «Підписати» і бачить ті самі три способи: Дія.Підпис, monoКЕП і Файловий ключ. Далі кроки ті самі: файл, пароль, «Зчитати», «Підписати». Акаунт у OneB Invoice йому не потрібен. Докладніше — Що бачить контрагент, коли підписує за посиланням.

Печатка компанії

Якщо ключ належить юридичній особі, у вікні з'являється перемикач «Підпис + печатка». Печатка — це окремий ключ, який надавач видає на компанію, а не на людину. Додати можна лише печатку тієї самої компанії, що й підпис: коди ЄДРПОУ мають збігатися (для ФОП — РНОКПП). Для особистого ключа без ЄДРПОУ перемикача немає. Підпис і печатка лягають в один підпис документа.

Обмеження й нюанси

Це повноцінний кваліфікований підпис: із сертифікатом надавача і позначкою часу від нього. Без позначки часу підпис не приймається — якщо сервер часу надавача не відповів, застосунок попросить спробувати за хвилину.
Файл ключа і пароль нікуди не надсилаються: на сервер іде лише готовий підпис, який там перевіряється.
На зчитування ключа і підпис є 30 хвилин. Не встигли — натисніть «Підписати» ще раз.
За один раз файловим ключем можна підписати до 10 документів — у розділі «Документи на підпис».
Підписати можна лише ключем із чинним сертифікатом. Прострочений, ще не чинний або відкликаний надавачем ключ застосунок не прийме і скаже чому — з датою.
В одному підписі — один особистий ключ. Два особистих ключі або «лише печатка» без підпису не підтримуються.
Кнопки підпису бачить лише користувач із правом редагувати договори (або заяви): Користувачі й ролі робочого простору.

Що робити, якщо не виходить

Повідомлення	Що це означає	Що робити
«Невірний пароль до ключа…»	пароль не підходить, або файл не є ключем чи пошкоджений	перевірте пароль і файл: ключ — це `Key-6.dat`, `.pfx` чи `.jks`, а не сертифікат `.cer`
«Термін дії сертифіката ключа закінчився …»	ключ прострочений	отримайте новий ключ у свого надавача
«Сертифікат ключа відкликано надавачем»	ключ відкликано	новий ключ у надавача
«Не вдалося перевірити чинність сертифіката…»	сервер надавача тимчасово не відповідає	спробуйте за хвилину
«Сервер позначок часу недоступний»	надавач не видав позначку часу	спробуйте за хвилину
«Сертифікат ключа не знайдено»	у файлі ключа немає сертифіката, а надавач його не віддав	додайте файли `.cer` від надавача у вікні підпису
«Надавач сертифіката не входить до переліку кваліфікованих»	ключ від тестового або невідомого надавача	потрібен ключ кваліфікованого надавача (КНЕДП)

Часті питання

Чи підійде ключ від ДПС (податкової)? Так, це найпоширеніший файловий ключ — Key-6.dat. Так само підходять ключі «Дії», ПриватБанку (файл .jks), monobank та інших надавачів.

Чим це відрізняється від Дія.Підпису та monoКЕП? Результат той самий — кваліфікований підпис. Різниця в тому, де живе ключ: у Дії та monobank він у телефоні, а тут — у файлі. Файловий ключ зручний, коли підписує компанія (з печаткою) або коли ключ уже є від ДПС.

Де взяти файл підпису? Кнопка «Завантажити з підписами» на картці документа — в архіві документ і файли підписів .p7s, які перевіряє будь-який сервіс перевірки КЕП.

Мій ключ зберігається у OneB? Ні. Файл і пароль живуть лише у вашому браузері на час підписання.

Чому браузер пропонує зберегти пароль? Так працює менеджер паролів браузера. Пароль ключа зберігати в ньому не варто — просто відхиліть пропозицію.