Робота з іноземним замовником від А до Я

Робота із замовником з-за кордону — це не одна кнопка, а короткий ланцюжок кроків: підготувати компанію й міжнародні реквізити, виставити документ потрібною мовою й валютою, дати спосіб оплати, зрозумілий нерезиденту, надіслати посилання й закрити угоду. Ця стаття веде вас по всьому шляху по порядку. Деталі кожного кроку описані в окремих статтях — тут головне не загубити послідовність і не наступити на типові граблі.

Де це в застосунку: сценарій проходить через Управління → Налаштування → Мої компанії, Способи оплати та Валюта, далі — через майстер створення рахунку («Налаштування вигляду») і кнопку «Поширити» в картці документа.

Ланцюжок:

Реквізити компанії → Мова й валюта документа → (за потреби) курс і друга валюта → Спосіб оплати для нерезидента → Посилання клієнту → Закриття угоди

Крок 1. Підготуйте компанію та міжнародні реквізити

Усе, що друкується в шапці документа, береться з профілю компанії, від імені якої ви виставляєте рахунок. Для експортних документів заповніть у профілі назву латинкою й адресу англійською: система нічого не транслітерує сама. Якщо для якихось даних немає окремого поля, впишіть їх у текстовий блок реквізитів профілю — він потрапляє в документ повністю. Докладніше — Профіль компанії.

Далі — реквізити для переказу. Вони створюються один раз у Налаштування → Способи оплати → «Новий спосіб» і привʼязуються до конкретної компанії-профілю. Для іноземного платника є два «банківські» варіанти:

• SWIFT — класичний міжнародний переказ: рахунок, код банку, назва й адреса отримувача, назва й адреса банку, поле для додаткових вказівок.

• SEPA / QR — переказ у євро: рахунок, код банку, отримувач. До реквізитів формується QR-код, який клієнт сканує банківським застосунком.

Зручний момент: коли ви вводите міжнародний код банку, застосунок сам підтягує дані банку з довідника — вам лишається перевірити. Огляд усіх варіантів — Способи оплати; покроково про міжнародні реквізити — SWIFT і SEPA реквізити.

Крок 2. Мова й валюта документа

Мова документа обирається в майстрі рахунку — кнопка «Налаштування вигляду», список «Мова документу». Доступні англійська (зокрема варіанти для США, Великої Британії, Канади), польська, іспанська, німецька, французька, італійська, португальська, чеська, словацька, румунська та інші.

Мова документа змінює в друкованій формі: назву документа («Рахунок» → «Invoice»), підписи всіх полів, текст призначення платежу, формат дати й формат суми. Чого вона не робить — не перекладає назви ваших товарів і послуг: їх треба ввести потрібною мовою вручну (найзручніше завести окремі «англійські» позиції в довіднику).

Валюта — це два кроки, і другий часто не знаходять:

1. Додайте валюту в Управління → Налаштування → Валюта («Додати валюту» → пошук по світовому довіднику).
2. Оберіть її в документі — перемикач валюти стоїть над переліком позицій.

Докладніше про друковану форму — Вигляд документа: шаблони, мова, друкована форма, а про мову, валюту й реквізити разом — Інвойси закордон.

Крок 3. Курс і друга валюта в документі

Якщо вам платять у валюті, а облік ви ведете в гривні, скористайтеся конвертацією валюти — блок під підсумками рахунку. Ви обираєте другу валюту, вводите курс вручну й вирішуєте, де показувати перерахунок: у колонках позицій, у підсумку чи всюди.

Курс — це просто число, яке ви вписали. Застосунок не тягне курс НБУ й нікуди його не оновлює: він фіксується в документі при збереженні. Докладніше — Конвертація валюти в рахунку-фактурі.

Крок 4. Спосіб оплати, зрозумілий нерезиденту

У рахунку ви обираєте один зі створених способів оплати. Для іноземного замовника основний шлях — банківський переказ:

• SWIFT — універсальний варіант: працює з будь-якою валютою документа, клієнт бачить повний набір реквізитів, кожен рядок копіюється одним кліком.

• SEPA / QR — найзручніший для європейського платника, але лише для рахунків у євро: у рахунку в доларах цей спосіб обрати не вийде — застосунок скаже, що спосіб оплати не підтримує валюту документа.

Онлайн-оплата карткою — приємне доповнення, але тут важливо знати одну річ: набір платіжних сервісів залежить від регіону вашого акаунта. В українській версії застосунку Stripe, PayPal і LiqPay у списку способів оплати недоступні, і оплату карткою забезпечує plata by mono (Підключення Mono Pay). Що з цього доступно саме вам — видно у списку «Новий спосіб»; пояснення й альтернативи — у статті Онлайн-оплати: Stripe, PayPal і LiqPay.

Практична порада: для закордонних рахунків тримайте SWIFT або SEPA як основний спосіб, а онлайн-оплату — як зручну альтернативу для дрібних сум.

Крок 5. Надішліть посилання — і що побачить клієнт

Готовий документ надсилається кнопкою «Поширити»: лист на пошту, посилання або QR-код (Надсилання документа клієнту). Клієнту не потрібен акаунт — досить посилання (Публічне посилання на документ).

Тепер найчастіше питання підтримки — якою мовою відкриється сторінка. Тут дві різні мови, і їх легко переплутати:

• Сам документ у переглядачі та у PDF — тією мовою, яку ви обрали в «Налаштуваннях вигляду». Німецький інвойс залишиться німецьким для будь-кого.

• Обгортка сторінки — кнопки «Оплатити», «PDF», «Друк», підписи блоків — має лише три мови: українську, англійську й польську. Застосунок дивиться на мову браузера клієнта: англійський браузер — англійська сторінка, польський — польська. Для будь-якої іншої мови браузера (німецької, французької, іспанської) сторінка відкриється українською. Клієнт може перемкнути мову сам — перемикач стоїть унизу сторінки.

Так само працює лист: він приходить українською, англійською або польською — за мовою документа. Якщо документ, наприклад, німецький, лист буде англійською.

Що ще побачить клієнт на сторінці — сума до сплати, статус, реквізити з кнопкою копіювання, QR-код, кнопка підтвердження оплати квитанцією — описано в статті Публічна сторінка документа очима клієнта.

Крок 6. Закриття угоди

Коли гроші прийшли, рахунок переходить у стан «Оплачено» — від онлайн-оплати це стається саме, за банківським переказом ви ставите статус або привʼязуєте платіж. Клієнт бачить на тій самій сторінці плашку «Оплачено» — часто цього достатньо як підтвердження.

Для української звітності закриття оформлюється актом виконаних робіт: у картці рахунку є дія «Додати акт виконаних робіт», позиції переносяться самі (Як створити акт виконаних робіт); про решту дій із картки — Картка рахунку: що можна зробити після створення. Важливо: акт — документ українського документообігу, і вибору мови в ньому немає, він формується українською. Іноземному замовнику зазвичай надсилають сам оплачений інвойс, а акт лишається для вашого обліку.

Обмеження й нюанси

Вибір мови документа — тарифна можливість. У списку мов стоїть іконка корони; без відповідного тарифу мова документа мовчки ставиться такою, якою у вас інтерфейс. Якщо документ уперто виходить українським — річ не в налаштуваннях, а в тарифі (Тарифний план і ліміти).

Мова обирається лише для рахунків, кошторисів і закупівель. В актах виконаних робіт і видаткових накладних поля мови немає взагалі — вони завжди українською.

Формат дати й суми в PDF задає мова документа, а не налаштування простору. Екран «Формати» впливає на списки, картки й аналітику, але не на друковану форму: щоб змінити вигляд дати в PDF, треба міняти мову документа (Формати дати, часу, чисел і валюти).

Двомовного документа не буває. Українська й англійська поруч в одному PDF неможливі. Потрібні обидві версії — створіть два документи й перекладіть позиції вручну.

SEPA працює лише в євро. Якщо потрібного способу немає у списку доступних для цього рахунку — перевірте валюту документа.

Набір онлайн-оплат залежить від регіону вашого акаунта. Конкретно: в українській версії застосунку немає Stripe, PayPal і LiqPay — їх не буде у списку «Новий спосіб оплати», і це обмеження регіону, а не помилка налаштувань. Оплату карткою тут забезпечує plata by mono. SWIFT і SEPA / QR доступні завжди.

Курсів валют у застосунку немає. Жодного автоматичного курсу — ні НБУ, ні біржового: курс у документі вводите ви.

Клієнт у рахунку обовʼязковий. Створити рахунок «на когось невідомого» не можна: або оберіть клієнта, або ввімкніть заповнення даних за посиланням, щоб замовник вписав свої реквізити сам.

Часті питання

Клієнт пише, що сторінка відкрилась українською, хоча інвойс англійський. Це помилка? Ні. Сам документ англійський, а обгортка сторінки має лише три мови — українську, англійську й польську — і підбирається за мовою браузера. Якщо браузер клієнта не англійський і не польський, обгортка буде українською. Порадьте клієнту перемкнути мову внизу сторінки.

Чи можна зробити інвойс, наприклад, німецькою? Так, німецька є у списку мов документа. Але лист із документом і сторінка за посиланням німецькою не будуть — там доступні лише українська, англійська й польська.

Чи можна додати власну валюту або криптовалюту? Ні. Список валют — це світовий довідник, з якого ви вмикаєте потрібні у своєму просторі. Додати туди власну одиницю не можна.

Клієнт із ЄС хоче платити в доларах, а в мене доданий SEPA. Що робити? SEPA — тільки євро. Для доларового рахунку використайте SWIFT.

Я хочу дати іноземному клієнту оплату через Stripe або PayPal, а їх немає у списку. В українській версії застосунку ці способи недоступні — набір онлайн-оплат залежить від регіону акаунта. Для нерезидента використовуйте SWIFT або SEPA / QR, а як альтернативу для невеликих сум — plata by mono. Докладніше — Онлайн-оплати: Stripe, PayPal і LiqPay.

Чи побачить іноземний клієнт український акт? Побачить, якщо ви йому його надішлете. Мову акта змінити не можна, тож для закордонного замовника роль підтвердження зазвичай виконує оплачений інвойс.

Чи можна одразу зробити «англійський» набір даних, щоб не правити щоразу? Так, і це найкраща практика: заведіть окремі позиції з англійськими назвами, а в профілі компанії заповніть назву латинкою й адресу англійською. Далі експортний рахунок збирається за хвилину.

Дивіться також

• Інвойси закордон: мова документа, валюта, SWIFT і SEPA — механіка кожного налаштування

• SWIFT і SEPA реквізити — поля реквізитів покроково

• Способи оплати: огляд усіх варіантів

• Онлайн-оплати: Stripe, PayPal і LiqPay

• Конвертація валюти в рахунку-фактурі

• Вигляд документа: шаблони, мова, друкована форма

• Публічна сторінка документа очима клієнта