Інвойси закордон: мова документа, валюта, SWIFT і SEPA

Працюєте з іноземним замовником? У OneB Invoice можна виставити рахунок англійською чи іншою мовою, у доларах, євро або іншій валюті, і дати клієнтові зручні реквізити для переказу — SWIFT або SEPA. Розберемо все по черзі.

Мова документа

Мова обирається окремо для кожного документа — у майстрі рахунку натисніть «Налаштування вигляду» і у списку «Мова документу» оберіть потрібну: англійська (зокрема варіанти для США, Великої Британії, Канади), іспанська та багато інших.

1.00

Що важливо знати:

Мова впливає на назви полів («Invoice», «Total» тощо) і формат дат та чисел у готовому документі.
Назви товарів і послуг автоматично не перекладаються — введіть їх потрібною мовою вручну. Найзручніше одразу створити «англійські» версії: клієнта, товарів і профілю компанії (назва латинкою, адреса англійською), і використовувати їх для експортних рахунків.
Двомовного документа (наприклад, українська + англійська поруч) немає. Якщо потрібні обидві версії — створіть два окремі документи й перекладіть позиції вручну.
Мова обирається для рахунків і кошторисів. Акти виконаних робіт і видаткові накладні — документи українського документообігу, вони формуються українською.

Валюта рахунку

Це налаштування у двох кроках — і другий часто не знаходять:

Додайте валюту в робочий простір. Відкрийте Налаштування → Валюта, натисніть «Додати валюту» і знайдіть потрібну в списку (долар, євро, злотий — будь-яка світова валюта).
Оберіть валюту в документі. У майстрі рахунку над переліком товарів і послуг є перемикач валюти (типово «Гривня, ₴») — клацніть і оберіть додану валюту.

Якщо вам платять у валюті, а облік ведете в гривні, скористайтеся конвертацією за фіксованим курсом — кнопка «Конвертація валюти» під підсумками рахунку. Докладніше — у статті Конвертація валюти в рахунку.

Реквізити для оплати з-за кордону

Реквізити додаються один раз у Налаштування → Способи оплати → «Новий спосіб», далі ви просто обираєте їх у рахунку. Для іноземних клієнтів це два основні варіанти:

SWIFT — класичний міжнародний банківський переказ у валюті на ваш валютний рахунок. Працює з будь-якою валютою документа.
SEPA / QR — перекази в євро з понад 30 європейських та інших країн; до реквізитів автоматично формується QR-код, який клієнт сканує банківським застосунком. Лише для рахунків у євро.

Покроково про обидва — у статті SWIFT і SEPA реквізити.

А як щодо оплати карткою? Набір способів онлайн-оплати залежить від регіону вашого акаунта. В українській версії застосунку Stripe, PayPal і LiqPay у списку способів оплати недоступні — онлайн-оплату тут забезпечує plata by mono (Підключення Mono Pay). Тож для закордонного замовника основний шлях — саме SWIFT або SEPA / QR, а онлайн-оплата йде як зручна альтернатива для невеликих сум. Подробиці про регіональні відмінності — у статті Онлайн-оплати: Stripe, PayPal і LiqPay.

1.00

Спосіб оплати прив'язується до конкретної компанії (профілю), від якої ви виставляєте документи. Огляд усіх способів — у статті Способи оплати: огляд усіх варіантів.

Дані іноземного клієнта

У картці клієнта заповніть назву й адресу так, як вони мають виглядати в документі (латинкою).
Якщо для якихось даних клієнта немає окремого поля (реєстраційний номер, штат тощо) — додайте їх у поле «Адреса», воно повністю потрапляє в документ.
Клієнт («Кому») — обов'язкове поле рахунку: без нього документ не створиться.

Коротко: чекліст експортного рахунку

Клієнт із назвою та адресою латинкою — створений.
Товари/послуги з англійськими назвами — створені.
Валюта додана в налаштуваннях і обрана в документі.
Спосіб оплати SWIFT / SEPA — доданий і обраний.
У «Налаштуваннях вигляду» встановлена мова документа.
Передогляд — усе виглядає правильно? Надсилайте.