Історія змін документа і відновлення версії

В OneB Invoice є дві різні історії, і їх постійно плутають. «Історія статусів» відповідає на питання «що з документом відбувалося» — створено, відправлено, прочитано, оплачено. «Історія версій» відповідає на питання «що саме в документі змінилося» — який був текст і які значення полів раніше, і дозволяє повернути попередню редакцію. Перша є майже в кожного документа, друга — тільки в текстових. Стаття написана з погляду вас як власника робочого простору.

Де це в застосунку: блок «Історія статусів» у правій панелі картки документа · Договори → картка договору → вкладка «Історія».

Дві історії — коротко

<br />	Історія статусів	Історія версій
Що показує	Створено · Відправлено · Прочитано · Оплачено · Анульовано	Текст документа і значення полів на кожен момент
Де	блок у правій панелі картки	окрема вкладка «Історія»
У кого є	рахунки, кошториси, договори, додатки, заяви	договори, додатки, заяви (і окремо — шаблони)
Що можна зробити	тільки подивитися	подивитися й відновити версію

Історія статусів: що з документом відбувалося

Це вертикальна стрічка з датами й часом. Кожен запис — момент, коли документ змінив стан: створено, відправлено клієнту, прочитано клієнтом, оплачено (для договорів і заяв — підписано), анульовано. Останній запис виділено жирним — це поточний стан.

Запис «Прочитано» з'являється, коли клієнт уперше відкрив документ за публічним посиланням. Він ставиться один раз і зникає, якщо документ повернути в чернетку. Про самі стани — Статуси документів; про посилання — Публічне посилання на документ.

Історію статусів видно тільки вам і вашим колегам — клієнт на публічній сторінці її не бачить.

Історія версій: що саме змінилося

Вкладка «Історія» є на картці договору, додатка до договору й заяви. Ліворуч — текст обраної версії, праворуч — список версій, згрупований по днях («Сьогодні», «Учора», далі — дати).

Для кожної версії видно, хто її зробив: ім'я вашого співробітника, «Клієнт» (якщо документ заповнював контрагент за посиланням) або «Система». Версії позначаються бейджами:

Оригінал — початковий стан документа, як його створили;
Заповнення клієнтом — контрагент вписав значення у свої поля;
Заповнення завершено — контрагент натиснув «Завершити»;
Відновлено — версію отримали відкатом на попередню редакцію.

Звичайна правка вашим співробітником бейджа не має.

Над текстом є перемикач «Підсвітити зміни» — він виділяє те, що змінилося порівняно з попередньою версією. Окремо показується панель «Зміни даних» зі списком змінених полів і лічильником «Змінено полів: N» — зручно, коли треба зрозуміти, яку саме суму чи дату виправили.

Що вважається новою версією, а що ні

Версія створюється, коли змінився текст документа або значення полів у ньому (зокрема вибрані рядки зі сховища даних). Якщо ви правите тільки реквізити — назву, номер, дати дії, спосіб оплати, сторони — нова версія не з'являється: у тексті нічого не змінилося.

Правки одного автора, зроблені протягом 15 хвилин поспіль, зливаються в одну версію, щоб історія не розросталась на кожне натискання. Якщо після редагування нічого фактично не змінилося, версія теж не створюється.

Заповнення документа контрагентом за посиланням фіксується як окремі версії з автором «Клієнт» — так видно, що саме вписав контрагент і коли. Див. Сторони договору й заповнення даних контрагентом.

Як відновити попередню версію

Відкрийте картку договору (додатка, заяви) → вкладка «Історія».
Виберіть у списку потрібну версію — текст ліворуч перебудується під неї.
Натисніть «Відновити цю версію».

Що станеться: документ отримає текст і значення полів із обраної версії, а в історії з'явиться нова версія з бейджем «Відновлено». Проміжні версії нікуди не зникають — відкат нічого не стирає, і його завжди можна «відкотити назад», відновивши попередню версію.

Важливий нюанс: значення полів замінюються повністю станом обраної версії. Те, що заповнили вже після неї, зникне. Тому перед відкатом варто переглянути свіжу версію й запам'ятати потрібні значення.

Коли відновлення недоступне

Кнопки «Відновити цю версію» не буде у двох випадках:

Документ підписано — хоча б одним підписом, вашим чи контрагента. Відновлення переписало б текст під підписом, тому воно заблоковане. Спершу треба видалити підпис. Див. Підписання документів: усі способи.
Документ відкрито контрагенту на заповнення — активне публічне посилання або окреме посилання, видане стороні договору. Поки контрагент може вписувати дані, відкат зламав би те, що він уже ввів. Закрийте доступ, і кнопка з'явиться.

Переглядати старі версії в обох випадках можна — недоступне саме відновлення.

Історія версій шаблону — окремо

У шаблонів договорів і заяв своя, незалежна історія. Вона відкривається в редакторі шаблону: меню «⋯» → «Історія». Так само видно версії, автора й підсвітку змін, так само можна відновити попередню редакцію — тільки після відновлення шаблон вважається зміненим, і його треба зберегти.

Історія шаблону й історія документа не пов'язані: правка шаблону не змінює вже створені з нього документи сама собою. Перенести зміни в наявні документи можна окремою дією у списку документів шаблону — вона показує, які документи відрізняються від шаблону, і пропускає підписані. Див. Шаблони договорів і заяв.

Обмеження й нюанси

Історія версій ведеться тільки для текстових документів — договорів, додатків і заяв. У рахунків, кошторисів, актів, видаткових і закупівель версій немає: у них можна подивитися лише історію статусів. Це не помилка й не налаштування, яке можна ввімкнути.

Історія живе рівно стільки, скільки живе документ. Якщо документ видалити, разом із ним назавжди зникають і його версії, і його історія статусів — відновити їх неможливо.

Оплата рахунку карткою через платіжний сервіс змінює статус на «Оплачено», але окремого запису в історії статусів не створює. Тому картина «гроші прийшли, статус оплачено, а в історії порожньо» — очікувана, а не збій. Чому статус міг змінитися без вашої участі — Чому статус документа змінився сам.

Щоб відкрити вкладку «Історія» і відновлювати версії, потрібне право редагувати договори (для заяв — заяви). Якщо кнопки немає взагалі, а не тільки кнопки відновлення, — перевірте свою роль: Користувачі й ролі робочого простору.

Часті питання

Де історія змін у рахунку? Її немає. Рахунок — табличний документ, для нього ведеться тільки історія статусів. Побачити «як було раніше» в рахунку не можна.

Чому вкладка «Історія» порожня? Найчастіше тому, що документ ще ніхто не редагував і не заповнював після створення. Перша версія («Оригінал») з'являється разом із документом; наступні — лише коли змінюється текст або значення полів.

Я змінив номер і дати договору, а нової версії не з'явилося. Чому? Версії фіксують текст документа й значення полів у ньому. Реквізити картки — номер, дати, спосіб оплати, сторони — в історію версій не потрапляють.

Я вніс кілька правок, а версія одна. Це нормально? Так. Правки одного автора протягом 15 хвилин об'єднуються в одну версію.

Чому кнопки «Відновити цю версію» немає? Документ або підписаний, або відкритий контрагенту на заповнення. Приберіть підпис чи закрийте доступ за посиланням — кнопка з'явиться.

Якщо я відновлю стару версію, свіжі зміни зникнуть назавжди? Ні. Відкат створює нову версію, а всі попередні лишаються в списку — можна відновити будь-яку з них, зокрема ту, що була до відкату.

Хто такий автор «Система» у списку версій? Так позначаються версії, створені не людиною, а самим застосунком — наприклад, під час перенесення змін із шаблону.