Вибіркова аналітика: як побудувати власний звіт

Вибіркова аналітика — це конструктор власних звітів. У меню застосунку розділ називається «Звітність по клієнтах і позиціях». Ви самі задаєте період і фільтри, обираєте, як згрупувати дані — за клієнтами чи за товарами — і отримуєте готовий PDF-звіт. Звіт зберігається у застосунку, його можна завантажити, роздрукувати або надіслати посиланням бухгалтеру чи партнеру.

Де це в застосунку: Аналітика → Звітність по клієнтах і позиціях

Чим звітність по клієнтах і позиціях відрізняється від готових розділів

Готові розділи — «Загальна аналітика», «Аналітика клієнтів за рахунками», «Аналітика товарів за рахунками» — показують дані на екрані й у реальному часі: ви ставите фільтри, дивитесь таблицю чи графік, змінюєте фільтри — цифри одразу перераховуються. Нічого не зберігається.

Звітність по клієнтах і позиціях працює інакше. Ви один раз описуєте, що саме хочете побачити, і застосунок формує документ — PDF-звіт із зафіксованими цифрами на момент створення. Такий звіт:

лежить у списку збережених звітів і не змінюється, навіть якщо документи згодом відредагують чи оплатять;
виглядає як готовий друкований документ — його не соромно надіслати замовнику чи бухгалтеру;
має власне посилання, яке відкривається без входу в застосунок.

Простими словами: готові розділи — це «подивитись зараз», вибіркова аналітика — це «зафіксувати й віддати».

Крок за кроком: майстер побудови звіту

Відкрийте конструктор. Аналітика → Звітність по клієнтах і позиціях → кнопка «Новий звіт». Відкриється повноекранний майстер.
Задайте період. Угорі оберіть проміжок дат, за який рахувати. Якщо період не задати, звіт побудується за весь час.
Виберіть, як групувати дані. Дві картки на вибір: «За клієнтами» — скільки приніс кожен клієнт, і «За товарами» — що і скільки продавалося. Це головне рішення в майстрі: від нього залежить структура готового звіту.
Поставте фільтри. Компанія (від якої виставлені документи), клієнти, товари й послуги, статуси документів, валюта. Списки клієнтів і товарів довантажуються під час прокручування, у кожному є варіант «Обрати всі». Посилання «Скинути все» повертає фільтри до початкового стану.
Натисніть «Створити». Застосунок сформує PDF і одразу відкриє сторінку готового звіту.

Важливо: для звіту за товарами треба обрати товари (або поставити «всі товари»), а для звіту за клієнтами — клієнтів (або «всі клієнти»). Якщо цього не зробити, застосунок покаже попередження і звіт не збудується.

Сторінка готового звіту

Одразу після створення відкривається сторінка перегляду: зліва — сам PDF у вбудованому переглядачі, справа — панель дій.

Поширити — відкриває вікно з публічним посиланням на звіт.
Завантажити — зберігає PDF-файл на комп'ютер чи телефон.
Друк — відкриває вікно друку (на телефоні замість друку файл просто завантажується).

Нижче є ще дві кнопки — «Редагувати» і «Видалити». Вони лише повертають вас назад, до конструктора чи списку звітів: збережений звіт вони не змінюють і не видаляють. Щоб змінити звіт, побудуйте новий із потрібними фільтрами; щоб видалити — зробіть це зі списку звітів.

Список збережених звітів

Усі побудовані звіти лежать у розділі Звітність по клієнтах і позиціях. Зверху — фільтри: тип звіту («Всі типи / За клієнтами / За товарами»), компанія, товар (для звітів за товарами) і період.

У кожному рядку видно назву звіту, дату створення й підсумки за валютами. Клік по рядку відкриває звіт у перегляді, кнопка з принтером — одразу друк, а меню праворуч дає «Завантажити / Друк / Видалити». Видалені звіти лишаються в списку блідим рядком із міткою «Видалено» — відкрити їх уже не можна.

Публічне посилання на звіт

Кнопка «Поширити» на сторінці звіту створює посилання, за яким звіт відкриється у будь-кого, без реєстрації і входу в застосунок. У вікні є «Копіювати посилання», кнопки надсилання в месенджери й соцмережі та «Відкрити в новій вкладці». Той, хто отримав посилання, бачить той самий PDF і може його завантажити чи роздрукувати.

Пам'ятайте про два моменти:

посилання не захищене паролем чи кодом на пошту — його достатньо переслати комусь третьому, щоб той теж побачив ваші суми;
окремої кнопки «відкликати посилання» немає. Якщо доступ треба закрити — видаліть звіт зі списку: після цього посилання перестає працювати.

Обмеження й нюанси

Звітність по клієнтах і позиціях доступна всім користувачам робочого простору й не вимагає окремої тарифної опції — на відміну від «Загальної аналітики», «Аналітики клієнтів» і «Аналітики товарів», які відкриваються за тарифом. Докладніше про тарифні обмеження — у статті Тарифний план і ліміти.

Звіт — це знімок на момент створення. Якщо після побудови ви відредагували документи, отримали оплату або змінили статуси, старий звіт цього не покаже: побудуйте новий.

Групувань лише два — за клієнтами і за товарами. Розрізів на кшталт «за проєктами» чи «за менеджерами» у конструкторі немає; такі зрізи шукайте у «Загальній аналітиці», де є фільтри за групами і проєктами.

У списку звіт зберігається під стандартною назвою за типом групування — «Звіт по клієнтах» або «Звіт по продуктах». Розрізняти звіти зручно за датою створення, підсумками й фільтрами, які видно в рядку.

Звіт будується за документами застосунку. Це аналітика продажів і виставлених сум, а не бухгалтерський чи складський облік: собівартості, залишків і руху коштів по банку тут немає.

Часті питання

Чим звіт відрізняється від експорту даних? Звіт — це готовий PDF для людини: зі структурою, підсумками й оформленням. Експорт даних (Аналітика → Експорт даних) віддає таблицю Excel або текстовий архів для подальшої обробки. Якщо треба «показати» — робіть звіт, якщо треба «порахувати далі» — експорт.

Чи можна дати посилання на звіт бухгалтеру, який не має доступу до застосунку? Так, у цьому й сенс публічного посилання: бухгалтер відкриє звіт у браузері без жодного входу.

Скільки живе посилання на звіт? Терміну дії в посилання немає — воно працює, поки звіт існує в застосунку.

Я побудував звіт, а в ньому порожньо. Найчастіша причина — фільтри: не та компанія, надто вузький період або обрані статуси, під які не підпадає жоден документ. Спробуйте зняти частину фільтрів і побудувати ще раз.

Хто з команди бачить мої звіти? Список звітів спільний для робочого простору — його бачать усі, хто має доступ до розділу «Аналітика». Про ролі й доступи — у статті Користувачі й ролі робочого простору.