Підпис «від руки» і «на папері»

Не кожен документ треба підписувати електронним ключем. У OneB Invoice є два «прості» способи підпису: «від руки» — намальований пальцем чи мишею просто на екрані, і «на папері» — коли сторони підписали роздруківку, а в застосунку ви лише фіксуєте цей факт. Обидва працюють без сертифікатів і доступні одразу, без окремих налаштувань. Загальний огляд усіх способів — у статті Підписання документів: усі способи в одному місці.

Де це в застосунку: Документи → відкрити договір, додаток або заяву → Редагувати → блок «Увімкнути підписи» → «Оберіть метод». Саме підписання відбувається на картці документа — кнопкою «Підписати та надіслати» або «Оформити підпис».

Спершу — увімкнути підписи й обрати метод

Підпис не вмикається сам: у формі створення чи редагування документа є перемикач «Увімкнути підписи». Щойно ви його вмикаєте, з'являється вибір із трьох методів:

«Підписати власноруч» — намалювати підпис та ввести ПІБ;
«Електронний цифровий підпис» — кваліфікований електронний підпис (КЕП) через Дія.Підпис або monoКЕП;
«Підписати на папері» — підписати фізично та вказати прізвище й ініціали.

Метод обирається на кожен документ окремо, а не один раз на всю компанію. Якщо ви його не обрали, застосунок сам підставить електронний підпис.

Підпис «від руки»: як це виглядає

На картці документа натисніть «Підписати та надіслати».
Застосунок перевірить документ: якщо в ньому залишились незаповнені обов'язкові поля, він запропонує спершу їх заповнити.
Відкриється вікно підпису з полем ПІБ і трьома вкладками:
- «Малювати» — полотно, на якому ви малюєте підпис мишею, стилусом або пальцем на телефоні; є кнопка очищення, щоб перемалювати;
- «Написати» — ви просто вводите ПІБ, і застосунок сам малює його рукописним шрифтом;
- «Завантажити» — вибираєте готове зображення підпису з файлу, і воно вписується в полотно.
Натисніть «Підписати». Підпис одразу лягає на документ, а у блоці «Сторони та підписи» біля вас з'являється зелена позначка.

Так само підписує і ваш контрагент — але зі свого боку, за посиланням на документ. Що він при цьому бачить, описано у статті Що бачить контрагент, коли підписує за посиланням.

«Підписати на папері» — це два кроки, а не один

Це найчастіше джерело плутанини: після першого кліку документ не стає підписаним. Так задумано.

Крок 1. «Оформити підпис». Кнопка на картці документа відкриває вікно «Підписано на папері» з підказкою «Вкажіть прізвище та ініціали осіб, які підписали документ фізично». На кожну сторону — окрема картка з назвою компанії й полем «ПІБ представника» (формат «Прізвище І. П.»). Якщо ця сторона вже колись підписувала документи у вашому просторі, ПІБ підставиться автоматично. Кнопка «Готовий до підпису» стає активною, лише коли заповнені всі поля.

Після цього кроку:

документ переходить у статус «Очікує підпису», а не «Підписаний»;
у блоці сторін навпроти кожної сторони показується «Очікує підтвердження», а не зелена галочка;
у друкованій формі документа під кожною стороною з'являється лінія для живого підпису, а під нею — введене ПІБ. Саме цю версію ви роздруковуєте й підписуєте вживу.

Крок 2. «Підтвердити підпис». Коли роздруківку підписали всі сторони, поверніться на картку документа й натисніть «Підтвердити підпис». Застосунок перепитає: «Підтвердити, що документ підписано на папері всіма сторонами?». Після підтвердження документ нарешті стає «Підписаний».

Тобто «один клік не спрацював» — це не помилка: перший клік лише готує документ до друку, а статус змінює другий.

Де зберігається підпис для повторного використання

Малюнок вашого підпису можна зберегти один раз у картці компанії: Налаштування → Мої компанії → відкрити компанію → Редагувати → поле «Підпис компанії». Там той самий набір дій — намалювати, написати ПІБ рукописним шрифтом або завантажити зображення, а також переглянути й видалити збережений підпис. Цей підпис належить компанії-профілю, тож якщо у вас кілька ФОП чи компаній, для кожної він свій — див. Кілька ФОП чи компаній в одному акаунті.

Підпис, який ви малюєте у вікні підписання конкретного документа, зберігається разом із цим документом, а не в налаштуваннях — наступного разу його доведеться намалювати заново або взяти з картки компанії.

Обмеження й нюанси

Перемикач «Увімкнути підписи» є у договорів, додатків до договору та заяв. У звичайного рахунка чи кошторису окремого блоку сторін немає — підписання розраховане саме на договірні документи.

Документ вважається «Підписаним» лише тоді, коли підписали ВСІ сторони, позначені як підписанти. Доки хоч одна не підписала, статус залишається «Очікує підпису». Це стосується і паперового методу: підтвердження на другому кроці означає «підписали всі».

Будь-яке редагування документа анулює вже поставлені підписи. Перед переходом у редагування застосунок показує попередження: підписи буде анульовано, статус зміниться на «Чернетка», а активні посилання тимчасово стануть недоступними. Докладніше про статуси — у статті Статуси документів.

Видалення окремого підпису повертає документ у «Очікує підпису». Видалити можна підпис видавця або клієнта — через блок «Сторони та підписи»; для додаткових сторін документа такої дії немає.

Кнопки підпису й підтвердження бачить лише користувач із правом редагувати договори (або заяви). Якщо кнопок немає — перевірте свою роль: Користувачі й ролі робочого простору.

Окремої дії «завантажити сканований підписаний PDF» у застосунку немає. Для паперового документообігу передбачений саме метод «Підписати на папері»: він фіксує ПІБ підписантів і статус, а скан ви за потреби зберігаєте у себе.

Що відбувається автоматично

У момент першого підпису застосунок «заморожує» вигляд документа: далі він показується таким, яким його підписали, і вже не змінюється, навіть якщо ви зміните шаблон або дані компанії. Для паперового методу заморожування відбувається на кроці підтвердження — тобто зафіксується саме та версія, яку ви роздрукували.

Коли з'являється новий підпис і коли документ змінює статус, застосунок надсилає сповіщення. Готовий документ з усіма підписами можна забрати кнопкою «Завантажити з підписами» у блоці сторін.

Часті питання

Натиснув «Оформити підпис», а статус став «Очікує підпису», а не «Підписаний». Це помилка? Ні. Паперовий метод має два кроки: спершу ви фіксуєте ПІБ і друкуєте документ, потім — після живих підписів — тиснете «Підтвердити підпис».

Чи має підпис «від руки» юридичну силу КЕП? Ні. Намальований підпис — це швидке погодження й фіксація факту. Юридично значущий електронний підпис — це Дія.Підпис або monoКЕП.

Помилився в ПІБ на паперовому підписі. Що робити? Видаліть підпис відповідної сторони у блоці «Сторони та підписи» — документ повернеться в «Очікує підпису» — і оформіть підпис заново.

Чи можна змінити метод підпису вже після відправлення документа? Так, через редагування документа. Але пам'ятайте: редагування анулює наявні підписи й скидає статус у «Чернетка».

Я підписав, а документ усе одно не «Підписаний». Значить, підписали ще не всі сторони. Подивіться блок «Сторони та підписи»: у того, хто ще не підписав, стоїть «Очікування підпису». Чому статус міг змінитися сам — Чому статус документа змінився сам.

Де подивитись, хто і коли підписав? У блоці «Сторони та підписи» на картці документа: біля кожного підпису показані ПІБ підписанта й час. Детальніше про вкладки картки — Картка договору.