Що бачить контрагент, коли підписує за посиланням

Ця стаття написана з точки зору контрагента — людини, якій надіслали документ на підпис. Вона знадобиться і вам як власнику: щоб розуміти, що саме бачить клієнт, і швидко пояснити йому, куди тиснути, коли щось пішло не так. Контрагенту не потрібен акаунт у OneB Invoice — усе відбувається на сторінці за посиланням.

Де це в застосунку: контрагент нічого не встановлює й нікуди не входить — він відкриває посилання з листа у звичайному браузері. Ви як власник керуєте цим із картки документа: блок «Сторони та підписи» і кнопка «Поширити».

Лист, який отримує контрагент

На пошту приходить лист із темою «Новий документ: <назва документа>». У ньому:

хто надіслав — назва вашої компанії;
назва документа, його номер і дата;
для рахунків і кошторисів — сума й дата «Оплатити до» / «Дійсний до»; для договорів, додатків і заяв суми в листі немає;
велика кнопка «Відкрити документ».

Окремої сторони договору (не клієнта) стосується те саме, але посилання в неї власне, персональне — ви копіюєте його на картці документа поруч із цією стороною і надсилаєте самі, як вам зручно.

Якщо ви захистили посилання, контрагент після переходу побачить не документ, а форму доступу: або пароль, або крок «введіть e-mail → отримайте код». Тоді на пошту приходить другий лист — «Код доступу до документа»; код діє 10 хвилин, після чого треба запросити новий. Докладніше — Публічне посилання на документ: як працює і як захистити.

Що людина бачить, відкривши посилання

Відкривається публічна сторінка документа: ваш логотип і фірмові кольори, назва й номер документа, вбудований перегляд самого документа, кнопки «Друк» і «PDF». Унизу — блок «Підписи сторін»: список усіх сторін із позначками «підписано» або «Очікування підпису».

Для договорів, додатків і заяв шлях складається з двох кроків:

Заповнити дані. Якщо ви дозволили контрагенту заповнювати свої реквізити чи поля документа, спершу з'явиться кнопка «Заповнити поля». Поки обов'язкові поля не заповнені, кнопки «Підписати» просто немає — це не поломка, а порядок кроків. На телефоні замість редактора відкривається покроковий майстер із прогрес-баром і фінальною сторінкою перевірки.
Підписати. Після заповнення блок підписів стає активним і з'являється кнопка «Підписати». На телефоні вгорі ще й «липка» смуга зі статусом документа й кнопкою підпису.

Що буде далі — залежить від методу, який ви обрали для документа:

підпис «від руки» — відкриється вікно з полем ПІБ і полотном: намалювати підпис, написати ПІБ рукописним шрифтом або завантажити картинку підпису;
електронний підпис (КЕП) — спершу вікно вибору: Дія.Підпис або monoКЕП, потім QR-код і перехід у відповідний застосунок;
«на папері» — контрагент онлайн нічого не підписує: ви самі фіксуєте підписи на своєму боці.

Коли підпис пройшов, вікно показує зелений екран «Документ підписано» з назвою, номером і часом підпису. У блоці сторін навпроти цієї сторони з'являється зелена позначка з ПІБ підписанта й часом.

Окрема сторінка підписання за посиланням із QR-переходу

Коли контрагент підписує через Дію чи monobank, застосунок відкриває службову сторінку сесії підпису. На ній видно: який документ (або список документів, якщо їх кілька), хто підписує, зворотний відлік «залишилося часу» і живий статус. Сторінка сама оновлюється кожні кілька секунд, а після успішного підпису або завершення часу закривається за 25 секунд.

Якщо посилання вже неробоче, замість документа буде картка «Недійсне посилання» з перемикачем мови — і, якщо ви їх вказали, з вашими контактами.

Типові збої і що з ними робити

«Посилання протухло» / «Ваш сеанс закінчився». Сесія електронного підпису коротка: вона живе лічені хвилини — у вікні йде зворотний відлік, і приблизно за десять хвилин після старту сторінка сесії перестає відкриватися. Це нормально: контрагент просто повертається на посилання з листа й тисне «Підписати» ще раз — створиться нова сесія. Виняток — monoКЕП: там QR-код дійсний до дати й часу, які показані під ним (зазвичай кілька діб), і застосунок сам чекає підпис.

«Код не підходить». Код доступу з листа діє 10 хвилин і лише для тієї адреси, на яку його запитали. Найчастіші причини: минув час, код узятий зі старішого листа, або людина ввела його на іншій вкладці. Рішення — запросити код заново (повторне надсилання доступне через 60 секунд) і ввести свіжий. Якщо контрагент узагалі не отримує листа, перевірте адресу в його картці — Картка клієнта.

«Я підписав, а статус не змінився». Документ стає «Підписаним» лише тоді, коли підписали всі сторони. Якщо підписав тільки контрагент, а ви ще ні (або є третя сторона) — документ залишається в «Очікує підпису», хоча підпис контрагента вже стоїть. Подивіться блок «Сторони та підписи»: там видно, кого ще бракує. Див. Статуси документів і Чому статус документа змінився сам.

«Кнопки "Підписати" немає». Найчастіше — не заповнені обов'язкові поля документа. Спершу «Заповнити поля», кнопка підпису з'явиться після цього. Друга причина — ця людина взагалі не позначена як підписант: у сторін договору є окрема позначка «Підписує». Див. Сторони договору й заповнення даних контрагентом.

«Замість документа — банер, що документ редагується». Ви саме змінюєте документ у себе. Поки правки не збережені, публічна сторінка показує заглушку з вашими контактами. Достатньо завершити редагування.

«Дія пише, що підпис лише для фізичних осіб». Так і є: у вікні Дії стоїть примітка «Лише для фізичних осіб». Якщо контрагент підписує як ФОП чи юридична особа від імені компанії — потрібен monoКЕП.

Що робити власнику, якщо контрагент не може підписати

Відкрийте картку документа й подивіться блок «Сторони та підписи» — можливо, підпис уже є, і питання лише в тому, що не підписали ви.
Надішліть посилання ще раз кнопкою «Поширити»: старе посилання залишається робочим, лист прийде повторно.
Якщо посилання захищене паролем або кодом — переконайтеся, що контрагент знає пароль, а адреса пошти правильна.
Якщо контрагент не має ні Дії, ні monobank — змініть метод підпису документа на «Підписати власноруч» або «Підписати на папері». Пам'ятайте: редагування документа анулює вже поставлені підписи й скидає статус у «Чернетка».
Якщо підпис поставили не тією стороною — видаліть цей підпис у блоці сторін, документ повернеться в «Очікує підпису».

Обмеження й нюанси

Контрагент не бачить ваших інших документів — публічне посилання відкриває рівно один документ (і, для договору, перелік його додатків). Кабінет клієнта — це окремий вхід, а не те саме, що посилання на документ.

Персональне посилання сторони договору дає лише перегляд і підпис: заповнювати поля документа з нього не можна, це доступно з основного посилання клієнта.

Кнопка «Завантажити з підписами» з'являється лише тоді, коли підписи вже є, і віддає архів із документом та накладеними підписами. З персонального посилання сторони її немає.

Мову публічної сторінки контрагент перемикає сам — унизу сторінки. Мова самого документа задається вами при його створенні: Вигляд документа: шаблони, мова, друкована форма.

Часті питання

Контрагенту потрібен акаунт у OneB Invoice, щоб підписати? Ні. Достатньо посилання з листа і браузера.

Скільки живе посилання з листа? Саме посилання на документ живе, поки ви його не закриєте. Обмежені у часі інші речі: код доступу — 10 хвилин, сесія електронного підпису — кілька хвилин.

Чи можна підписати з телефона? Так. Для КЕП це навіть зручніше: QR-код можна не сканувати, а натиснути на кнопку переходу в застосунок.

Контрагент підписав двічі — буде два підписи? Ні. Повторний підпис тією самою стороною не створює другого запису.

Чи бачить контрагент, хто ще не підписав? Так, блок «Підписи сторін» показує статус кожної сторони.