Карточка клієнта в OneB Invoice

Картка клієнта — це сторінка одного контрагента, де зібрані його реквізити й контакти, індивідуальні налаштування (прайс-лист, свої поля, захист посилань) і всі документи, які ви для нього виставили. Вона відкривається кліком по назві клієнта у списку клієнтів. Стаття написана з погляду вас як власника робочого простору.

Де це в застосунку: Управління → Клієнти → клік по назві клієнта

1.00

Що є на картці

Шапка — аватар, назва клієнта, кнопки «Редагувати» і «Видалити».
Контакти й реквізити — e-mail, телефон, податковий номер / ЄДРПОУ, адреса, IBAN і текстовий блок «Реквізити». Саме цей текст підставляється в документи у графу «Кому», тому його варто тримати в тому вигляді, в якому ви хочете бачити його на друкованій формі.
Бейдж «Telegram підключено» — зʼявляється, якщо e-mail клієнта підписаний на Telegram-бот вашого робочого простору. Тоді лист про документ або нагадування продублюється клієнту ще й у боті.
Прайс-лист клієнта — назва прайс-листа, за яким для нього рахуються ціни.
Додаткові (свої) поля — значення полів, які ви самі описали.
Захист доступу — режим захисту публічних посилань цього клієнта.
Аналітика клієнта — шість плиток по його рахунках у валюті: кількість, «Очікує», «Не надіслано», «Оплачено», «Анульовано», «Прострочено».
Документи клієнта — список усіх його документів із фільтрами.

Документи клієнта

Нижня частина картки — це той самий список документів, що й у розділі «Документи», але вже звужений до одного клієнта. Над ним — рядок фільтрів: пошук, період, статус, валюта, компанія-профіль (від кого виставлено), група і проєкт. Вибір клієнта у фільтрах прихований — він уже заданий карткою.

Під фільтрами йде смуга-прогрес за статусами: видно, яка частина сум оплачена, яка очікує, а яка прострочена. Клік по документу відкриває його картку.

Що означає кожен статус — у статті Статуси документів. Як користуватись фільтрами й групуванням у списках — Пошук, фільтри й групування у списках. Що можна зробити з відкритим рахунком — Картка рахунку: що можна зробити після створення.

Прайс-лист клієнта: індивідуальні ціни

У картці клієнта можна вказати прайс-лист за замовчуванням. Далі, коли ви створюєте для нього документ, ціни підставляються не базові, а з цього прайс-листа — це зручно для оптовиків, постійних замовників чи клієнтів із домовленою знижкою.

Якщо прайс-лист заданий у кількох місцях одразу, застосовується найближчий до документа: спочатку прайс-лист, обраний у самому документі, потім прайс-лист договору, потім прайс-лист проєкту, потім прайс-лист із картки клієнта, і лише в кінці — прайс-лист робочого простору за замовчуванням.

Докладніше — Прайс-листи.

Свої (кастомні) поля клієнта

Якщо стандартних полів мало (наприклад, потрібні «Менеджер», «Договір №», «Джерело клієнта»), ви можете описати власні поля і заповнювати їх прямо в картці: блок додаткових полів має кнопку «Додати», а клік по наявному значенню відкриває його редагування. Значення кастомних полів також видно в списку клієнтів і їх можна заповнити під час імпорту з файлу.

Це бета-функція: вона вмикається в Налаштування → Ранні функції. Докладніше — Свої поля (бета) та Експериментальні функції.

Захист усіх публічних посилань клієнта одразу

Документи ви надсилаєте клієнту публічним посиланням. У картці клієнта є блок захисту доступу, який діє одразу на всі посилання цього клієнта, а не на один документ:

без захисту — посилання відкриває будь-хто, хто його має;
пароль — перед документом просять пароль (від 4 до 32 символів), який ви повідомляєте клієнту окремо;
код на e-mail — документ відкриється лише тому, хто підтвердить одну з дозволених адрес (до 6 адрес) одноразовим кодом.

Це найпростіший спосіб закрити доступ до всієї історії конкретного контрагента одним рухом. Механізм, приклади й нюанси — Публічне посилання на документ: як працює і як захистити. Що бачить клієнт, коли переходить за посиланням — Публічна сторінка документа очима клієнта.

Клієнт чи лід і доступ до кабінету

Записи в довіднику бувають двох типів. Клієнт — звичайний контрагент, якого завели ви (вручну, імпортом або з форми документа). Лід — запис, який створюється сам, коли людина лишає заявку на вашому порталі-вітрині і її ще немає у ваших клієнтах. Тип впливає лише на те, як ви читаєте свою воронку; на права й на роботу з документами він не впливає, і лід можна далі вести як звичайного клієнта.

Доступ до кабінету клієнта дається за e-mail: клієнт входить у кабінет своєю поштою і бачить документи всіх компаній, у чиїх картках записана саме ця адреса. Тому пошта в картці має бути точною — з неї й починається доступ. Сам кабінет вмикається окремо в Налаштування → Кабінет клієнта і за замовчуванням вимкнений.

Обмеження й нюанси

Ліміт клієнтів у тарифі рахується «назавжди», а не за місяць: це максимальна кількість карток у робочому просторі, а не кількість нових за період. Коли ви видаляєте клієнта, одиниця ліміту повертається. Докладніше — Тарифний план і ліміти.

Кнопки «Редагувати» і «Видалити», керування додатковими полями та налаштування захисту доступу показуються лише користувачам із правом на роботу з клієнтами. Якщо кнопок немає — справа в ролі, а не в тарифі: Користувачі й ролі робочого простору.

Деякі картки клієнтів створюються автоматично як звʼязок із компанією, що вже працює в OneB. Такі картки доступні лише для перегляду — їхні дані підтягуються з компанії-джерела, і кнопки редагування в них немає.

Аналітика й підсумки на картці рахуються з документів. Якщо у клієнта ще немає жодного документа, плитки будуть порожні — це нормально і не потребує налаштувань.

Видалений клієнт не зникає безслідно: його можна повернути з розділу видалених обʼєктів — Кошик: як повернути видалене.

Часті питання

Чому в клієнта не сходиться сума оплачених рахунків? Плитки рахуються за документами клієнта у вибраній валюті. Якщо документи виставлені в різних валютах, дивіться кожну валюту окремо — суми не додаються між валютами.

Я змінив реквізити клієнта. Чи зміняться вже виставлені документи? Ні. Документ зберігає реквізити на момент створення. Щоб оновити їх у конкретному документі, відредагуйте його.

Клієнт каже, що не може відкрити посилання на рахунок. Перевірте блок захисту доступу в його картці: можливо, увімкнено пароль або код на e-mail, і клієнт не знає пароля або пише з іншої адреси.

Як обʼєднати двох однакових клієнтів? У списку клієнтів є дія «Обʼєднати» з пошуком дублікатів і схожих записів — див. Клієнти: додавання, імпорт, обʼєднання дублікатів.

Звідки взявся клієнт, якого я не створював? Найімовірніше, це лід із вашого порталу-вітрини: заявку лишили — картка створилася автоматично. Див. Портали: вітрина товарів і заявки.