Кошик: як повернути видалене

Кошик у OneB Invoice — це список видалених довідникових записів: клієнтів, товарів і послуг, категорій товарів та ваших компаній-профілів. Звідти їх можна повернути одним натисканням.

Найважливіше, що варто знати одразу: документи в кошик не потрапляють. Рахунок, кошторис, договір, акт, видаткова, закупівля чи заява видаляються назавжди — разом із підписами, історією статусів і всіма збереженими версіями. Відновити видалений документ неможливо: ні кнопкою в застосунку, ні через підтримку. Тому перед видаленням документа переконайтеся, що він справді більше не потрібен.

Стаття написана з погляду вас — власника або співробітника робочого простору.

Де це в застосунку: Налаштування → Видалені об'єкти (розділ також називають «Кошик»)

Що потрапляє в кошик, а що зникає назавжди

У кошик потрапляють чотири види записів — саме вони й показані окремими вкладками:

Клієнти — картки контрагентів;
Мої компанії — ваші компанії-профілі, від імені яких виставляються документи;
Товари — позиції довідника товарів і послуг;
Категорії — категорії товарів.

Усе інше видаляється безповоротно. Це стосується документів усіх типів, проєктів, платежів, способів оплати (реквізитів), правил відмінювання, наборів даних та інших налаштувань. Для них у застосунку немає ні кошика, ні кнопки «Відновити».

Перед видаленням застосунок перепитує підтвердження — це єдиний запобіжник. Якщо ви натиснули «Так» для документа, шляху назад уже немає.

Як відновити запис

Відкрийте Налаштування → Видалені об'єкти.
Виберіть потрібну вкладку: «Клієнти», «Мої компанії», «Товари» або «Категорії».
Знайдіть запис — під назвою видно дату видалення, а зверху є пошук по назві.
Натисніть «Відновити» в рядку.

Запис одразу повертається на своє звичайне місце: клієнт — у список клієнтів, товар — у довідник товарів і послуг, компанія — у «Мої компанії», категорія — у дерево категорій. Він повертається з усіма своїми даними — назвою, реквізитами, контактами, ціною, фотографією: у кошику нічого не «затирається».

Кожна вкладка завантажується окремо, коли ви на неї переходите, тож перший показ списку може зайняти секунду.

Скільки записи лежать у кошику

Терміну зберігання немає, і кошик не чиститься автоматично. Записи лежать у ньому доти, доки ви їх не відновите. Фонового процесу, який через тиждень чи місяць «дочищає» видалене, у застосунку не існує.

З цього випливає і зворотне: кнопки «Видалити назавжди» в кошику немає. Прибрати запис із кошика остаточно не можна — єдина доступна дія тут «Відновити». Поки ви її не натиснули, запис просто лишається у «Видалених об'єктах» безстроково.

Що буде з документами видаленого клієнта чи товару

Документи не видаляються разом із клієнтом, товаром чи компанією — вони залишаються на місці й повністю читаються.

Так відбувається тому, що кожен документ зберігає власну копію даних на момент виставлення: назву й реквізити клієнта, найменування, ціни та кількості позицій. Ці дані вже «вшиті» в документ і не залежать від того, чи існує зараз відповідна картка в довіднику.

Тому й відновлення клієнта не «повертає» його документи — вони нікуди не зникали. Що справді змінюється: клієнт знову з'являється у списках і фільтрах, його можна знову обрати в новому документі, а картка клієнта з історією документів знову відкривається.

Кошик і ліміти тарифу

Кількість клієнтів, товарів і ваших компаній обмежена тарифом. Тут важливі два моменти:

Місце звільняється одразу при видаленні, а не при остаточному видаленні з кошика. Тобто щойно ви видалили клієнта, він перестає рахуватися у ліміті — навіть якщо продовжує лежати в кошику. Це зручно: кошик не «з'їдає» вашу квоту.

Відновлення знову займає місце — і може не пройти. Коли ви натискаєте «Відновити», застосунок перевіряє ліміт тарифу так само, як при створенні нового запису. Якщо ліміт уже вичерпаний, ви побачите повідомлення про обмеження тарифу, і запис залишиться в кошику. Щоб його повернути, спершу звільніть місце (видаліть непотрібні записи) або перейдіть на більший тариф. Докладніше — Тарифний план і ліміти.

Категорії товарів у ліміти не входять — їх можна відновлювати без огляду на тариф.

Обмеження й нюанси

Документи в кошик не потрапляють — видалення рахунку, кошторису, договору, акта, накладної чи заяви є остаточним і незворотним. Разом із документом зникають його підписи, історія статусів і всі збережені версії. Видалити документ можна в будь-якому статусі, зокрема вже підписаний.

Кнопка «Відновити» видима не всім. Для клієнтів потрібне право керувати клієнтами, для товарів — право керувати товарами, для компаній-профілів і категорій — право змінювати налаштування. Якщо кнопки немає, значить ваша роль її не дозволяє — зверніться до власника простору. Докладніше — Користувачі й ролі робочого простору.

Відновлення компанії-профілю не повертає її способи оплати. Коли ви видаляєте компанію, її реквізити (банківські рахунки, картки, підключені платіжні системи) видаляються остаточно. Після відновлення компанії реквізити треба додати заново.

Видалення клієнта також знімає налаштування захисту публічних посилань, виданих цьому клієнту, і вони не повертаються при відновленні. Докладніше про самі посилання — Публічне посилання на документ: як працює і як захистити.

Категорію не можна видалити, поки в ній є підкатегорії — спершу приберіть або перенесіть їх. І навпаки: щоб відновити підкатегорію, спершу відновіть її батьківську категорію, інакше застосунок покаже підказку.

Кошик спільний для всього робочого простору: ви бачите в ньому й те, що видалили колеги. Записи іншого робочого простору тут ніколи не з'являються.

Часті питання

Випадково видалив рахунок. Як його повернути? Ніяк. Документи видаляються остаточно, кошика для них немає. Доведеться створити документ заново; номер можна вписати вручну, щоб зберегти нумерацію.

Де в кошику кнопка «Видалити назавжди»? Її немає. Ви можете лише відновити запис або залишити його в кошику.

Скільки часу запис зберігається в кошику? Необмежено. Автоматичного очищення немає — запис чекатиме там, поки ви його не відновите.

Видалив клієнта — чи зникли його рахунки? Ні. Документи залишаються і повністю читаються: назва й реквізити клієнта збережені всередині самого документа.

Натиснув «Відновити», а з'явилося повідомлення про тариф. Ліміт вашого плану вичерпано. Звільніть місце або перейдіть на більший тариф — після цього відновлення спрацює.

Чи звільняє видалення місце в ліміті? Так, одразу. Запис у кошику вже не рахується у вашій квоті.

Видалив свою компанію і відновив — куди поділися реквізити? Реквізити компанії видаляються остаточно і не відновлюються. Додайте їх заново в картці компанії.