Публічна сторінка документа очима клієнта

Коли ви поширюєте документ, ваш клієнт відкриває публічну сторінку документа — сторінку в браузері, де є сам документ, сума, реквізити й кнопки дій. Клієнту не потрібен акаунт і не треба нікуди входити: достатньо посилання. Ця стаття написана з боку клієнта — щоб ви знали, що саме бачить ваш замовник.

Де це в застосунку: щоб побачити сторінку очима клієнта, відкрийте картку документа → «Поширити» → відкрийте посилання в анонімному вікні браузера. Як влаштоване саме посилання — термін дії, пароль, код на пошту — описано в статті Публічне посилання на документ.

Що клієнт бачить одразу

Угорі — логотип і назва вашої компанії, назва й номер документа, кнопки «Друк» і «PDF». Якщо у вас увімкнено кабінет клієнта, там же є посилання «Кабінет клієнта»; якщо вимкнено — його немає.

Основне місце займає сам документ у вбудованому переглядачі; на телефоні спершу показується картинка-прев'ю з кнопкою «PDF документ», яка розгортає його на весь екран. Збоку (на телефоні — нижче) стоїть колонка з головним:

• «Сума до сплати» великим шрифтом; якщо в документі є друга валюта — ще й сума в ній та курс;

• картка пов'язаного документа — наприклад, договору, у рамках якого виставлено рахунок;

• плашка стану рахунка: «Оплатити до …», «Прострочено», «Оплачено» або «Анульовано»;

• далі — блок оплати, панель квитанції, кнопки заповнення й підписи сторін, залежно від типу документа.

Та сама сторінка відкривається, коли клієнт сканує QR-код із друкованого документа. Унизу — перемикач мови (українська, англійська, польська), посилання на умови користування й напис «Powered by OneB Invoice». Перемикач змінює мову сторінки, а не мову документа: документ лишається тією мовою, якою ви його зробили.

Оплата: які кнопки з'являються

Блок оплати показується лише в рахунку і лише поки він очікує оплати. Вигляд блоку залежить від способу оплати, який ви вибрали в документі:

• plata by mono — основна онлайн-кнопка. Клієнт бачить «Оплатити онлайн» з іконками платіжних систем і переходить на сторінку оплати карткою (Visa/MasterCard, Apple Pay, Google Pay).

• IBAN — список реквізитів, де кожен рядок копіюється одним кліком, плюс QR-код оплати і кнопка переходу до оплати з вибором банку зі списку.

• SWIFT або SEPA / QR — реквізити для оплати з-за кордону: SWIFT для міжнародного переказу у валюті, SEPA — переказ у євро, теж із QR-кодом.

• Довільний текст — просто ваш текст із реквізитами.

Кнопок Stripe і PayPal клієнт не побачить: ці способи доступні не в усіх регіонах і в українській версії застосунку у списку способів оплати не з'являються (Онлайн-оплати).

Два нюанси. Якщо у текстових реквізитах трапляється номер картки, клієнт бачить попередження «Перевірте уважно реквізити» з посиланням на підтримку — це захист від підміни реквізитів шахраями. І головне: коли термін оплати минув, блок оплати зникає — лишається плашка «Прострочено» й текст «Термін оплати рахунка минув. Зверніться до Відправника рахунка». Блоку оплати немає також в анульованому й уже оплаченому рахунку.

Про самі способи — Онлайн оплата рахунків.

Підтвердження оплати квитанцією

Коли клієнт платить за реквізитами, під блоком оплати з'являється зелена панель із проханням надіслати квитанцію і кнопкою «Підтвердити оплату». У вікні можна перетягнути файл квитанції та/або написати коментар — щось одне обов'язково. Після надсилання панель замінюється написом «Квитанція відправлена».

Панель є тільки в рахунку, який очікує оплати, і тільки коли спосіб оплати — реквізити (IBAN, SWIFT, SEPA або текст): для онлайн-оплат вона не потрібна. Клієнт бачить лише форму — ні списку своїх попередніх повідомлень, ні ваших приміток по документу. Квитанція й коментар приходять вам у картку документа. Докладніше — Підтвердження оплати клієнтом.

Клієнт заповнює свої дані

Якщо ви створили документ без клієнта й дозволили заповнення даних за посиланням, клієнт побачить форму з двох кроків:

1. Реквізити — назва компанії, e-mail, телефон, податковий номер, адреса.
2. Перевірка — прев'ю введеного, галочка згоди на обробку персональних даних і кнопка «Надіслати».

Після надсилання з'являється зелена плашка «Дані надіслано», а документ і його PDF оновлюються. Якщо дані вже заповнені, клієнт бачить їх окремим блоком лише для читання. Форма показується, тільки поки в документі немає клієнта (Клієнт заповнює дані в кошторисі).

Чого на сторінці немає: клієнт не може вибирати чи знімати позиції в кошторисі, змінювати кількість, ціну чи суму. Він заповнює лише свої реквізити й ті поля документа, які ви позначили як такі, що заповнює контрагент.

Заповнення полів і підпис

Якщо в документі є поля для заповнення, з'являється кнопка «Заповнити дані» — вона відкриває редактор на весь екран. На телефоні для договорів, додатків і заяв замість редактора відкривається покроковий майстер із прогрес-баром.

У договорах, додатках і заявах порядок жорсткий: спершу поля, потім підпис. Обов'язкові поля позначені словом «Обов'язкове», і поки вони не заповнені, кнопки підпису просто немає. Коли все заповнено, з'являється напис «Всі поля заповнені» й розблоковується блок «Підписи сторін» — картки вашої компанії, клієнта й додаткових сторін із позначкою, хто вже підписав, і кнопкою «Підписати». На телефоні вгорі ще й тримається липка смуга з цією кнопкою.

Після заповнення клієнт може повернутись до полів кнопкою «Змінити дані» — але якщо підпис уже стоїть, застосунок попередить: «Після зміни даних підпис буде видалено».

Коли документ підписано електронним підписом, поруч з'являється кнопка «Завантажити з підписами» — архів із документом і файлами підписів. Що саме бачить контрагент у процесі підписання, описано окремо: Що бачить контрагент, коли підписує за посиланням; огляд способів — Підписання документів.

Сторона договору, яка відкриває власне персональне посилання, бачить спрощену сторінку: документ, завантаження, друк і власну кнопку підпису — без заповнення полів.

Логотип і кольори вашої компанії

Публічну сторінку можна оформити під свій бренд: логотип, фірмовий колір кнопок і колір фону беруться з налаштувань профілю компанії, і клієнт бачить ваш логотип у шапці замість іконки застосунку. Це тарифна можливість: якщо ваш тариф її не включає, сторінка показується у стандартному вигляді (Тарифний план і ліміти).

Важливий запобіжник: оформлення ніколи не ламає сторінку. Якщо перевірити тариф у цю мить не вдається, застосунок просто показує документ без брендування — клієнт усе одно все бачить і може оплатити чи підписати. «Немає логотипа» — це косметика, а не збій.

Коли клієнт бачить не документ

Є два стани, у яких документа на сторінці немає.

«Документ оновлюється» — з підписом «Відправник зараз вносить зміни. Поверніться до посилання трохи пізніше» і вашими контактами (ім'я, e-mail, телефон). Означає, що документ повернувся в чернетку — найчастіше тому, що ви його редагуєте. Лікування одне: завершіть правки і натисніть «Поширити» ще раз, посилання оживе саме.

«Посилання недійсне» — з підписом «Перевірте правильність посилання або зверніться до відправника». Так виглядає обірване чи скинуте посилання.

Ви бачите, що клієнт відкрив документ

Коли клієнт уперше відкриває сторінку, в історії статусів документа з'являється запис «Прочитано». Це не окремий статус, а позначка перегляду: статус лишається тим самим («Очікує оплати» чи «Очікує підпису»), просто ви бачите, що документ уже дивилися.

Позначка ставиться один раз, при першому відкритті. Лічильника переглядів, дати кожного заходу й даних про те, хто саме відкрив, немає. Якщо ви відкриєте посилання самі, будучи в застосунку під своїм акаунтом, позначка не поставиться; якщо це зробить колега — поставиться.

Обмеження й нюанси

Публічна сторінка не потребує від клієнта акаунта. За посиланням доступний лише цей документ — інші ваші документи, клієнти, суми й налаштування за ним не відкриваються.

Блок оплати й панель квитанції є лише в рахунку зі статусом «Очікує оплати» і зникають після дати оплати, а також в анульованому та оплаченому рахунку. У кошторисі, акті, договорі чи заяві їх немає взагалі.

Форма «клієнт заповнює свої дані» працює, тільки поки в документі не вказано клієнта. Якщо клієнт уже є, форма не з'явиться — незалежно від налаштувань.

У договорах, додатках і заявах кнопка підпису не з'явиться, поки не заповнені всі обов'язкові поля. Це не помилка, а порядок: спершу дані, потім підпис.

Оформлення публічної сторінки (логотип, колір, фон) — можливість тарифу; без неї сторінка працює повністю, просто у стандартному вигляді.

Клієнт не бачить ваших приміток, історії статусів і нічого з вашого робочого простору. Позначка «Прочитано» скидається, якщо документ повертається в чернетку, і ставиться заново після нового поширення.

Що відбувається автоматично

• При першому відкритті сторінки клієнтом у документі з'являється позначка перегляду «Прочитано». Про самостійні зміни статусів — Чому статус документа змінився сам.

• Після надсилання даних клієнтом PDF документа перебудовується сам — нічого пересилати не треба.

• Успішна онлайн-оплата переводить рахунок в «Оплачено» без вашої участі.

• Надіслана квитанція потрапляє у картку документа; за певних налаштувань застосунок може сам перевірити її і закрити рахунок.

• Підпис усіх сторін переводить договір або заяву в статус «Підписано».

Часті питання

Клієнту треба реєструватися, щоб відкрити документ? Ні, сторінка відкривається за посиланням у будь-якому браузері. Реєстрація потрібна лише для кабінету клієнта — це окрема річ.

Клієнт пише, що бачить «Документ оновлюється». Що робити? Документ зараз у чернетці. Завершіть редагування і натисніть «Поширити» ще раз — старе посилання запрацює само, якщо при збереженні ви обрали залишити посилання активними.

Клієнт не бачить кнопки оплати. Чому? Найчастіше — минув термін оплати: після цієї дати блок оплати ховається, лишається плашка «Прострочено». Інші причини: це не рахунок, рахунок анульовано чи вже оплачено, або в документі не вибрано спосіб оплати.

Клієнт питає про оплату через Stripe або PayPal — чому такої кнопки немає? Ці способи доступні не в усіх регіонах: в українській версії застосунку їх немає у списку способів оплати, тож і кнопки на публічній сторінці не буде. Для картки використовуйте plata by mono, для переказу — IBAN із QR, для оплати з-за кордону — SWIFT або SEPA (Онлайн-оплати).

Чому клієнт не може підписати договір? Скоріше за все, він не заповнив усі обов'язкові поля — доти кнопки підпису на сторінці немає. Попросіть його натиснути «Заповнити дані» й пройти форму до кінця.

Клієнт бачить сторінку без нашого логотипа. Це поломка? Ні. Або оформлення публічної сторінки не входить у ваш тариф, або логотип і кольори ще не задані в профілі компанії. На роботу сторінки це не впливає.

Чи може клієнт залишити коментар або прикріпити файл? Так, але в одному місці — у вікні «Підтвердити оплату»: там можна долучити файл квитанції й написати коментар. Окремого чату на сторінці немає.

Дивіться також

• Публічне посилання на документ: як працює і як захистити — термін дії, пароль і код на email

• Надсилання документа клієнту: email, посилання, QR — як доставити посилання

• Онлайн оплата рахунків — які кнопки оплати з'являються клієнту

• Підтвердження оплати клієнтом — квитанції й коментарі

• Підписання документів: усі способи — і Що бачить контрагент, коли підписує за посиланням

• Статуси документів — чому редагування ставить посилання на паузу