Клієнт подає заявку з кабінету

Кабінет уміє не лише показувати документи — клієнт може сам створити з нього заяву за вашим шаблоном: обрати потрібний шаблон, вказати проєкт, заповнити поля й підписати. Ви при цьому нічого не робите вручну: документ створюється у вашому робочому просторі одразу, від імені вашої компанії й із вашою нумерацією. Працює це лише з тими шаблонами заяв, які ви самі позначили як доступні в кабінеті.

Де це в застосунку: Налаштування → Мої шаблони → відкрити шаблон-заяву → меню «⋯» → «Налаштування кабінету» (у клієнта — пункт меню «Створити документ»)

Як це виглядає з боку клієнта

У бічному меню кабінету є пункт «Створити документ», який відкриває майстер «Подати заявку»:

Крок «Оберіть шаблон» — вітрина ваших шаблонів картками, з прев'ю й категорією. Показується завжди, навіть якщо шаблон один.
Крок «Оберіть проєкт» — список проєктів клієнта кнопками. Цей крок є лише тоді, коли в налаштуваннях шаблону вибрано режим «Клієнт обирає свій проєкт»; якщо проєкт у клієнта один, він підставляється сам, а в інших режимах кроку немає взагалі.
Крок вибору рядків (у поточній версії підписаний «Оберіть дитину») — клієнт обирає рядок або кілька рядків із ваших таблиць у сховищі даних: дитину, обʼєкт, послугу. Вибір зберігається одразу.
Кнопка «Перейти до заповнення» стає активною, коли для кожної таблиці щось вибрано, і веде клієнта на сторінку самої заяви — заповнити поля й підписати.

Якщо доступних шаблонів немає, клієнт бачить «Наразі немає доступних шаблонів заяв». Якщо шаблон вимагає проєкту, а в клієнта його ще немає — «Ваш профіль ще не має проєкту в цій компанії. Зверніться до компанії».

Як увімкнути шаблон для кабінету

Позначити можна лише шаблон заяви — у шаблонів інших типів пункту меню просто немає. Про створення шаблонів — Шаблони договорів і заяв.

Налаштування → Мої шаблони, відкрийте потрібний шаблон заяви.
Меню «⋯» → «Налаштування кабінету».
Увімкніть перемикач «Доступний у кабінеті» — далі відкриються решта налаштувань.
Натисніть «Зберегти».

Зберігаються тільки налаштування кабінету — тіло самого шаблону при цьому не змінюється.

Що можна налаштувати

Від якої компанії (профіль) — від імені якого вашого профілю виставлятиметься заява. Порожньо = автоматично: профіль проєкту клієнта, а якщо його немає — перший профіль.
Строк дії (днів) — скільки днів заява вважається дійсною (від 1 до 365; типово 30).
Назва заяви — чотири режими: назва шаблону (за замовчуванням), префікс + назва клієнта («Заява» → «Заява — Іван Петренко»), фіксована назва для всіх заяв, або шаблон із токенами {client} і {date}.
Проєкт заявки — три режими: клієнт обирає свій проєкт, створювати новий проєкт (тоді окремо задається, як формується його назва) або без проєкту.
Вибір рядків у таблицях — для кожної таблиці шаблону: дозволити клієнту вибрати один рядок чи кілька рядків.

Режим проєкту завжди береться з ваших налаштувань — клієнт не може його обійти чи підмінити.

Що відбувається, коли клієнт подав заявку

У вашому робочому просторі створюється звичайний документ-заява: з вашою нумерацією, від вибраного профілю, з датою «сьогодні» і строком дії за налаштуванням шаблону.
Заява одразу опублікована — публічне посилання активне, тож клієнт може продовжити заповнення й підпис без вашої участі.
У документі одразу проставлено, що підписує клієнт.
Якщо шаблон працює в режимі «створювати новий проєкт», разом із заявою створюється й проєкт із назвою за вашим правилом.
Заява зʼявляється в розділі Заяви (Заяви) і в кабінеті самого клієнта.

Обмеження й нюанси

Сповіщення про нову заявку не надсилається. Ні листа, ні повідомлення у стрічці ви не отримаєте — заявки треба періодично перевіряти в розділі «Заяви». Якщо потрібне автоматичне оповіщення, його можна побудувати на вебхуках: зміна статусу документа їх запускає.

Кнопка «Створити документ» у меню кабінету є завжди, навіть коли жодного шаблону для кабінету не дозволено — тоді клієнт побачить порожній екран «Наразі немає доступних шаблонів заяв». Це не помилка: просто ви ще не позначили жоден шаблон.

Клієнт може подавати заявки не частіше, ніж кілька разів на хвилину — це захист від випадкових повторних натискань. Якщо клієнт натиснув і побачив помилку, у списку може вже лежати створена заява: перевірте розділ «Заяви», перш ніж просити подати ще раз.

Заяву від клієнта видно як звичайний документ: її можна редагувати, копіювати, скасувати, видалити.

Налаштування кабінету шаблону доступні там само, де й самі шаблони, — тобто користувачу з правом на налаштування робочого простору. Див. Користувачі й ролі робочого простору.

Що відбувається автоматично

Номер заяви присвоюється за вашими правилами нумерації: Нумерація документів.
Поля заяви, які можна підставити з довідників (дані клієнта, дані профілю), заповнюються автоматично ще до того, як клієнт відкриє документ.
Строк дії рахується від дня подання: сьогодні + кількість днів із налаштувань.
Публічне посилання на заяву вмикається саме, без вашої участі.

Часті питання

Клієнт не бачить пункту, щоб подати заявку. Пункт «Створити документ» у меню є завжди. Якщо всередині порожньо — жоден шаблон заяви не позначений як доступний у кабінеті.

Чому в меню шаблону немає «Налаштування кабінету»? Бо це не шаблон заяви. Пункт зʼявляється лише у шаблонів типу «заява».

Клієнт подав заявку, а проєкту в ній немає. Перевірте режим проєкту в налаштуваннях шаблону: у режимі «без проєкту» заява навмисно не привʼязується до проєкту.

Чи може клієнт створити рахунок або договір із кабінету? Ні. З кабінету створюються лише заяви за вашими шаблонами.

Чи можна дозволити подавати заявку лише окремим клієнтам? Прямого перемикача немає. Але якщо шаблон вимагає вибору проєкту, заявку зможуть подати лише ті клієнти, у кого є проєкт.

Клієнт скаржиться, що не може натиснути «Перейти до заповнення». Кнопка активується, коли для кожної таблиці вибрано рядок. Якщо таблиць кілька — треба пройти всі.