Заяви: створення за шаблоном, заповнення даних і надсилання

Заява — це текстовий документ за вашим шаблоном: заява на повернення коштів, на підключення чи відмову від послуги, будь-яке формалізоване звернення між вами і клієнтом. На відміну від рахунку, заява не має таблиці товарів — це текст зі змінними полями, які заповнюються під конкретного клієнта.

Заяви живуть у меню Інші документи → Заяви.

Крок 1. Шаблон

Натисніть Створити документ. Спершу система запропонує обрати шаблон заяви — або створити новий, якщо шаблонів ще немає. Шаблон визначає текст документа, змінні поля і те, хто підписує заяву — ваша компанія чи клієнт. Як зібрати шаблон, описано у статті Шаблони договорів і заяв.

Крок 2. Дані

Далі заповнюються дані конкретної заяви:

• назва і номер (номер підставиться автоматично за правилами нумерації);
• дата початку і кінцева дата — строк дії заяви;
• Від кого — ваша компанія;
• Кому — клієнт (можна обрати наявного або створити нового на льоту);
• проєкт, якщо ведете облік за проєктами;
• перемикач «Увімкнути підписи» — після надсилання документ чекатиме, поки його підпишете ви і клієнт.

Після кнопки Створити заява зʼявляється у статусі «Чернетка».

Сторінка заяви

Текст заяви вже заповнений даними сторін: назви компаній, реквізити й дати підставилися зі змінних шаблону. На сторінці доступні:

• Надіслати — передати заяву клієнтові;
• Поширити / Завантажити / Друк — посилання, PDF або друк;
• Змінити текст — правки тексту саме цієї заяви (шаблон не змінюється);
• Заповнити дані — майстер заповнення полів;
• Редагувати — повернутися до кроку з датами і сторонами;
• вкладки Повʼязані документи та Історія — звʼязки з іншими документами і журнал подій.

Заповнення полів

Якщо у шаблоні є змінні поля (суми, дати, реквізити, відповіді), натисніть Заповнити дані. Відкриється режим заповнення: ліворуч — список полів документа з позначкою, які ще потрібно заповнити, внизу — прогрес («заповнено 2 з 5 полів») і кнопка Почати, що веде по полях по черзі.

Поля, позначені у шаблоні як «заповнюється отримувачем», заповнить клієнт, коли відкриє надіслану заяву.

Підписання

Якщо увімкнено підписи, після надсилання заява проходить звичний цикл підписання — всі способи описані у статті Підписання документів.

Часті питання

Чим заява відрізняється від додатка до договору? Додаток створюється всередині договору і успадковує його дані. Заява — самостійний документ, хоча її теж можна повʼязати з договором чи проєктом.

Чи може клієнт сам подати заяву? Так — опублікуйте шаблон заяви у кабінеті клієнта, і клієнти подаватимуть заявки самостійно. Це налаштовується на сторінці шаблону.

Чи можна виправити текст уже створеної заяви? Так, дія «Змінити текст» на сторінці заяви. Зміни стосуються лише цього документа — шаблон залишиться як був.