Доступ для служби підтримки: як дати боту тимчасовий доступ до свого простору

Коли ви пишете в чат підтримки OneB, бот-помічник може не лише розповісти, як щось працює, а й подивитися саме ваші дані та за вашим дозволом дещо виправити — так, ніби це робите ви. Для цього ви самі вмикаєте тимчасовий доступ у налаштуваннях: обираєте, що дозволено (лише перегляд або й зміни), і на який термін. Доступ вимикається сам, а відкликати його можна будь-якої миті. Стаття написана з погляду власника чи учасника робочого простору, який спілкується з підтримкою.

Де це в застосунку: Налаштування → Загальне → картка «Доступ для служби підтримки»

Навіщо це потрібно

Без доступу підтримка бачить лише те, що ви їй напишете. З доступом бот може відкрити ваш рахунок і сказати, чому в ньому немає кнопки оплати, перевірити, чи ще працює публічне посилання, показати, скільки лишилося за тарифом, завести за вас чернетку документа або підготувати договір за вашим шаблоном. Це швидше, ніж обмінюватися скріншотами, і безпечніше, ніж передавати комусь свій логін.

Як увімкнути доступ

Відкрийте Налаштування → Загальне і знайдіть картку «Доступ для служби підтримки».
Натисніть «Надати доступ».
У вікні, що відкриється, оберіть обсяг:
- Перегляд даних — увімкнено завжди. Підтримка бачить документи, контрагентів, товари, налаштування, тариф.
- Дозволити зміни — підтримка зможе створювати та виправляти чернетки документів, контрагентів, товари, налаштування, шаблони договорів і вигляд документів.
- Дозволити видалення — зарезервовано на майбутнє; наразі підтримка нічого не видаляє, навіть якщо позначку поставлено.
Оберіть термін дії: 1 година, 24 години, 72 години або 7 днів.
Перевірте підсумок («Підтримка зможе: переглядати… протягом…») і підтвердіть.

У картці зʼявиться стан: «Активно до …», перелік дозволених дій і час, коли доступ надано.

Як відкликати доступ

Натисніть «Відкликати зараз» у тій самій картці. Доступ припиниться негайно, повідомляти підтримку не потрібно. Якщо термін минув — доступ вимкнеться сам, без вашої участі.

Щоб змінити обсяг чи термін уже активного доступу, спочатку відкличте його, а потім надайте заново з новими параметрами.

Що підтримка може, а чого ні

Може (з дозволом «перегляд»): дивитися документи та їх статуси, історію змін, стан публічних посилань і підписів, контрагентів, товари, компанії-профілі та способи оплати (без секретних ключів), налаштування простору, тариф і ліміти, журнал дій, а також текст ваших шаблонів договорів.

Може (з дозволом «зміни»): створювати чернетки рахунків, кошторисів, актів, видаткових і закупівель; правити чернетки; змінювати статус документа та продовжувати його термін; налаштовувати вигляд рахунка чи акта — наприклад, прибрати колонки кількості й одиниці або обрати інший візуальний шаблон; створювати й виправляти контрагентів і товари; змінювати формати, валюти, дефолти документів і ранні функції; працювати з договорами — скопіювати ваш шаблон під новою назвою, замінити в ньому фрагменти тексту чи дописати пункти, підправити текст непідписаного договору, створити чернетку договору з тексту; створити одноразове запрошення для живого спеціаліста підтримки, якщо потрібна людина. Для роботи з шаблонами у вас має бути право адміністратора простору.

Не може ніколи, навіть із дозволами: надсилати документи поштою чи в Telegram, публікувати документи за посиланням, підписувати, редагувати вже підписані договори, видаляти документи чи контрагентів, обʼєднувати контрагентів, змінювати API-ключі та секрети вебхуків, керувати оплатами та інтеграціями, а також продовжити чи розширити свій власний доступ.

Обмеження й нюанси

Доступ дає кожен користувач сам за себе. Якщо в чат пише ваш колега з того самого простору, йому потрібно увімкнути доступ окремо. Дозвіл одного користувача не поширюється на інших.
Підтримка діє з вашими правами, не з більшими. Якщо у вас немає права, скажімо, створювати договори, бот теж не зможе — і скаже про це.
Дії підтримки споживають ваш тариф так само, як ваші власні: створена чернетка рахунку списує ліміт документів, чернетка договору — ліміт договорів. Про тариф і ліміти — у статті 442.
Зміни в шаблоні договору не зачіпають документи, які з нього вже створені.
Кожна дія підтримки записується у ваш журнал дій від вашого імені, а факт надання чи відкликання доступу — окремим записом.
Дозвіл «видалення» поки ні на що не впливає: це запас на майбутнє.

Що відбувається автоматично

Після закінчення терміну доступ вимикається сам; підтримці доведеться попросити вас увімкнути його знову.
Повторне натискання «Надати доступ» після відкликання створює новий доступ; старий стає недійсним.

Часті питання

Бот просить увімкнути доступ, хоча я вже вмикав. Імовірно, термін минув або доступ вмикав інший користувач простору. Перевірте картку в Налаштування → Загальне: там видно «Активно до …».

Чи бачить підтримка мій пароль або ключі платіжних сервісів? Ні. Пароля в Invoice немає (вхід через OneB), а секретні ключі провайдерів оплати підтримці не показуються — лише факт, що вони заповнені.

Чи може бот щось надіслати моєму клієнту? Ні. Надсилання листів, публікація посилань і підпис доступні лише вам в інтерфейсі.

Чи може підтримка зіпсувати мій договір? Змінювати можна лише непідписані документи, а шаблон правиться точковими замінами тексту або дописуванням пунктів; кожна зміна лишає версію в історії документа, тож її видно і можна відновити попередню.

Що робити, якщо в мене немає пункту «Налаштування»? Пункт ховається за правом на керування налаштуваннями — попросіть власника простору надати його або увімкнути доступ підтримці замість вас. Про права — у статті 419.

Чи безпечно це? Токен доступу існує лише на боці OneB, вам його не показують і нікуди передавати не треба. Доступ обмежений вашим простором, вашими правами й обраним терміном.