Користувачі й ролі робочого простору

В одному робочому просторі OneB Invoice може працювати вся команда: хтось виставляє рахунки, хтось стежить за оплатами, а власник керує налаштуваннями. Стаття написана з погляду власника робочого простору: як запросити колегу, звідки беруться ролі, чому в когось «немає кнопки» і що робити, коли користувач раптом «не може створити рахунок».

Де це в застосунку: Управління → Налаштування → Користувачі

Як запросити колегу

У меню зліва відкрийте Управління → Налаштування → Користувачі.
Натисніть «Додати користувача».
У вікні запрошення оберіть роль для нового користувача.
Натисніть «Копіювати посилання» і надішліть його колезі будь-яким зручним способом — або скористайтеся кнопками Telegram, Viber, WhatsApp чи Facebook просто у вікні.

1.00

Колега переходить за посиланням, входить у свій акаунт OneB (або реєструється, якщо його ще немає) — і запрошення підтверджується автоматично. Після цього він з'явиться у вашому списку користувачів.

Запрошення — це посилання, а не лист

Це найчастіше непорозуміння в цьому розділі. Застосунок не надсилає колезі жодного листа. Коли ви обираєте роль, у вікні одразу генерується персональне посилання-запрошення — ваше завдання скопіювати його і передати людині самостійно (месенджер, пошта, чат — байдуже).

Тому «я додав користувача, а йому нічого не прийшло» — це не збій: лист і не мав прийти. Перевірте, що ви натиснули «Копіювати посилання» і справді надіслали посилання.

Ще два нюанси: якщо змінити роль у вікні запрошення, посилання перегенерується — надсилати треба останнє. І поки роль не обрано, копіювати нічого — кнопка неактивна.

Ролі: хто що може

Роль визначає, що користувач може робити в сервісі:

Власник і Адміністратор — повний доступ: створюють і видаляють документи, керують налаштуваннями і користувачами. Для них перевірки прав не діють узагалі.
Інші ролі — доступ рівно за тим набором прав, який до цієї ролі прив'язано (окремо: створення рахунків, редагування, видалення, клієнти, товари, проєкти, налаштування тощо).
«Без ролі» — це лише перегляд. Людина заходить у робочий простір, бачить дані, списки й документи, але не може нічого створити чи змінити. Саме такою є роль за замовчуванням у вікні запрошення, якщо ви її не змінили.

Ролі задаються не в Invoice, а в обліковому записі OneB

Важливо розуміти: склад ролей і набір прав у них зберігається не в Invoice, а у зовнішньому сервісі облікових записів OneB. Invoice лише отримує звідти готовий список прав користувача і слухається його. Тому в самому Invoice ви не знайдете екрана «конструктор ролей» — його там немає за задумом.

Де налаштувати: відкрийте обліковий запис OneB (account.oneb.app) → оберіть потрібний робочий простір → блок «Сервіси» → «Керування» → сервіс Invoice → вкладка керування користувачами й ролями. Там створюються власні ролі й позначається, що саме кожна з них дозволяє.

Підказка з таким самим посиланням є і в самому вікні запрошення: «Налаштувати права доступу і ролі можна в обліковому записі».

Як змінити роль користувача

Відкрийте Управління → Налаштування → Користувачі.
Натисніть на користувача у списку — відкриється вікно налаштувань учасника.
Оберіть «Змінити роль» (іконка ключика) і встановіть потрібну.

Тут же можна деактивувати користувача (тимчасово закрити доступ — наприклад, для співробітника у відпустці) або видалити його з робочого простору.

Що видно й що зникає без права

Права працюють двома способами: кнопки й пункти меню просто зникають, а якщо дію все-таки вдалося запустити — застосунок відповідає повідомленням про брак прав.

Кілька конкретних прикладів того, що зникає:

Пункт «Налаштування» у меню «Управління» ховається за правом керувати налаштуваннями. Без нього людина не побачить ані самих налаштувань, ані розділу «Користувачі», ані профілів компанії, ані категорій.
Кнопка «Створити рахунок» у списку рахунків (а також «Створити кошторис», «Створити договір», «Створити заяву») — за правом створювати документи відповідного типу.
Дії над документом — копіювання й видалення в меню «⋮» у рядку списку та на картці документа зникають без прав на редагування чи видалення.
Клієнти — кнопки «Додати клієнта», редагування картки й видалення ховаються за правом керувати клієнтами.
Товари та послуги — кнопки створення й редагування товару ховаються за правом керувати товарами.
Кошик — відновити видалене можна лише маючи право на ту саму сутність, яку відновлюєте. Докладніше — Кошик: як повернути видалене.

Якщо ж право відсутнє, а дія все одно запустилася (наприклад, людина відкрила сторінку за прямим посиланням), з'явиться повідомлення: «Упс! У вас не достатньо прав для виконання ції дії». Це не помилка застосунку — це саме брак права. Рішення одне: змінити роль користувача в обліковому записі OneB.

Обмеження й нюанси

Ролі задаються не в Invoice. Сам застосунок не вміє створювати чи редагувати ролі — він лише виконує те, що прийшло з облікового запису OneB. Усі зміни прав робляться в акаунті: робочий простір → «Сервіси» → «Керування» → Invoice.

«Без ролі» = лише перегляд. Користувач із роллю «Без ролі» бачить робочий простір, але не може створити чи змінити жодного документа. Якщо колега скаржиться, що «нічого не працює» — почніть саме з цієї перевірки.

Кількість користувачів обмежена тарифом, а не правами. Якщо ліміт користувачів вичерпано, при спробі додати ще одного відкриється вікно тарифного плану з пропозицією перейти на вищий план. Це не повідомлення про брак прав — не плутайте ці два випадки. Подробиці — Тарифний план і ліміти.

Три різні причини «немає кнопки». (1) Право — кнопки немає або з'являється «недостатньо прав»; лікується зміною ролі. (2) Тариф — біля пункту стоїть іконка корони, а клік відкриває вікно тарифу. (3) Рання (експериментальна) функція — пункту меню просто немає, поки його не увімкнено в Налаштування → Ранні функції; див. Експериментальні функції. Перш ніж міняти роль, перевірте, чи це взагалі про права.

Чужий документ виглядає як «не знайдено», а не «заборонено». Дані ізольовані по робочих просторах: документ, клієнт чи товар з іншого простору для вас просто не існує. Тому сторінка «Не знайдено» за посиланням на документ найчастіше означає не видалення, а те, що ви зараз в іншому робочому просторі — перемкніть простір і відкрийте посилання ще раз. Див. Робочий простір: що це, аліас і кілька просторів і Що означають сторінки помилок.

Права діють на весь робочий простір, а не на окрему компанію-профіль. Якщо в одному просторі кілька ваших ФОП чи компаній, обмежити користувача «тільки цією компанією» не можна — він бачить усі профілі простору. Якщо потрібне розділення, робіть окремі робочі простори: Кілька ФОП чи компаній в одному акаунті.

Клієнти в Кабінеті клієнта — це не користувачі. Ваші замовники входять в окремий кабінет за своєю поштою і в списку користувачів робочого простору не з'являються, тарифний ліміт користувачів на них не поширюється.

Часті питання

Колезі не прийшов лист із запрошенням. Що робити? Листа й не буде — запрошення передається посиланням. Відкрийте «Додати користувача», оберіть роль, натисніть «Копіювати посилання» і надішліть його самі.

Колега не може створити рахунок — чому? Найчастіше в нього роль «Без ролі» або роль без права створювати документи. Змініть роль на «Адміністратор» або налаштуйте власну роль із потрібними правами в обліковому записі OneB.

Раніше міг, а тепер ні. Перевірте роль користувача в списку «Користувачі». Після змін у системі прав власникам іноді доводиться повторно призначити роль користувачам-невласникам в обліковому записі.

Де взагалі створити свою роль? В обліковому записі OneB: робочий простір → «Сервіси» → «Керування» → Invoice → вкладка користувачів і ролей. У самому Invoice цього екрана немає.

Скільки користувачів можна додати? Це залежить від тарифного плану робочого простору. Якщо ліміт вичерпано, при додаванні відкриється вікно тарифу — див. Тарифний план і ліміти.

Користувач звільнився — видалити чи деактивувати? Деактивація тимчасово закриває доступ і залишає людину у списку — зручно для відпустки чи паузи. Видалення прибирає її з робочого простору зовсім.

Чи можна дати доступ лише до однієї компанії або лише до одного клієнта? Ні. Права діють на весь робочий простір. Для розділення заведіть окремий робочий простір.

Колега бачить сторінку «Не знайдено» за посиланням на документ. Найімовірніше, він відкриває посилання, перебуваючи в іншому робочому просторі, або ще не прийняв запрошення у ваш. Хай перемкне простір угорі й спробує ще раз.