Типи документів у OneB Invoice: що є що

У OneB Invoice кілька типів документів, і новачки часто плутаються: чим кошторис відрізняється від рахунку, навіщо акт, що таке заява. Ця стаття — короткий словничок: що є що, коли який документ створювати і як вони пов'язані між собою.

Документи для продажу

Рахунок-фактура — головний документ сервісу. Ним ви кажете клієнтові: «ось за що і скільки треба сплатити». Рахунок можна надіслати, відстежити його перегляд і оплату. Як його створити — у статті Як створити рахунок-фактуру: повний гайд.

Кошторис — попередня пропозиція ціни, «прайс до погодження». Ви складаєте перелік робіт чи товарів, клієнт переглядає і погоджує. Оплати кошторис не вимагає: коли клієнт сказав «так», кошторис одним кліком перетворюється на рахунок. Докладніше — у статті Кошторис.

Договір — юридична угода між вами і клієнтом. Створюється з готового шаблону з бібліотеки або з власного тексту, підтримує електронне підписання обома сторонами.

Заява — окремий документ-додаток, який існує «в рамках» договору: заява на підключення, додаткова угода, специфікація тощо. Заяви лежать у меню «Інші документи».

Документи, що закривають угоду

Акт виконаних робіт — підтвердження, що послуги надано і претензій немає. Зазвичай створюється на підставі рахунку після його оплати чи виконання робіт. Докладніше — у статті Як створити акт виконаних робіт.

Видаткова накладна — документ на передачу товарів: що саме, скільки і кому ви відвантажили. Аналог акта, але для товарів. Докладніше — у статті Як створити видаткову накладну.

Документи для витрат

Закупка — документ «у зворотний бік»: не ви виставляєте рахунок клієнтові, а ви фіксуєте купівлю у постачальника. У ньому дві сторони — ваша компанія і постачальник, а перелік позицій такий самий, як у рахунку. Закупки знаходяться в меню «Інші документи».

Як усе пов'язано

Типовий ланцюжок продажу виглядає так:

Кошторис — узгодили ціну.
Рахунок-фактура — виставили до оплати (можна створити з кошторису автоматично).
Акт виконаних робіт або видаткова накладна — закрили угоду документально.

Якщо працюєте за договором, ланцюжок довший: договір → заяви й додаткові угоди до нього → рахунки «в рамках» договору. У майстрі створення рахунку є поле «В рамках» — саме там рахунок прив'язується до договору чи проєкту.

Впорядкувати документи допомагають:

Проєкт — «папка», що збирає документи, файли й аналітику по одній роботі чи одному клієнту.
Групи документів — довільні позначки для сортування списків. Докладніше — у статті Групи документів.

Коротко

Пропонуєте ціну — кошторис. Просите оплату — рахунок-фактура.
Закриваєте послуги — акт, відвантажуєте товар — видаткова накладна.
Юридична основа співпраці — договір, його супутні папери — заяви.
Купуєте самі — закупка.
У кожного документа є життєвий цикл: чернетка → надіслано → оплачено/підписано. Про це — у статті Статуси документів.