Кошторис

Кошторис — це попередній розрахунок вартості робіт, послуг чи товарів, який ви узгоджуєте з клієнтом ще до того, як виставити рахунок. Виглядає він як звичайний документ: сторони, специфікація позицій, знижка, податок, підсумкова сума, за потреби — підписи. Але це не документ на оплату: реквізитів для оплати, призначення платежу й онлайн-оплати в кошторисі немає. Коли клієнт погодив суму, з кошторису одним переходом робиться рахунок.

Де це в застосунку: ліва панель → Кошториси

Як створити кошторис

Відкрийте Кошториси і натисніть «Створити кошторис».
Виберіть компанію (від чийого імені документ) і клієнта. Клієнта можна не вказувати — тоді його дані заповнить сам клієнт за посиланням (див. нижче).
Заповніть реквізити документа: назву, номер (підставляється наступний вільний), дату формування й термін дії, мову документа.
Додайте позиції — з довідника товарів і послуг або вручну. Позиції можна групувати текстовими заголовками, а один і той самий товар у кошторисі можна додати кількома рядками.
За потреби вкажіть знижку, податок, альтернативну валюту.
У блоці «У межах» привʼяжіть кошторис до договору або проєкту.
Виберіть шаблон друкованої форми та, якщо документ підписуватимуть, увімкніть «Увімкнути підписи» і спосіб підпису.
Натисніть «Створити».

Одразу після створення відкривається екран із попереднім переглядом документа і кнопками «Поділитися», «Завантажити», «Друк», а також переходами до редагування й копії.

Картка кошторису: що можна зробити

У картці кошторису ліворуч — сам документ (PDF або перегляд «даними»), праворуч — панель зі статусом, сумою, сторонами, проєктом і групою та всіма діями:

Надіслати клієнту поштою або Поділитися — створити публічне посилання, QR-код чи надіслати месенджером;
змінити статус: «Підписаний», «Анулювати», «Повернути до чернетки»;
Створити рахунок на основі кошторису;
Редагувати, Копія, Редагувати вигляд, Редагувати шаблон;
Друк, Завантажити, Видалити.

Нижче — історія змін статусу і, якщо документ уже повʼязаний з іншими, блок звʼязків. Докладніше про звʼязки між документами — Звʼязки між документами: «в рамках», батьківський документ і копія.

Статуси кошторису

Кошторис живе в тому самому наборі станів, що й решта документів, але назви інші — бо кошторис не оплачують, а погоджують:

Стан	Що означає
Не відправлено	чернетка, клієнт її ще не бачив
Очікує підпис	документ надіслано або опубліковано, чекаємо реакції клієнта
Підписаний	кошторис погоджено
Анульовано	документ скасовано

Стану «Прострочено» в кошторисі немає — прострочення рахується лише для рахунків.

Кнопки на картці залежать від поточного стану: «Надіслати» (або «Підписати та надіслати», якщо ввімкнено підписи) — з чернетки; «Підписаний» — з «Очікує підпис»; «Анулювати» — з будь-якого стану, крім чернетки; «Повернути до чернетки» — з будь-якого, крім чернетки.

Якщо в кошторисі ввімкнено підписи, кнопки «Підписаний» не буде: документ перейде в цей стан сам, коли підпишуть усі сторони. Докладніше — Статуси документів і Чому статус документа змінився сам.

Клієнт може заповнити свої дані сам

Якщо ви ще не знаєте реквізитів клієнта, не обирайте його у формі — під полем клієнта зʼявиться перемикач «Дозволити клієнту заповнювати дані через посилання». Клієнт відкриє публічне посилання й сам впише назву компанії та реквізити, а вони підтягнуться у ваш документ.

Перемикач доступний тільки для кошторисів і тільки поки клієнта не вибрано: щойно ви оберете клієнта зі списку, перемикач вимикається. Докладніше — Клієнт заповнює дані в кошторисі і Публічна сторінка документа очима клієнта.

Додаткові поля у специфікації

До таблиці позицій кошторису можна додати власні колонки — наприклад «Артикул», «Термін виконання», «Відповідальний». Це окрема можливість, доступна саме для кошторисів.

Налаштувати їх можна у формі кошторису (кнопка налаштування над таблицею позицій) або в Налаштування → Експериментальні функції → Додаткові поля у специфікації.
Колонок може бути до пʼяти.
Тип колонки: Текст, Число, Опції (список значень на вибір), Ціна, Дата, Контрагенти.
Для кожної колонки є перемикач «Показувати у PDF» — колонку можна вести лише для себе й не показувати клієнту.
Набір колонок привʼязується до назви кошторису: усі кошториси з такою самою назвою отримають ті самі колонки.

Редагування, копія і свій шаблон

Редагування відкриває ту саму форму із заповненими даними. Пам'ятайте: будь-яке збереження змін повертає документ у чернетку, а якщо на ньому вже були підписи — вони стираються. Якщо на документ є активне публічне посилання, застосунок окремо запитає, лишити його активним чи вимкнути.

Копія створює новий кошторис на основі наявного: позиції переносяться, номер підставляється наступний вільний.

Вигляд документа (шаблон, мова, які колонки показувати, QR-код) налаштовується окремим екраном із живим попереднім переглядом. А якщо готових шаблонів мало, кошторис можна зібрати самому в блоковому конструкторі — див. Свій шаблон рахунку й акта: конструктор.

Перетворити кошторис на рахунок

На картці кошторису є кнопка «Створити рахунок». Відкриється коротка форма, де ви уточнюєте назву документа, дату формування, термін оплати, клієнта (якщо в кошторисі його не було) і реквізити оплати. Усе інше — позиції, знижка, податок, валюта, компанія, шаблон — переноситься автоматично, а рахунок лишається повʼязаним із кошторисом.

Покроково — Як перетворити кошторис на рахунок.

Обмеження й нюанси

Кошториси — тарифна можливість. Якщо на кнопці «Створити кошторис» стоїть іконка корони, а клік відкриває вікно тарифу, значить, на поточному тарифі кошториси недоступні або вичерпано ліміт документів. Див. Тарифний план і ліміти.

Створення й редагування кошторисів вимагає окремого права доступу. Якщо кнопки «Створити кошторис» немає взагалі — справа в ролі користувача, а не в тарифі. Див. Користувачі й ролі робочого простору.

У кошторисі немає реквізитів оплати, призначення платежу, онлайн-оплати та розкладу регулярних рахунків — усе це є тільки в рахунку. Це не помилка: кошторис не є документом на оплату.

Кошторис не блокується після того, як із нього створили рахунок. Ви можете й далі його редагувати, але вже створений рахунок від цього не зміниться — це два окремі документи.

Видалення документа остаточне: разом із ним зникають підписи, історія статусів і версії.

Часті питання

Чи можна створити кілька рахунків з одного кошторису? Так, кнопка «Створити рахунок» на картці кошторису доступна завжди, незалежно від статусу. Кожне натискання створює новий окремий рахунок.

Чи обовʼязково погоджувати кошторис перед створенням рахунку? Ні. Застосунок не вимагає певного статусу — рахунок можна зробити навіть із чернетки. Але зручніше спершу перевести кошторис у «Підписаний», щоб потім було видно, що узгоджено.

Клієнт відкрив посилання, але дані не змінилися. Чому? Форма заповнення показується клієнту лише тоді, коли в кошторисі не вибрано клієнта і ввімкнено перемикач «Дозволити клієнту заповнювати дані через посилання». Якщо клієнта вже призначено, форми не буде.

Чи можна змінити мову кошторису? Так, мова друкованої форми обирається у формі документа та на екрані налаштування вигляду. Зміна мови документа може бути тарифною можливістю.

Чому додаткові колонки зникли, коли я змінив назву документа? Колонки привʼязані до назви кошторису. Змінили назву — застосунок підставить набір колонок, налаштований для нової назви (або жодного, якщо для неї нічого не налаштовано).

Чи побачить клієнт додаткові колонки? Лише ті, у яких увімкнено «Показувати у PDF».