Сторони договору й заповнення даних контрагентом

У більшості договорів дві сторони — ви і клієнт. Але в OneB Invoice договір може мати й більше учасників: поручителя, законного представника, окремого платника, співвиконавця. Кожен такий учасник — це сторона документа, у неї є власна роль, власне посилання на документ і власний підпис. Ця стаття про те, як додавати сторони, як контрагент заповнює свою частину даних і коли договір нарешті стає підписаним.

Де це в застосунку: Договори → відкрити договір → блок «Сторони та підписи» у лівій панелі (олівець для редагування)

Стаття написана з точки зору вас як власника документа; там, де мова про те, що бачить контрагент, це зазначено окремо.

Сторони — це більше, ніж «клієнт»

У картці договору є два «базові» учасники: «Від кого» — ваша компанія-видавець, і «Кому» — клієнт. Вони були задані ще під час створення договору. Крім них можна додати додаткові сторони — до 20 учасників на документ.

Щоб їх додати, натисніть олівець біля блоку «Сторони та підписи» і скористайтесь кнопкою «Додати сторону». У кожного рядка:

Компанія — обирається зі списку ваших клієнтів (нову можна створити прямо у пікері).
Роль — довільний текст, а не вибір зі списку. Пишіть, як звучить у вашому договорі: «Поручитель», «Законний представник», «Замовник», «Виконавець робіт», «Орендодавець». Обмеження — до 120 символів. Підказка у полі («Напр., Платник») — саме підказка, а не єдиний варіант.
«Платник» — позначка, що ця сторона підставляється клієнтом у рахунок, виставлений із цього договору. Платником може бути лише одна сторона на документі.
«Підписує» — сторона входить у перелік обов'язкових підписантів.

Роль показується бейджем поруч з іменем учасника у блоці «Сторони та підписи», разом із позначками «Платник» і «Підписує».

Персональне посилання сторони

Кожній стороні можна видати власне посилання на документ. Кнопка «копіювати посилання» — у рядку сторони; поруч є кнопка відкликати посилання, якщо воно більше не потрібне.

Посилання видається один раз: якщо натиснути копіювання повторно, ви отримаєте те саме чинне посилання, а не нове. Воно живе до двох років, поки ви його не відкличете.

Що сторона бачить за цим посиланням:

шапку з назвою й номером документа та компанією-видавцем;
сам документ у PDF, з кнопками «Завантажити» і «Друк»;
картку документа: назва, номер, дати «від / до», а також її власне ім'я і роль;
блок підписів усіх сторін зі станом кожного підпису й кнопку «Підписати» від свого імені.

Чого сторона за цим посиланням НЕ може: заповнювати поля документа. Персональне посилання сторони — режим «переглянути й підписати». Заповнення полів іде іншим шляхом (див. наступний розділ).

Якщо на момент відкриття договір ще у статусі «Чернетка», сторона побачить заглушку «Документ редагується» замість документа — це нормально, надішліть договір, і посилання запрацює.

Важливо про безпеку персональних посилань

Захист публічного посилання (пароль або код на email) на персональні посилання сторін не поширюється. Якщо ви поставили пароль чи підтвердження кодом на посилання документа, це закриває основне публічне посилання. Персональне посилання сторони відкривається без пароля й без коду — воно захищене тільки тим, що адреса довга й непередбачувана.

Що з цього випливає на практиці:

надсилайте персональні посилання лише в особистих каналах (лист конкретній людині, месенджер), не публікуйте їх у групових чатах, не вставляйте у спільні документи й таблиці;
якщо посилання могло потрапити не туди — відкличте його кнопкою у рядку сторони й видайте нове;
якщо документ містить чутливі дані, які не можна показувати всім підписантам, — краще не роздавати персональні посилання взагалі, а надсилати документ кожному окремо.

Про сам механізм захисту основного посилання — Публічне посилання на документ: як працює і як захистити.

Як контрагент заповнює свої дані

Заповнення контрагентом іде через основне посилання на документ — те саме, яке ви надсилаєте клієнту листом, кнопкою «Поширити» чи QR-кодом.

Щоб поле міг заповнити не ви, а отримувач, воно має бути таким позначене у шаблоні: в редакторі шаблону у налаштуваннях поля є перемикач «Дозволити заповнити поле — отримувачем». Для таблиць така позначка ставиться на рівні окремої колонки — тобто частину колонок заповнюєте ви, а частину лишаєте контрагенту.

Далі порядок такий:

Ви заповнюєте свою частину полів і виводите договір із чернетки («Надіслати»).
Контрагент відкриває посилання і бачить кнопку «Заповнити поля». На комп'ютері відкривається редактор на весь екран, на телефоні — покроковий майстер із прогрес-баром.
Контрагент вводить значення й завершує заповнення. Поки залишаються незаповнені обов'язкові поля, завершити не вийде — система покаже «Документ не заповнено: лишилися обов'язкові поля. Заповніть їх перед підписанням».
Тільки після заповнення на публічній сторінці стає активним блок підпису. Кнопки «Підписати» до заповнення там просто немає.
Якщо контрагент захоче потім щось змінити, є кнопка «Змінити дані» — але якщо підпис уже поставлений, спершу з'явиться попередження, що зміна даних скасує підпис.

Докладніше про те, як усе це виглядає з боку клієнта — Публічна сторінка документа очима клієнта.

Підписання: документ підписаний, тільки коли підписали всі

Статус «Підписаний» договір отримує не після першого підпису, а лише коли підписали:

ваша компанія («Від кого»),
клієнт («Кому»),
і всі додаткові сторони, у яких стоїть позначка «Підписує».

Поки бракує хоча б одного підпису, договір лишається у статусі «Очікує підпис», а в блоці сторін навпроти тих, хто ще не підписав, видно «Очікування підпису». Щойно останній обов'язковий підпис поставлено, статус змінюється сам, а у стрічці сповіщень з'являється запис про зміну статусу.

Тому, додаючи сторону, зважайте: позначка «Підписує» реально відкладає завершення договору, доки ця людина не підпише. Якщо сторона в договорі лише згадується, але нічого не підписує, позначку не ставте.

Обмеження й нюанси

Захист посилання паролем або кодом на email не діє на персональні посилання сторін. Пароль і код закривають лише основне публічне посилання документа. Персональні посилання сторін відкриваються без них — поводьтеся з ними як із секретом і відкликайте, якщо посилання могло витекти.

Список сторін не можна змінити, коли на документі вже є підписи. Система відповість: «На документі вже є підписи — скиньте підписи перед зміною сторін». Це навмисно: сторони входять у критерій повноти підпису, і міняти їх заднім числом означало б змінити умови вже підписаного документа. Якщо зміна справді потрібна — спершу зніміть підписи.

Платником може бути лише одна сторона. Спроба позначити «Платник» у двох рядках не збережеться.

Сторонами можуть бути тільки компанії з вашого довідника клієнтів — довільне ім'я «текстом» стороною не стане. Потрібного контрагента можна створити прямо з пікера вибору.

Видавця («Від кого») змінити на картці не можна — тільки контрагента й додаткові сторони. Якщо договір має бути від іншої вашої компанії, простіше створити його заново.

Знімати підпис можна лише у видавця й клієнта. Для додаткових сторін кнопки видалення підпису немає — доводиться скидати підписи на документі загалом.

У додатка до договору «Від кого» і «Кому» успадковані з договору й на картці додатка не редагуються; там можна керувати тільки додатковими сторонами. Див. Додатки до договору.

Кнопка редагування сторін залежить від ролі — потрібне право на редагування договорів. Якщо олівця немає, перевірте свою роль.

Що відбувається автоматично

Коли контрагент завершує заповнення, ви отримуєте сповіщення у стрічці застосунку: «Контрагент заповнив дані документу», з високим пріоритетом. Воно приходить усім активним учасникам робочого простору. Щоб такі сповіщення дублювались ще й на пошту, увімкніть відповідну групу подій у налаштуваннях сповіщень — див. Сповіщення.
У момент завершення заповнення система зберігає окрему версію документа — «як його заповнив контрагент». Її видно на вкладці «Історія».
Значення, прив'язані до вашого сховища даних, при завершенні заповнення зберігаються назад у довідники.
Коли підписала остання обов'язкова сторона, статус змінюється на «Підписаний» без вашої участі.

Часті питання

Чи можна вписати роль своїми словами? Так. Роль — це звичайне текстове поле, до 120 символів. Пишіть так, як у вашому договорі: «Поручитель», «Співвиконавець», «Орендар».

Скільки сторін можна додати? До 20 на один документ, разом із базовими «Від кого» і «Кому».

Сторона відкрила своє посилання, а заповнити поля не може. Чому? Персональне посилання сторони — тільки перегляд і підпис. Заповнення полів доступне за основним посиланням на документ, яке ви надсилаєте клієнту.

Я поставив пароль на посилання. Сторони теж вводитимуть пароль? Ні. Пароль і код на email діють на основне публічне посилання. Персональні посилання сторін відкриваються без них — це важливо врахувати, якщо у документі є чутлива інформація.

Клієнт каже, що не бачить кнопки «Підписати». Найімовірніше, він ще не завершив заповнення полів. Блок підпису на публічній сторінці стає активним тільки після цього.

Договір підписали ми і клієнт, а статус досі «Очікує підпис». Перевірте додаткові сторони: якщо в котроїсь стоїть позначка «Підписує», договір чекатиме і на її підпис.

Хочу додати ще одну сторону, а система не дає. На документі вже є підписи. Спершу скиньте їх, потім змініть список сторін.

Як забрати доступ у сторони? Кнопкою відкликання посилання в її рядку. Після цього старе посилання перестає працювати.