Картка договору: вкладки Огляд, Специфікація, Повʼязані, Додатки, Історія

Картка договору — це головний екран, на який ви потрапляєте одразу після створення договору і повертаєтесь щоразу, коли з ним щось треба зробити. Ліворуч — панель керування (статус, сторони, підписи, кнопки дій), праворуч — вкладки з різними зрізами документа: сам текст, специфікація, пов'язані документи, додатки й історія версій. Ця стаття розбирає картку по частинах: що на кожній вкладці й що саме там можна зробити.

Де це в застосунку: Договори → оберіть договір зі списку

Про те, як договір створюється, читайте в статті Договори: створення, заповнення даних і додатки.

Ліва панель: статус, сторони, дії

Ліва панель однакова на всіх вкладках — вона не змінюється, коли ви перемикаєте вкладки.

Статус договору — «Чернетка», «Очікує підпис», «Підписаний» або «Анульований». Що означає кожен — у статті Статуси документів.
Назва й номер, дати дії, проєкт і група документа.
«Сторони та підписи» — учасники договору з їхніми ролями й станом підпису. Олівець поруч відкриває редагування: там можна змінити контрагента й керувати додатковими сторонами. Якщо підписання ще не увімкнене, блок називається просто «Сторони». Докладніше — Сторони договору й заповнення даних контрагентом.
Кнопки дій — залежать від статусу (див. нижче).
Стрічка подій — хто й коли створив, надіслав, підписав, переглянув документ.

Вкладка «Огляд»

Головна вкладка. Тут документ показується у трьох режимах — перемикач над документом:

Документ — текст договору так, як він зібраний із шаблону, зі вставленими значеннями полів. Це «живий» перегляд: він оновлюється одразу після кожної правки.
PDF — готова друкована форма, той самий файл, який отримає контрагент.
Дані — список значень, які ви ввели у поля документа. Зручно швидко перевірити, чи все підставилось, не вичитуючи весь текст.

Вкладка «Специфікація»

Ця вкладка з'являється не завжди — тільки якщо у договорі є позиції (товари чи послуги). Виглядає як «паперова» специфікація: шапка з назвою, номером і періодом, блоки «Від кого» і «Кому», таблиця позицій із підсумками, знижкою й податком.

Самі позиції додаються не тут, а у формі реквізитів договору — секція «Специфікація» на кроці «Дані» під час створення або в «Редагувати». Секція теж показується лише тоді, коли шаблон договору справді використовує позиції.

Вкладка «Пов'язані документи»

Сюди потрапляють документи, які виставлені в рамках цього договору. Фільтр угорі дає розібрати їх за типами: рахунки, кошториси, акти виконаних робіт, видаткові накладні (виплати) та інші договори. Є пошук і фільтр за періодом.

Прив'язати документ можна двома шляхами:

Наперед — коли створюєте рахунок, у полі «В рамках» оберіть цей договір.
Заднім числом — кнопка «Додати документ» на цій вкладці. Відкриється список документів того самого клієнта й компанії, які ще не прив'язані до жодного договору; клік по картці одразу прив'язує документ.

Додатки до договору сюди не потрапляють — у них своя вкладка. Про типи зв'язків між документами — Звʼязки між документами: «в рамках», батьківський документ і копія.

Вкладка «Додатки»

Сітка карток додатків — додаткових угод, специфікацій, актів приймання, які існують «в рамках» цього договору. Кнопка «Додати» створює новий, у меню кожної картки — перегляд, поширення, друк, завантаження, редагування й видалення. Обраний додаток можна відкрити прямо тут у вбудованому переглядачі PDF. Докладніше — Додатки до договору.

Вкладка «Історія»

Це версії документа, а не журнал подій: система зберігає редакції тексту й значень полів, їх можна порівняти й відновити попередню. Не плутайте зі стрічкою подій у лівій панелі — вона показує дії (створено, надіслано, підписано), а вкладка «Історія» — самі редакції. Докладніше — Історія змін документа і відновлення версії.

Дії над договором і коли вони доступні

Дія	Коли доступна
«Підписати та надіслати» / «Надіслати»	у чернетці
«Оформити підпис» (для підпису на папері)	у чернетці
«Підтвердити підпис»	коли договір очікує підпису на папері
«Повернути до чернетки»	у будь-якому статусі, крім чернетки
Анулювати договір	у будь-якому статусі, крім чернетки й уже анульованого
«Створити рахунок»	коли договір підписаний
«Змінити текст», «Заповнити дані», «Вибір даних», «Редагувати»	у чернетці
«Завантажити», «Друк», «Поширити»	у будь-якому статусі
«Видалити»	у будь-якому статусі

Якщо на договорі вже є підпис або він надісланий, перед переходом у редактор система показує попередження про наслідки правки. А якщо на договір видане активне публічне посилання — окремо спитає, лишити його чинним чи закрити.

«Заповнити дані» і «Заповнити дані з попереднім переглядом PDF»

Це один і той самий редактор із двома розкладками; перемикач розкладок — угорі екрана заповнення (там же третій режим — «Редагування шаблону»).

«Заповнення даних» — на весь екран лише текст договору з інтерактивними полями. Місця більше, зручніше для довгих договорів і для роботи з бічною панеллю змінних.
«Заповнення даних + PDF» — ліворуч ті самі поля, праворуч жива PDF-панель із кнопкою оновлення: видно, як заповнене лягає у друковану форму. На вузьких екранах (менше ніж приблизно 1024 пікселі завширшки) права колонка ховається, тож на телефоні різниці між режимами немає.

Дані зберігаються автоматично, час останнього збереження показано в шапці. Кнопка «Надіслати» з екрана заповнення виводить договір із чернетки й повертає вас на картку.

На телефоні замість полотна з полями відкривається покроковий майстер: кроки формуються з заголовків у тексті договору, є прогрес-бар і підсумковий крок «Перевірка та підпис».

Обмеження й нюанси

Договір не вийде з чернетки, якщо специфікація не узгоджена з шаблоном. Перевірка спрацьовує двічі: коли ви виводите договір із чернетки (надсилаєте) і коли фіксується підпис. Перевіряються дві речі. По-перше, якщо текст договору посилається на позицію під певним номером (скажімо, на третю позицію), а у специфікації позицій менше — система покаже «Шаблон вимагає позицію №3, але у специфікації лише 2 позиції». По-друге, якщо в тексті є таблиця специфікації, перелік найменувань або підсумок за позиціями, а специфікація порожня — буде «Шаблон вимагає специфікацію, але вона порожня». Вихід один: відкрити «Редагувати» і додати потрібні позиції.

Обов'язкові поля перевіряються окремо, перед підписом. Це інша перевірка: коли ви натискаєте підписати, система показує список незаповнених обов'язкових полів і хто їх має заповнити — ви («Від кого») чи контрагент («Отримувач»). Її можна пропустити кнопкою «Підписати все одно». А от контрагент завершити своє заповнення з незаповненими обов'язковими полями не зможе.

Вкладка «Додатки» — тарифна фіча. Кнопка «Додати» показується з іконкою корони, якщо додатки не входять у ваш тариф; клік відкриє вікно тарифу. Див. Тарифний план і ліміти.

Кнопки редагування залежать від ролі. Правки й видалення доступні за правом на договори, створення рахунку з договору — за правом на рахунки. Якщо кнопки немає — перевірте свою роль.

Вкладка «Специфікація» не з'явиться, якщо у договорі немає позицій — це не помилка й не втрачені дані.

Кожна вкладка має власну адресу. Посилання на конкретну вкладку можна скопіювати з адресного рядка й надіслати колезі, і кнопка «назад» у браузері працює по вкладках.

Що відбувається автоматично

Статус змінюється сам, коли підписали всі потрібні сторони: договір стає «Підписаний». Інші випадки самозміни статусу — Чому статус документа змінився сам.
Значення полів зберігаються під час заповнення, без окремої кнопки «Зберегти».
Кожне збереження тексту створює нову версію на вкладці «Історія».
Коли контрагент завершує заповнення своєї частини, у стрічці сповіщень з'являється запис «Контрагент заповнив дані документу».

Часті питання

Чому немає вкладки «Специфікація»? У договорі немає позицій. Вона з'явиться, щойно ви додасте хоч одну позицію через «Редагувати».

Натискаю «Надіслати», а виходить помилка про специфікацію. Що робити? Текст договору посилається на позиції, яких у специфікації немає. Відкрийте «Редагувати» і додайте позиції — стільки, скільки вимагає шаблон.

Де побачити рахунки за цим договором? Вкладка «Пов'язані документи». Якщо рахунок туди не потрапив — прив'яжіть його кнопкою «Додати документ».

Чим «Заповнити дані» відрізняється від варіанта з PDF? Нічим, крім розкладки екрана: у другому варіанті поруч показується жива PDF-версія. Дані ті самі, перемикати режими можна будь-коли.

Я випадково зіпсував текст договору. Можна відкотити? Так, вкладка «Історія» зберігає попередні редакції, з неї можна відновити потрібну.

Чому кнопки «Заповнити дані» немає? Найімовірніше, договір уже вийшов із чернетки. Поверніть його до чернетки — і дії редагування знову з'являться.