Журнали дня і тижня, звіт з обліку часу

Записувати години по одній — довго. Для швидкого вводу є два журнали: денний (усі задачі за один день одним екраном) і тижневий (сітка «проєкти × дні»). А щоб побачити картину загалом — скільки відпрацьовано, скільки вже виставлено клієнтам і скільки ще ні — є окремий звіт з обліку часу. Облік часу працює в бета-режимі й вмикається в Налаштування → Ранні функції — див. Експериментальні функції і Облік робочого часу (бета).

Де це в застосунку: Облік робочого часу → кнопки «Активність за день» і «Аналітика»

Журнал дня: «Активність за день»

Зручний, коли ви наприкінці дня згадуєте всі роботи одразу.

У розділі Облік робочого часу натисніть «Активність за день».
Угорі виберіть дату — стрілками «попередній / наступний день» або в самому полі дати.
Виберіть проєкт. Пропонуються лише проєкти з увімкненим обліком часу; поки проєкт не обрано, замість таблиці буде підказка.
Заповнюйте рядки: Задача, Час, Клієнт. У полі задачі працюють підказки — можна вибрати наявну задачу проєкту або створити нову; поруч є кнопка, що розгортає поле додаткового опису.
Кнопка «Додати час» додає новий рядок, хрестик у рядку — прибирає.
Унизу видно підсумок за день. Кнопки «Скасувати» і «Зберегти» стають активними, лише коли є незбережені зміни.

Один прохід зберігає всі рядки разом — окремо натискати «Зберегти» на кожному не треба.

Тижневий журнал

Тижневий журнал — це таблиця, де рядки — це проєкти, а колонки — сім днів тижня. У кожній комірці ви просто вписуєте кількість годин (крок 0,5 год). Комірки, у яких уже є записи, підсвічуються. Праворуч — підсумок по кожному проєкту, знизу — підсумок по кожному дню й за весь тиждень. Стрілки вгорі перемикають тиждень.

Кнопка «Зберегти» одним рухом приводить тиждень до того, що ви ввели: де годин не було — записи створяться, де змінилися — оновляться, а якщо поставити нуль — запис за цей день видалиться.

Зверніть увагу: окремої кнопки на тижневий журнал в інтерфейсі поки немає — екран відкривається за прямою адресою вашого робочого простору з /timesheets/weekly у кінці (наприклад, .../timesheets/weekly). Це зручно зберегти в закладки.

Звіт з обліку часу

Кнопка «Аналітика» у розділі «Облік робочого часу» відкриває «Звіт по обліку часу» — зведення по всьому робочому простору.

Період — перемикач «День / Тиждень / Місяць» і кнопки «Попередній / Сьогодні / Наступний». Поточний діапазон дат підписаний у шапці.
Фільтри — три списки з множинним вибором: клієнти, співробітники, послуги.
Шість показників: усього годин (зі зміною у відсотках до попереднього періоду), загальна вартість в умовних одиницях (теж зі зміною), активні співробітники, кількість записів, виставлені години і невиставлені години.
Графік «Розподіл часу» — стовпчики по днях або тижнях періоду, з годинами й вартістю.
Таблиця з вкладками — «Компанії», «Клієнти», «Співробітники», «Послуги». Набір колонок змінюється залежно від вкладки. У вкладці «Послуги» назва послуги — це посилання: відкриється вікно з деталізацією, хто саме і скільки за цією послугою відпрацював, з якими клієнтами й задачами.

У картці конкретного проєкту є свій, коротший звіт — вкладка «Таблиця часу». Там той самий зріз по годинах, але тільки за цим проєктом, і додатково доступний період «увесь час».

Перетворити невиставлені години на рахунок можна прямо зі списку записів — цей крок описано в статті Облік робочого часу (бета).

Як рахуються «одиниці вартості»

Години у звіті переводяться в гроші за формулою години × ставка, де ставка береться так: спершу ставка учасника на цьому проєкті, а якщо її не задано — погодинна ставка проєкту. Якщо не задано ні того, ні того, вартість буде нульова, хоча години порахуються.

Через це на проєктах, де ставки задані на задачах, цифри у звіті можуть не збігатися із сумами майбутнього рахунку — рахунок збирається за способом нарахування проєкту. Докладніше про ставки — у статті Учасники проєкту, задачі та ставки.

Обмеження й нюанси

Розділ «Облік робочого часу» — рання (експериментальна) функція: поки вона вимкнена, пункту в меню просто немає, і всі описані екрани недоступні. Вмикається вона на весь робочий простір у Налаштування → Ранні функції. Крім того, вміст розділу залежить від тарифного плану: якщо у вашому тарифі обліку часу немає, замість екрана відкриється пропозиція покращити тариф, див. Тарифний план і ліміти.

Створювати й редагувати записи часу (а отже, зберігати обидва журнали) може користувач із правом на облік часу. Звіт доступний усім, хто має доступ до робочого простору — окремого права на перегляд немає, тож звіт бачить кожен користувач простору.

Звіт показує всі записи робочого простору, а не тільки ваші. Щоб залишити свої, скористайтеся фільтром за співробітником.

Записи, які вже потрапили в рахунок, редагувати не можна — у формі запису з'явиться повідомлення, а кнопка «Зберегти» буде неактивною.

Часті питання

Я зберіг тиждень, а один день зник. Ви поставили в комірці нуль — це рівнозначно видаленню запису за той день.

Чому у звіті години є, а вартість нульова? Не задана ставка: ні в учасника проєкту, ні в самого проєкту.

Чому підсумок у звіті не збігається з рахунком? Найчастіше — на проєкті ставки задані на задачах, а звіт рахує за ставкою учасника чи проєкту. Орієнтуйтеся на суми в майстрі створення рахунку.

Як швидко занести минулий тиждень? Тижневим журналом: перейдіть стрілками на потрібний тиждень і заповніть сітку.

Чи можна вивантажити звіт у файл? Експорту звіту з обліку часу поки немає — дані переносяться вручну.

Що може змінитися

Облік часу активно допрацьовується. Найімовірніші зміни — поява окремої кнопки на тижневий журнал, узгодження розрахунку вартості годин зі способом нарахування проєкту, експорт звіту й додаткові розрізи. Якщо вам чогось бракує в поточних журналах чи звіті — напишіть у підтримку.