Аналітика: сім розділів для контролю бізнесу

Розділ Аналітика відповідає на головні питання бізнесу: скільки ви заробили, хто ваші найкращі клієнти, що продається найкраще і хто досі не оплатив рахунки. Всередині — сім підрозділів, кожен для свого завдання.

Де це в застосунку: Аналітика (пункт головного меню зліва)

1.00

Що всередині

Загальна аналітика — усі ваші операції в одному місці: суми за статусами, ТОП клієнтів і ТОП товарів/послуг. Потужні фільтри: тип документа, період, групи, проєкти, компанії, клієнти — можна подивитись «виручку за кошторисами по проєкту X за квартал».
Аналітика клієнтів за рахунками — статистика кожного клієнта: скільки виставлено, скільки сплачено.
Аналітика товарів за рахунками — що і скільки ви продаєте. Зверніть увагу: це аналітика продажів за документами, а не складський облік — залишків і собівартості тут немає.
Вибіркова аналітика — конструктор власних звітів: ви задаєте період і фільтри, обираєте групування — і отримуєте готовий PDF.
Журнал дій — хто з користувачів що створив, змінив чи видалив. Незамінний для командної роботи.
Експорт даних — вивантаження документів у файл: таблиця Excel або текстовий архів «для AI».
Дебіторська заборгованість — документи, за якими роботу зроблено, а грошей ще немає. Докладніше — у статті Звіт по дебіторській заборгованості.

Вибіркова аналітика: власний звіт замість готового екрана

Перші три розділи показують цифри на екрані й у реальному часі — змінили фільтр, дані одразу перерахувались. Вибіркова аналітика робить інше: з ваших фільтрів вона формує PDF-звіт, який зберігається у застосунку зі своїми підсумками, датою створення і власним посиланням. Ви обираєте період, компанію, клієнтів, товари, статуси й валюту, вказуєте групування — за клієнтами або за товарами — і застосунок будує документ, який не соромно надіслати бухгалтеру чи замовнику.

Покроково — у статті Вибіркова аналітика: як побудувати власний звіт.

Публічне посилання на звіт

Готовий звіт вибіркової аналітики можна не пересилати файлом, а поділитися посиланням: на сторінці звіту натисніть «Поширити» — застосунок створить посилання, скопіює його або надішле в месенджер. Той, хто відкриє посилання, побачить той самий PDF без реєстрації і входу — і зможе його завантажити чи роздрукувати. Це зручно для бухгалтера, партнера чи інвестора, у яких немає доступу до вашого робочого простору.

Два моменти, про які варто пам'ятати:

посилання на звіт не захищене паролем чи кодом на пошту — будь-хто, кому його переслали, побачить ваші суми;
окремої кнопки «відкликати посилання» немає, і терміну дії воно теж не має. Якщо доступ треба закрити — видаліть звіт зі списку у «Вибірковій аналітиці»: після цього посилання перестане працювати.

Експорт даних

Розділ Експорт даних вивантажує ваші документи у файл. Спочатку ви відбираєте, що саме вивантажувати: компанія, тип документа (рахунок, акт, видаткова), період, товари, клієнти, статуси, валюти. Потім натискаєте «Експортувати» — у вікні експорту видно, скільки документів потрапить у вивантаження, і є вибір формату:

Excel (.xlsx) — звичайна таблиця для бухгалтерії чи власних розрахунків.
AI-формат (.zip) — архів із текстовими файлами замість таблиці. Кожен документ (або група документів) описується звичайним текстом за шаблоном, який ви можете підлаштувати: є готові пресети, набір змінних, які вставляються кліком, і групування за днем, тижнем, місяцем чи кварталом. Такий архів зручно завантажити в ChatGPT або інший AI-асистент і питати про свої продажі звичайною мовою — бо текст модель «розуміє» краще, ніж таблицю.

Обмеження й нюанси

Аналітика — тарифна фіча. «Загальна аналітика», «Аналітика клієнтів за рахунками», «Аналітика товарів за рахунками» і «Дебіторська заборгованість» відкриваються залежно від тарифного плану: плитки в розділі видно завжди, але при спробі відкрити застосунок покаже сторінку з пропозицією змінити тариф. Те саме стосується експорту в AI-форматі — сам вибір формату буде неактивним. Журнал дій, вибіркова аналітика та експорт в Excel окремої тарифної опції не потребують. Про плани й ліміти — у статті Тарифний план і ліміти.

Уся аналітика будується за документами застосунку, а не за банківськими рухами. Якщо рахунок оплачено, але статус не оновився, у звітах ця сума теж не з'явиться — див. Статуси документів і Чому статус документа змінився сам.

Суми показуються окремо за кожною валютою і не зводяться в одну цифру: застосунок не перераховує різні валюти за курсом заради спільного підсумку.

Готові звіти вибіркової аналітики — це знімки на момент створення. Якщо документи згодом змінились, старий звіт цього не покаже: побудуйте новий.

Часті питання

Чому в аналітиці менша сума, ніж я очікую? Перевірте фільтри: період, компанію, статуси документів і валюту. Найчастіше «зникають» документи іншої компанії-профілю або чернетки.

Я бачу плитку розділу, але всередині — пропозиція змінити тариф. Це і є тарифне обмеження: плитки показуються всім, а вміст відкривається за планом.

Як віддати дані бухгалтеру? Три варіанти: експорт в Excel, готовий PDF-звіт із вибіркової аналітики або публічне посилання на цей звіт.

Дивіться також

Вибіркова аналітика: як побудувати власний звіт
Звіт по дебіторській заборгованості
Платежі: вхідні, вихідні та контроль оплат
Головна сторінка — блок «Увага до оплат» для щоденного контролю
Рекомендації
Тарифний план і ліміти