Робочий простір: що це, аліас і кілька просторів

Робочий простір — це «коробка», у якій живуть усі ваші дані в OneB Invoice: документи, клієнти, товари, проєкти, налаштування й запрошені колеги. Один робочий простір — це одна компанія (або одна група ФОП), одна підписка й одна спільна база. Дані одного простору принципово не видно з іншого — навіть якщо ви заходите в обидва під тим самим акаунтом OneB.

Де це в застосунку: назва простору й перемикач між просторами — у верхньому рядку застосунку; зведення про простір — Управління → Налаштування → Загальні налаштування.

Що входить у робочий простір

Усе, що ви створюєте в застосунку, належить конкретному простору:

документи всіх типів — рахунки, кошториси, договори, акти, видаткові, заяви, закупки;
довідники — клієнти, товари та послуги, прайс-листи, категорії, групи;
компанії-профілі, від імені яких виставляються документи;
налаштування — формати дат і чисел, валюти, способи оплати, шаблони, значення за замовчуванням;
користувачі та їхні ролі;
підписка й тарифні ліміти.

Пошук, фільтри, аналітика й звіти теж працюють тільки в межах поточного простору. Тому не існує «загального» списку документів по всіх ваших просторах одразу.

Аліас: коротке ім'я простору в адресі

Крім назви, у кожного простору є аліас — коротке латинське ім'я, яке видно в адресному рядку браузера відразу після адреси застосунку. Наприклад, якщо ваш простір називається «Смарт Сервіс», його аліасом може бути smart-service.

Аліас — не просто прикраса. Він входить в адресу посилань, які ви надсилаєте назовні:

посилання на документ, яке клієнт відкриває в браузері;
посилання на підписання документа стороною;
адреса кабінету клієнта, за якою ваші клієнти заходять по свої документи;
посилання, що застосунок сам вставляє в листи й повідомлення клієнтам.

Головне, що з цього випливає: змінювати аліас без потреби не варто. Після зміни аліасу вважайте всі раніше надіслані посилання застарілими — клієнт, який зберіг стару адресу, за нею вже не потрапить, куди треба. Особливо це стосується кабінету клієнта: він шукається саме за аліасом, і за старою адресою просто нічого не відкриється.

Якщо аліас усе ж довелося змінити — перевідкрийте потрібні документи й надішліть клієнтам посилання заново. Як це зробити — у статті Надсилання документа клієнту: email, посилання, QR, а про сам механізм публічного посилання — Публічне посилання на документ: як працює і як захистити.

Де змінюються назва та аліас

Назва й аліас робочого простору задаються не в самому Invoice, а у вашому обліковому записі OneB. Invoice підтягує їх звідти щоразу, коли ви заходите в застосунок.

Щоб їх подивитись або змінити:

Відкрийте Управління → Налаштування → Загальні налаштування — там є картка робочого простору з його логотипом і назвою.
Натисніть Детальніше — відкриється сторінка простору в обліковому записі OneB, де назву й аліас можна відредагувати.
Поверніться в Invoice і зайдіть у застосунок наново, щоб нова назва підтяглася.

На тій самій сторінці «Загальні налаштування» видно картку вашого користувача та картку поточного тарифу.

Кілька просторів чи кілька компаній в одному просторі

Це найчастіша плутанина, тому розведімо явно. Є два різні інструменти:

Кілька компаній-профілів в одному просторі. Кожен ФОП чи юрособа — окремий профіль зі своїми реквізитами, логотипом, підписом, форматом нумерації та способами оплати. При створенні документа ви обираєте, від кого він виставляється. При цьому клієнти, товари, прайси, проєкти, користувачі, аналітика й налаштування — спільні. Це те, що потрібно у переважній більшості випадків: бухгалтеру, який веде кілька ФОП, або підприємцю з двома юрособами. Докладніше — Кілька ФОП чи компаній в одному акаунті і Профіль компанії.

Кілька окремих робочих просторів. Це повна ізоляція: різні клієнти, різні товари, різні документи, різні користувачі, різні налаштування й окрема підписка на кожен простір. Обирайте цей шлях лише тоді, коли дані справді не повинні перетинатися — наприклад, це два не пов'язані між собою бізнеси, або ви обслуговуєте клієнта, у якого має бути власний акаунт і власна оплата.

Коротке правило: якщо вам потрібні спільні клієнти, товари й загальна аналітика — це один простір і кілька компаній-профілів. Якщо потрібна повна ізоляція — це різні простори.

Як перемкнутися між просторами

Назва поточного простору показана у верхньому рядку застосунку. Поруч є блок перемикання з пунктом «Керувати робочими просторами» — він веде у ваш обліковий запис OneB, де перелічені всі простори, до яких ви маєте доступ, і звідки можна зайти в потрібний. Там само видно інші застосунки OneB, доступні вашому акаунту.

Докладніше про вхід і перемикання — Вхід у застосунок, зміна пошти й перемикання просторів.

Хто має доступ до простору

Доступ до простору мають лише ті користувачі, яких у нього запросили. Запрошення й ролі налаштовуються в розділі Управління → Налаштування → Користувачі; ролі й права керуються на боці облікового запису OneB. Один і той самий колега може мати різні ролі в різних просторах. Подробиці — Користувачі й ролі робочого простору.

Окремо від співробітників існує кабінет клієнта — це вхід не для вашої команди, а для ваших контрагентів: вони бачать тільки свої документи й не мають доступу до простору як такого.

Обмеження й нюанси

Підписка й тарифні ліміти належать робочому простору, а не вашому акаунту OneB. Другий робочий простір — це окремий тариф і окрема оплата. Скільки компаній-профілів можна створити всередині простору — теж залежить від тарифу: Тарифний план і ліміти.
Назву та аліас простору змінюють в обліковому записі OneB, а не всередині Invoice. У самому застосунку цих полів для редагування немає.
Зміна аліасу знецінює раніше надіслані посилання. Плануйте її як разову дію й одразу перевідправляйте клієнтам актуальні посилання.
Перенести документи, клієнтів чи товари з одного робочого простору в інший засобами застосунку не можна. Частину даних можна перевести вручну через імпорт клієнтів і позицій, але документи не переносяться.
Видалити робочий простір із самого Invoice неможливо — це робиться в обліковому записі OneB.
Ранні (експериментальні) функції вмикаються окремо в кожному просторі: увімкнена функція в одному просторі не з'явиться в іншому. Див. Експериментальні функції.

Часті питання

Я створив другий простір — чому там немає моїх клієнтів і товарів? Бо це окремий простір: його дані ні з чим не перетинаються. Якщо ви хотіли просто виставляти документи від другого ФОП — вам потрібен не другий простір, а другий профіль компанії в наявному просторі.

Чи можна вести два ФОП в одному просторі? Так, і це рекомендований варіант. Кожен ФОП — окремий профіль у «Моїх компаніях», а для роздільного обліку зручно завести групи документів. Покроково — у статті Кілька ФОП чи компаній в одному акаунті.

Чи можна змінити аліас на гарніший? Технічно так, в обліковому записі OneB. Але після цього всі раніше надіслані клієнтам посилання треба вважати недійсними і надіслати заново. Якщо ви вже активно розсилаєте документи — краще залишити як є.

Чому клієнт пише, що посилання на кабінет не відкривається? Найчастіша причина — аліас простору змінили після того, як посилання було надіслано. Надішліть клієнту запрошення в кабінет ще раз.

Скільки робочих просторів можна мати? Кількість не обмежена з боку Invoice, але кожен простір оплачується окремо як самостійна підписка.

Я не бачу деяких розділів меню — це через простір? Не обов'язково. Розділ може бути прихований трьома різними причинами: не дозволяє тариф, не увімкнена рання функція, або у вас немає відповідного права. Перевірте Тарифний план і ліміти, Експериментальні функції та Користувачі й ролі.