Кілька ФОП чи компаній в одному акаунті

Ведете два ФОП? Чи ви бухгалтер, який обслуговує кількох підприємців? Все це можна робити в одному робочому просторі OneB Invoice — без перемикання між акаунтами. Ось як усе організувати, щоб документи і звіти не змішувались — і в якому випадку одного простору все-таки замало.

Де це в застосунку: Управління → Налаштування → Мої компанії

Спершу розберіться: кілька компаній чи кілька просторів

Це два різні рішення, і плутанина між ними — найчастіша помилка.

Кілька компаній (профілів) в одному робочому просторі. Одна підписка, спільні клієнти, товари, налаштування й аналітика. Ви просто обираєте у полі «Від кого», від якого ФОП виставляється документ. Це те, що описано далі в цій статті, і це підходить у більшості випадків.
Кілька робочих просторів. Повністю окремі «шухляди»: свої клієнти, свої товари, своя аналітика, свої налаштування — і своя окрема підписка з окремими лімітами. Потрібно, якщо бізнеси не мають нічого спільного, якщо в них різні команди, або якщо вам не вистачає лімітів одного простору. Докладніше — Робочий простір: що це, аліас і кілька просторів.

Коротке правило: спільна база клієнтів і спільна аналітика — один простір із кількома компаніями. Потрібні окремі ліміти або повна ізоляція — окремий простір.

Крок 1. Кожен ФОП — окремий профіль компанії

Додайте кожен ФОП чи юрособу в Управління → Налаштування → Мої компанії зі своїми реквізитами, логотипом і підписом. Створюючи документ, у полі «Від кого» просто обирайте потрібну компанію. Докладніше — у статті Профіль компанії.

У кожної компанії будуть власні:

формат нумерації документів і власні лічильники номерів — Нумерація документів;
способи оплати — банківські реквізити й онлайн-оплати створюються під конкретну компанію (Способи оплати);
логотип, підпис і брендування публічної сторінки документа;
значення за замовчуванням: податок, шаблон документа, умови оплати.

А от ліміти тарифу власними не будуть — про це нижче.

Крок 2. Групи документів для розділення обліку

Створіть групу документів із назвою кожного ФОП (розділ Управління → Групи) і обирайте її при створенні документа. Тоді:

списки документів фільтруються за групою одним кліком;
аналітику можна дивитись окремо по кожній групі — і загальну по всіх;
звіт по групі можна зберегти й повертатися до нього.

Докладніше про групи — у статті Групи документів.

Що врахувати

Підписка й ліміти належать робочому простору, а не компанії. Це головне, що варто зрозуміти заздалегідь: скільки б компаній-профілів ви не додали, всі вони ділять спільну квоту одного тарифу. Спільний місячний ліміт рахунків і договорів, спільний ліміт клієнтів і товарів, спільний ліміт користувачів. Другий ФОП, доданий профілем, не дає другого набору лімітів.
Окремий ліміт можна отримати лише окремим робочим простором — і це окрема оплата. Якщо один із бізнесів «зʼїдає» місячну норму документів, вихід не в тому, щоб додати ще один профіль, а в тому, щоб завести для нього окремий робочий простір із власною підпискою.
Ліміт кількості компаній — постійний, не місячний. Він не оновлюється першого числа: це максимальна кількість профілів, які існують одночасно. Видалили компанію — місце звільнилося. Поточне використання видно в Налаштування → Тарифний план, у блоці постійних обмежень. Див. Тарифний план і ліміти.
Аналітика показує зрізи за компаніями і групами, але перекази між вашими ж ФОП вона не «схлопує» — це просто окремі документи кожної компанії.
Якщо потрібна командна робота (наприклад, помічник веде один із ФОП) — запросіть користувача у робочий простір. Права призначаються на весь простір, а не на окрему компанію: обмежити колегу «тільки цим ФОП» не вийде.

Часті питання

У мене два ФОП. Це два тарифи? Ні, якщо вони в одному робочому просторі — тариф один, і ліміти в них спільні. Два тарифи будуть тільки якщо ви заведете два робочі простори.

Місячний ліміт рахунків рахується на кожну компанію? Ні. Ліміт рахунків, договорів, клієнтів і товарів рахується на весь робочий простір. Усі компанії всередині нього витрачають одну спільну квоту.

Вичерпав ліміт рахунків на одному ФОП — чи можу виставити рахунок від другого? Ні, ліміт спільний: щойно він вичерпаний, створення документів блокується для всіх компаній простору. Варіанти — підняти тариф або винести другий бізнес в окремий робочий простір.

Клієнти й товари теж спільні? Так. Довідники клієнтів, товарів і категорій живуть на рівні робочого простору, а не компанії. Якщо потрібні дві незалежні бази — потрібні два простори.

Як не переплутати, від кого виставляю документ? Задайте у Налаштування → Значення за замовчуванням, який профіль підставляти в новий документ — конкретну компанію, першу у списку або з попереднього рахунка.

Коротко

Кожен ФОП — окремий профіль у «Моїх компаніях»: свої реквізити, нумерація, підпис і способи оплати.
Кожному ФОП — своя група документів для фільтрів і звітів.
Ліміти тарифу спільні на весь робочий простір. Потрібні окремі ліміти чи повна ізоляція — заводьте окремий робочий простір з окремою підпискою.