Кабінет клієнта: що це, як увімкнути та як ним користуватися

Кабінет клієнта — це окремий розділ, де ваші клієнти самостійно бачать усі свої документи (рахунки, акти, договори, заяви), підписують їх, оплачують і подають заявки — без дзвінків і пересилання файлів. Клієнт входить за посиланням без пароля: на його пошту приходить одноразовий лінк для входу.

Як увімкнути кабінет

Відкрийте Налаштування → Кабінет клієнта й увімкніть перемикач. Тут же можна налаштувати вигляд кабінету:

Назва кабінету — показується в кабінеті та на сторінці входу (наприклад, «Кабінет батьків»). Якщо залишити порожньою, використовується назва компанії.
Опис на сторінці входу — підказка для клієнтів, наприклад, яку саме пошту вводити.
Інформер на головній — оголошення, яке бачитимуть усі клієнти на головній кабінету (наприклад: «Нові рахунки доступні — перейдіть до оплати»). Порожнє поле — банера немає.
Стиль — акцентний колір кабінету.
Посилання для клієнтів — скопіюйте його й розмістіть на сайті, у розсилці чи месенджері.

Як клієнт входить у кабінет

Клієнт відкриває посилання кабінету й вводить свою електронну пошту.
На пошту приходить лист із кнопкою входу (посилання одноразове, діє 15 хвилин).
Після входу сесія зберігається в браузері — повторно вводити пошту щоразу не потрібно.

Важливо: доступ визначається поштою з картки клієнта (поле «Email»). Клієнт бачить документи всіх своїх записів із цією поштою. Якщо у клієнта в картці немає пошти — кабінет для нього недоступний, але звичайні посилання на документи працюють як і раніше. Щойно ви додасте пошту в картку, всі раніше видані документи автоматично з'являться в його кабінеті.

Що бачить клієнт

Головна — оголошення компанії (інформер), сума до сплати, кількість документів, що очікують підпису, та останні документи.

Всі документи — список рахунків, актів, договорів і заяв із фільтрами за типом і проєктом, у вигляді карток або таблиці. Вкладка «Потребують дії» показує лише те, що чекає на підпис або оплату.

Клік по документу відкриває його перегляд прямо в кабінеті — з можливістю підписати (Дія.Підпис / КЕП), оплатити онлайн, завантажити PDF чи роздрукувати.

Проєкти — документи, згруповані за проєктами клієнта.

Мій профіль — пошта, з якою клієнт увійшов, і список його записів у вашій компанії.

Подання заявок клієнтом

Якщо у шаблоні заяви ввімкнено опцію «Доступний у кабінеті» (Налаштування → Мої шаблони → шаблон заяви → Кабінет клієнта), клієнти зможуть самостійно створювати заяви кнопкою «Створити документ» у кабінеті: обрати шаблон, за потреби — проєкт і дані зі сховища, а далі заповнити й підписати заяву як звичайний документ.

У налаштуваннях шаблону для кабінету можна задати, як створюється заявка: до якого проєкту прив'язується, від якої вашої компанії виставляється, назву документа і строк його дії.

Часті питання

Чи бачить клієнт чужі документи? Ні. Клієнт бачить лише документи, оформлені на його записи (за поштою), і лише ті, якими ви поділилися.

Що як у клієнта кілька записів (наприклад, кілька дітей у школі)? Якщо в записах одна й та сама пошта — всі документи зібрані в одному кабінеті.

Як тимчасово закрити кабінет? Вимкніть перемикач у Налаштування → Кабінет клієнта — сторінка входу одразу стане недоступною для клієнтів.