Що відбувається з даними при видаленні

У OneB Invoice видалення працює по-різному для різних записів: щось лягає в кошик і повертається одним натисканням, а щось зникає назавжди. Ця стаття дає ширшу картину — що саме зникає, що залишається і як видалення впливає на ліміти вашого тарифу. Як користуватися самим кошиком — у статті Кошик: як повернути видалене.

Стаття написана з погляду вас — власника або співробітника робочого простору.

Де це в застосунку: кнопка «Видалити» в картці або в списку відповідного запису; повернути видалене — Налаштування → Видалені об'єкти

Два різні механізми

У кошик потрапляють лише довідники: клієнти, товари та послуги, категорії товарів і ваші компанії-профілі. Вони зникають зі списків, але фізично залишаються — і повертаються кнопкою «Відновити».

Назавжди видаляється все інше: документи будь-якого типу, проєкти, способи оплати, платежі, налаштування. Для них кошика немає, і підтримка теж нічим не допоможе — запису просто більше не існує.

Єдиний запобіжник — вікно підтвердження перед видаленням. Якщо ви натиснули «Так» на документі, шляху назад немає.

Що зникає разом із документом

Документ — це не один рядок, а «пакет» повʼязаних даних. При видаленні зникає весь пакет:

позиції документа — товари, послуги, текстові рядки, ціни, кількості, знижки;
історія статусів — коли документ став надісланим, оплаченим, скасованим;
підписи — усі накладені електронні підписи й записи про підписання, зокрема від контрагента;
історія версій — усі збережені редакції документа й можливість відкотитися до попередньої;
звʼязок із оплатами й проєктом — сам документ перестає враховуватися в прогресі проєкту.

Це стосується всіх типів: рахунків, кошторисів, актів, видаткових, закупівель, договорів, заяв, а також додатків до договорів.

Що НЕ зникає: дані всередині інших документів

Найчастіше питання звучить так: «Я видалю клієнта — що буде з його рахунками?» Відповідь: нічого. Документи не видаляються разом із клієнтом, товаром чи компанією і читаються повністю.

Так відбувається тому, що кожен документ у момент виставлення зберігає власну копію ключових даних: назву й реквізити клієнта, назву й реквізити вашої компанії, найменування позицій, їхні ціни та кількості. Ці дані вже «вшиті» в документ і не залежать від того, чи існує зараз відповідна картка в довіднику.

Що справді змінюється: видалений клієнт зникає зі списків і фільтрів, його не можна обрати в новому документі, а картка клієнта з історією документів не відкривається. Після відновлення з кошика все повертається на місце.

Ліміти: коли квота повертається

Тарифні ліміти рахують, скільки записів ви створили. При видаленні квота повертається — тобто звільняється місце:

клієнти;
товари та послуги;
компанії-профілі;
проєкти;
рахунки;
договори.

Важливий виняток: для заяв квота не повертається. Створення заяви витрачає ту саму квоту, що й договір, а от видалення заяви її не звільняє. Тому не варто «тренуватися» на заявах: кожна створена заява залишиться в місячному ліміті договорів, навіть якщо ви одразу її видалите.

Для довідників квота звільняється одразу при видаленні, ще до того, як запис пішов із кошика: кошик не «зʼїдає» вашу квоту. А от відновлення з кошика знову займає місце й може не пройти, якщо ліміт уже вичерпано.

Категорії товарів у ліміти не входять узагалі.

Докладніше про самі ліміти — Тарифний план і ліміти.

Обмеження й нюанси

Документи в кошик не потрапляють — видалення рахунку, кошторису, договору, акта, накладної, закупівлі чи заяви є остаточним і незворотним, разом із позиціями, статусами, підписами і всіма версіями. Видалити документ можна в будь-якому статусі, зокрема вже підписаний.

Видалення компанії-профілю безповоротно видаляє її способи оплати — банківські реквізити, SWIFT, SEPA, підключені платіжні системи. Відновлення компанії з кошика їх не повертає: реквізити доведеться додати заново.

Видалення клієнта також знімає налаштування захисту публічних посилань, виданих цьому клієнту, і вони не повертаються при відновленні.

Категорію не можна видалити, поки в ній є підкатегорії — спершу приберіть або перенесіть їх.

Кнопка «Видалити» видима не всім: для документів потрібне право видаляти відповідний тип, для клієнтів і товарів — право керувати ними, для компаній-профілів і категорій — право змінювати налаштування. Докладніше — Користувачі й ролі робочого простору.

Часті питання

Чи можна відновити видалений рахунок? Ні. Документи видаляються назавжди. Створіть документ заново — номер можна вписати вручну, щоб зберегти нумерацію.

Я видалив договір — його додатки теж зникли? Додатки живуть усередині свого договору, окремо від загального списку документів. Видаляючи договір, розраховуйте, що доступ до його додатків ви втрачаєте.

Видалив клієнта — рахунки зникли зі списку? Ні. Вони на місці, з назвою й реквізитами клієнта всередині.

Видалив заяву — чому не звільнилося місце в ліміті? Так працює зараз: заява витрачає квоту договорів при створенні, але не повертає її при видаленні.

Видалив свою компанію і відновив — де реквізити? Способи оплати видаляються остаточно. Додайте їх заново в картці компанії.

Чи видалить підтримка документ «назовсім», якщо я передумав? Такої дії не існує в жодному напрямку: ні відновити видалений документ, ні «дочистити» щось із кошика підтримка не може.