Кабінет клієнта: що це і як увімкнути

Кабінет клієнта (у налаштуваннях застосунку розділ називається Client Hub) — це окрема сторінка вашої компанії, куди ваш клієнт заходить за власною поштою і бачить усі свої документи: рахунки до оплати, акти, договори, заяви. Клієнту не потрібен акаунт в OneB Invoice — достатньо доступу до пошти. Кабінет вимкнений за замовчуванням: поки ви його не увімкнете, сторінка входу просто не працює.

Де це в застосунку: Налаштування → Client Hub

Навіщо кабінет, якщо є посилання на документ

Публічне посилання показує один документ — його зручно надіслати разово. Кабінет натомість збирає всі документи клієнта в одному місці й тримає їх там постійно: клієнт заходить сам, коли йому треба, бачить, скільки він винен, що чекає підпису, і може завантажити старий акт, не пишучи вам у месенджер.

Кабінет особливо виручає, коли з тим самим клієнтом ви працюєте регулярно — школи й гуртки, абонплата, обслуговування, серії робіт за проєктами.

Як увімкнути

Відкрийте Налаштування → Client Hub.
Увімкніть перемикач «Кабінет увімкнено» — після цього зʼявляться решта налаштувань.
Заповніть вкладку «Загальні» (назва, опис, інформер, стиль — див. нижче).
Натисніть «Зберегти».
Скопіюйте «Посилання для клієнтів» кнопкою «Скопіювати» і розмістіть його там, де клієнти його знайдуть: у підписі листа, на сайті, у групі, в договорі.

Посилання має вигляд /p/ + аліас вашого робочого простору — воно одне на весь робочий простір і не змінюється. Докладніше про аліас — Робочий простір: що це, аліас і кілька просторів. Як саме клієнт заходить за цим посиланням — Вхід клієнта в кабінет: посилання, код і Telegram.

Ідентичність клієнта — це його e-mail

Кабінет не має ні логінів, ні паролів. Клієнта впізнають виключно за поштою: він вводить e-mail, отримує лист і заходить.

Щоб клієнт потрапив у кабінет, у його картці в розділі Клієнти має бути заповнене поле E-mail — і саме та адреса, яку він введе на вході. Клієнт без пошти в кабінет не потрапить ніколи, скільки б документів ви йому не виставили.

Два практичні наслідки:

Один e-mail = один кабінет, навіть якщо записів кілька. Якщо в одного клієнта в базі є кілька карток з тією самою поштою (класика — двоє дітей у школі, кожна дитина окремим клієнтом), він побачить документи всіх цих карток в одному кабінеті. Список записів видно в його розділі «Мій профіль».
Змінили пошту в картці — змінився доступ. Стара адреса перестане відкривати кабінет, нова почне.

Про заповнення карток — Клієнти: додавання, імпорт, обʼєднання дублікатів і Картка клієнта.

Що клієнт бачить у кабінеті

Клієнт бачить лише свої документи у вашому робочому просторі, і лише за однією з трьох умов:

він клієнт документа, і документ опубліковано (тобто у нього ввімкнене публічне посилання);
він сторона документа (наприклад, друга сторона договору) і для нього видане персональне посилання;
документ уже підписано — тоді він видно клієнту навіть без публікації, бо юридично стосується його.

Чернетки, які ви ще не публікували, у кабінет не потрапляють. Внутрішніх даних — собівартості, ваших нотаток, інших клієнтів, аналітики, платежів по компанії — клієнт не бачить у принципі: у кабінету свій, окремий від робочого простору вхід.

Про проєкти. У кабінеті є розділ «Проєкти», і він працює — але це не ваша картка проєкту. Клієнт бачить лише назву проєкту й кількість своїх документів у ньому; натиснувши на картку, він потрапляє у список документів, відфільтрований за цим проєктом. Бюджет, години, ставки, внутрішні показники проєкту в кабінет не передаються. У списку документів картка самого проєкту як документ теж не показується.

Детально про кожен екран очима клієнта — Кабінет очима клієнта: головна, документи, деталі, профіль.

Налаштування вигляду

На вкладці «Загальні» ви керуєте тим, як кабінет виглядає для клієнта:

Назва кабінету — те, що клієнт бачить на сторінці входу і в темі листа для входу. Порожнє поле = назва компанії. Приклад із підказки: «Кабінет батьків».
Опис на сторінці входу — короткий текст під заголовком. Тут корисно пояснити, яку саме пошту вводити: «Введіть пошту, на яку оформлені документи».
Інформер на головній — банер-оголошення, який побачать усі клієнти на головній кабінету. Порожнє поле = банера немає. Зручно для тимчасових оголошень («Нові рахунки доступні — перейдіть до оплати»).
Стиль — акцентний колір кабінету, шість готових варіантів.
Посилання для клієнтів — з кнопкою «Скопіювати».

Вкладка «Telegram» — окремо: там підключається бот вашої компанії, через якого клієнт зможе відкривати кабінет прямо в Telegram і отримувати повідомлення про нові документи. Про це — Кабінет у Telegram Mini App.

Окремо вмикається можливість клієнта самому подати заявку з кабінету — це налаштовується не тут, а у ваших шаблонах заяв: Клієнт подає заявку з кабінету.

Обмеження й нюанси

Кабінет вмикається на весь робочий простір одразу — окремо «для цього клієнта увімкнути, для того ні» не можна. Керує видимістю не кабінет, а публікація документів: не опублікований документ клієнт не побачить.

Увімкнути кабінет і змінити його налаштування може лише користувач із правами адміністратора робочого простору. Якщо розділу «Client Hub» у Налаштуваннях немає або зміни не зберігаються — справа в ролі, ролі задаються в обліковому записі OneB. Див. Користувачі й ролі робочого простору.

Розділ позначено міткою «Попередній доступ» з приміткою «Інструмент у розробці — можливі зміни в роботі та вигляді». Це попередження про те, що вигляд і поведінка ще змінюватимуться, а не окремий вмикач: у розділі «Експериментальні функції» кабінет вмикати не треба, він доступний одразу.

Клієнт без заповненого e-mail у картці в кабінет не потрапить. Якщо клієнт скаржиться «мені не приходить лист» — перша перевірка завжди та сама: чи є ця адреса в його картці і чи не зроблено там опечатку.

Кабінет ніяк не змінює правил доступу до самих документів: те, що клієнт відкриває всередині кабінету, — це та сама публічна сторінка документа, що й за звичайним посиланням, з тим самим захистом. Див. Публічне посилання на документ: як працює і як захистити.

Що відбувається автоматично

Щойно ви публікуєте документ клієнту (надсилаєте листом або вмикаєте посилання), він одразу зʼявляється в кабінеті цього клієнта — окремо «додавати в кабінет» нічого не треба.
Підписаний документ лишається в кабінеті назавжди, навіть якщо ви вимкнете публічне посилання.
Сума «До сплати» на головній кабінету перераховується сама, щойно ви позначаєте рахунок оплаченим.
Якщо ви вимкнете кабінет, сторінка входу почне показувати «Кабінет наразі недоступний», а активні сесії клієнтів перестануть відкривати ваші дані.

Часті питання

Клієнт каже, що не бачить своїх документів. Чому? Найчастіше — документи не опубліковані (клієнт бачить лише опубліковані або підписані) або він заходить під іншою поштою, ніж записана в його картці.

Чи можна дати клієнту доступ без пошти — за телефоном? Ні. Вхід у кабінет побудований лише на пошті.

Чи бачить клієнт інших клієнтів або суми по компанії? Ні. Кабінет показує тільки документи, привʼязані до карток із його поштою.

Чи можна змінити адресу кабінету? Адреса кабінету складається з аліаса робочого простору, тож змінюється разом з ним.

Клієнт працює з двома нашими компаніями (профілями). Скільки в нього кабінетів? Один на робочий простір. Якщо ваші компанії — це профілі в одному просторі, документи всіх профілів зберуться в одному кабінеті клієнта.

Чи можна вимкнути кабінет назад? Так, тим самим перемикачем. Налаштування при цьому зберігаються.