Публічний звіт для бухгалтера чи партнера

Побудований у застосунку аналітичний звіт можна не пересилати файлом, а віддати посиланням: одержувач відкриє його у браузері, перегляне, завантажить або роздрукує. Це зручно для бухгалтера, партнера чи інвестора, у яких немає доступу до вашого робочого простору. Посилання відкрите — жодного пароля чи входу воно не питає, тож ставитися до нього треба як до самого файлу зі звітом.

Де це в застосунку: Аналітика → Звітність по клієнтах і позиціях → відкрити звіт → кнопка «Поширити». Сама сторінка звіту відкривається вже у браузері одержувача.

Звідки береться звіт

Публічне посилання видається не на «аналітику взагалі», а на конкретний збережений звіт. Спочатку його треба побудувати:

1. Відкрийте Аналітика → Звітність по клієнтах і позиціях і натисніть «Новий звіт».
2. У конструкторі задайте назву звіту та період.
3. Виберіть фільтри: компанія, клієнти, товари, статуси документів, валюта.
4. Оберіть групування — «За клієнтами» або «За товарами».
5. Натисніть «Створити» — застосунок сформує PDF і відкриє його на сторінці перегляду.

Далі на цій сторінці є три кнопки: «Поширити», «Завантажити», «Друк». «Поширити» відкриває вікно з готовим посиланням: його можна скопіювати кнопкою «Копіювати посилання», надіслати в месенджер чи соцмережу або одразу відкрити в новій вкладці, щоб перевірити, як це виглядає збоку. Копіюється коротке посилання — воно акуратно виглядає в листі.

Усі раніше побудовані звіти зберігаються у списку Аналітика → Звітність по клієнтах і позиціях, звідки їх можна відкрити, надрукувати, завантажити або видалити. Як саме будується звіт — у статті Вибіркова аналітика: як побудувати власний звіт. Про решту розділів аналітики — у статті Аналітика: сім розділів.

Що бачить одержувач

Сторінка максимально проста: угорі — іконка застосунку і дві кнопки, «Завантажити» і «Друк», а нижче — сам звіт у вбудованому переглядачі PDF. На телефоні кнопка «Друк» просто завантажує файл, бо друкувати з мобільного переглядача незручно.

У самому PDF одержувач бачить назву звіту, період, обрані фільтри, таблицю з розбивкою за клієнтами або товарами та підсумки за кожною валютою.

Чого на цій сторінці немає: вашого логотипа й фірмових кольорів, назви робочого простору, будь-яких кнопок дій, переходу у ваші документи. Одержувач не може нічого змінити, прокоментувати чи «провалитись» у сам рахунок — це сторінка тільки для читання.

Якщо посилання невірне або звіт більше не існує, замість звіту буде заглушка «Недійсне посилання» — як і в інших публічних сторінок застосунку (Що означають сторінки помилок).

Термін дії та відкликання

Тут коротко і чесно: терміну дії у посилання на звіт немає, і окремої кнопки «відкликати посилання» теж немає. Один раз поширений звіт відкривається за своєю адресою скільки завгодно довго, і адреса ця не змінюється — скільки б разів ви не натискали «Поширити», ви щоразу отримуєте те саме посилання.

Єдиний спосіб закрити доступ — видалити звіт: Аналітика → Звітність по клієнтах і позиціях → меню рядка → «Видалити». Після цього посилання перестає відкриватись назавжди. Якщо звіт потрібен вам самим, спершу завантажте PDF, а вже потім видаляйте.

На звіт не поширюється захист паролем чи кодом на e-mail, який є в документів: цей механізм працює тільки для публічних сторінок документів (Публічне посилання на документ). Тому єдиний захист звіту — те, що адресу знають лише ті, кому ви її дали.

Обмеження й нюанси

Аналітика — тарифна функція. Якщо у вашому тарифі її немає, розділ показує іконку корони і пропонує змінити тариф; побудувати чи поширити звіт без неї не вийде (Тарифний план і ліміти).

Посилання на звіт нікому не показує ваш робочий простір і не дає доступу до документів, але показує суми, назви клієнтів або товарів — усе, що потрапило в таблицю. Перш ніж поширювати, звузьте фільтри до того, що одержувачу справді треба бачити.

Посилання на звіт не має терміну дії й не відкликається окремо: щоб закрити доступ, звіт треба видалити.

Звіт — це «фотографія» даних на момент побудови. Якщо після поширення ви створили нові документи чи змінили старі, у вже наданому звіті вони не зʼявляться: для актуальних цифр треба побудувати новий звіт і надіслати нове посилання.

Часті питання

Як відкликати посилання, яке я вже надіслав? Тільки видаленням звіту: Аналітика → Звітність по клієнтах і позиціях → меню рядка → «Видалити». Окремої кнопки «зробити посилання недійсним» немає.

Чи можна поставити на звіт пароль? Ні. Пароль і код на e-mail працюють для публічних сторінок документів, а не для звітів.

Одержувачу потрібен акаунт OneB? Ні. Сторінка звіту відкривається без реєстрації і без входу.

Я перебудував звіт із новими даними — старе посилання оновилось? Ні. Нова побудова — це новий звіт зі своїм посиланням. Старе посилання й далі показує стару «фотографію», доки ви не видалите той звіт.

Одержувач бачить «Недійсне посилання». Найімовірніше, звіт видалили зі списку звітів. Побудуйте звіт заново і надішліть нове посилання.

Чи побачить одержувач мій логотип і назву компанії? Сторінка звіту оформлення не має. Назва компанії буде тільки там, де вона є в самому PDF-звіті.

Дивіться також

• Вибіркова аналітика: як побудувати власний звіт — конструктор звітів крок за кроком

• Аналітика: сім розділів — де будуються звіти

• Публічне посилання на документ: як працює і як захистити — чим захист документів відрізняється від звіту

• Публічна картка компанії — ще одна публічна сторінка застосунку

• Що означають сторінки помилок — «Недійсне посилання» та інші заглушки

• Тарифний план і ліміти — аналітика як тарифна функція

• Звіт по дебіторській заборгованості — окремий звіт про борги клієнтів