Бухгалтер обслуговує кількох ФОП

Ви бухгалтер або аутсорс-компанія і ведете документообіг кількох ФОП чи юросіб. Головне питання, яке треба вирішити до того, як завести перший документ: складати всіх клієнтів в один робочий простір чи заводити кожному свій. Від цієї відповіді залежить, скільки ви платитимете, хто що бачитиме і чи доведеться потім усе переносити руками. Далі — покроково: рішення на старті, розподіл даних, доступи, перемикання й порядок у списках.

Де це в застосунку: компанії — Управління → Налаштування → Мої компанії; перемикач робочих просторів — у верхньому рядку поруч із назвою простору.

Ланцюжок рішень:

Один простір чи кілька → Компанії-профілі → Доступи колегам → Групи документів для розділення → Аналітика по кожній компанії

Крок 1. Головне рішення: один простір чи кілька

Це два різні інструменти, і плутанина між ними — найдорожча помилка.

Робочий простір — це окрема «шухляда» з власними клієнтами, товарами, налаштуваннями, користувачами і власною підпискою. Компанія-профіль — це «від кого» виставляється документ усередині простору: свої реквізити, нумерація й підпис, але всі дані спільні із сусідніми компаніями.

Ключовий факт, з якого треба виходити:

Підписка й ліміти належать робочому простору, а не компанії. Скільки б компаній-профілів ви не додали в один простір, вони ділять спільну квоту: спільний місячний ліміт рахунків і договорів, спільний ліміт клієнтів, товарів і користувачів. Другий ФОП, доданий профілем, не дає другого набору лімітів. Окрема квота = окремий робочий простір = окрема оплата.

Другий факт, не менш важливий для аутсорсу:

Права видаються на весь робочий простір, а не на окрему компанію. Обмежити помічника «тільки цим ФОП» усередині простору не вийде — він бачитиме всі компанії, усіх клієнтів і всі документи.

Звідси чіткий критерій вибору:

Один простір із кількома компаніями підходить, коли:

ФОП належать одному власнику або одній групі, і їхні дані спокійно можуть лежати поруч;
база клієнтів і довідник товарів у них спільні або сильно перетинаються;
сумарний обсяг документів вкладається в один тариф;
платить за все одна сторона;
вам зручно бачити зведену картину по всіх компаніях одразу.

Окремий простір на кожного клієнта потрібен, коли:

клієнти — чужі одне одному бізнеси, і їхні дані не мають перетинатися;
хтось один «зʼїдає» місячну норму документів — окремий простір дає окрему квоту;
кожен клієнт має платити за свою підписку сам;
у клієнта своя команда, якій треба дати доступ, не показуючи чужих даних;
клієнт колись піде і має «забрати» простір із собою.

Про самі простори — Робочий простір: що це, аліас і кілька просторів. Про механіку кількох компаній в одному просторі — Кілька ФОП чи компаній в одному акаунті.

Крок 2. Що спільне, а що окреме

Якщо ви обрали один простір, тримайте в голові цей поділ — на ньому будується весь порядок роботи.

Спільне на весь робочий простір:

клієнти (контрагенти) і їхні картки;
товари, послуги, категорії, прайс-листи;
групи документів і проєкти;
увімкнені валюти;
формати дати, часу й сум;
шаблони документів і договорів;
користувачі, ролі й доступи;
ліміти, тариф і підписка;
аналітика — вона будується по всьому простору, з фільтрами.

Своє в кожної компанії-профілю:

реквізити, які друкуються в документі;
логотип і зображення підпису;
формат номера документа й лічильники номерів — окремо для кожного типу документа;
способи оплати: банківські реквізити й онлайн-оплати створюються під конкретну компанію;
брендування публічної сторінки документа.

Створюючи документ, ви обираєте компанію в полі «Від кого» — і разом із нею підтягуються її реквізити, нумерація й способи оплати. Докладніше — Профіль компанії і Способи оплати.

Окремо про нумерацію: лічильник номерів можна налаштувати як спільний на весь простір, як власний для компанії або як власний для кожного типу документів усередині компанії. Для кількох ФОП майже завжди правильний вибір — лічильник компанії або лічильник типу документа: інакше ФОП ділитимуть одну наскрізну нумерацію. Див. Нумерація документів.

Крок 3. Доступ співробітників

Колеги додаються в робочий простір запрошенням, а ролі й дозволи задаються в акаунті OneB, а не всередині Invoice — тому список ролей ви побачите той, який налаштовано в акаунті. Власник і адміністратор мають повний доступ; решті доступ визначається набором дозволів (створювати документи, вести клієнтів, керувати налаштуваннями тощо). Докладніше — Користувачі й ролі робочого простору.

Що важливо для аутсорсу:

доступ дається до всього простору — розділити «цей помічник веде тільки ФОП Петренка» не можна;
кількість користувачів — теж ліміт тарифу, і теж на весь простір;
якщо клієнт має бачити лише свої дані — це знову аргумент за окремий простір для нього.

Крок 4. Перемикання між просторами

Якщо ви ведете кілька просторів, перемикач стоїть у верхньому рядку поруч із назвою поточного простору; там же є пункт «Керувати робочими просторами», що веде в акаунт OneB. Один вхід — усі ваші простори; окремих логінів і паролів на кожного клієнта не треба. Докладніше — Вхід у застосунок, зміна пошти й перемикання просторів.

Практична звичка: тримайте вкладки браузера з різними просторами відкритими паралельно — адреса кожного простору своя, тож переплутати важче.

Крок 5. Як не заплутатись усередині одного простору

Коли компаній у просторі кілька, порядок тримається на трьох речах.

Групи документів. Заведіть групу з назвою кожного ФОП і обирайте її під час створення документа — це найнадійніший спосіб розділити облік. Групу видно у фільтрах списків, а аналітика показує зведення окремо по кожній групі (Групи документів).

Фільтри у списках. У списку рахунків доступні пошук, період, статус, група, проєкт, валюта й клієнт — саме тому група й стає «полем ФОП». На телефоні у панелі фільтрів є ще й вибір компанії. Про фільтри й збереження вигляду списків — Пошук, фільтри й групування у списках.

Аналітика. На екранах аналітики є фільтр за компанією й за групою, а зведена таблиця показників додатково розбивається за групами документів. Так ви за хвилину отримуєте картину по конкретному ФОП і по всіх разом (Аналітика: сім розділів).

Плюс дрібниця, яка економить нерви: у Налаштування → Значення за замовчуванням задайте, який профіль підставляти в новий документ, щоб не виставити рахунок «не від того ФОП».

Обмеження й нюанси

Підписка й ліміти належать робочому простору, а не компанії-профілю. Усі компанії всередині простору витрачають одну спільну квоту рахунків, договорів, клієнтів, товарів і користувачів. Твердження «ліміт рахується на кожну компанію» — хибне.

Вичерпали ліміт — заблоковано для всіх компаній простору. Якщо місячна норма документів скінчилася, виставити рахунок від «іншого ФОП» у тому самому просторі не вийде. Виходи два: підняти тариф або винести бізнес в окремий простір (Тарифний план і ліміти).

Ліміт кількості компаній — постійний, а не місячний. Він не оновлюється першого числа: це максимум профілів, які існують одночасно. Видалили компанію — місце звільнилося.

Права діють на весь простір. Обмежити співробітника однією компанією неможливо; ролі задаються в акаунті OneB, а не в Invoice.

Клієнти, товари й категорії спільні. Дві незалежні бази контрагентів в одному просторі зробити не можна.

Формати дати й сум спільні на весь простір. Задати «для цього ФОП одні формати, для того інші» не вийде.

Увімкнені валюти спільні. Список валют належить простору, а не компанії.

Готового перенесення документів між просторами немає. Якщо потім знадобиться розділити простір на два, автоматично «переїхати» не вдасться — тому структуру краще продумати на старті.

Аналітика не «схлопує» внутрішні перекази. Документи між вашими ж ФОП вона рахує як звичайні документи кожної компанії.

Часті питання

У мене п'ять клієнтів-ФОП. Це п'ять тарифів? Ні, якщо всі вони — компанії-профілі в одному робочому просторі: тариф один і ліміти в них спільні. П'ять тарифів буде тільки якщо ви заведете п'ять окремих просторів.

Що дешевше — один простір із п'ятьма компаніями чи п'ять просторів? Один простір майже завжди дешевший, але й квота в нього одна на всіх. Рахуйте за обсягом: якщо сумарна кількість документів за місяць вкладається в ліміт одного тарифу — беріть один простір. Якщо ні — окремі простори виходять і чесніше (кожен клієнт платить за себе), і без ризику блокувань.

Чи може клієнт платити за свій простір сам? Так — це якраз перевага окремого простору: підписка належить простору, тож рахунок за неї отримує його власник.

Помічник має вести лише одного ФОП. Як обмежити? Усередині одного простору — ніяк, доступ дається до всього простору. Якщо ізоляція принципова, заводьте для цього клієнта окремий простір і запрошуйте помічника лише туди.

Як зробити, щоб у кожного ФОП була своя нумерація з першого номера? У налаштуваннях компанії оберіть лічильник рівня компанії або рівня типу документа замість спільного на весь простір, і за потреби натисніть скидання лічильників.

Клієнт пішов. Як віддати йому дані? Якщо він працював в окремому просторі — простір лишається його, ви просто виходите з нього. Якщо це була компанія-профіль у вашому просторі — окремої «видачі» немає, доведеться вивантажувати документи вручну.