Пошук, фільтри й групування у списках документів

Коли документів стає багато, головне — швидко знайти потрібний. У кожному списку OneB Invoice (рахунки, кошториси, договори, акти, видаткові, закупівлі, заяви) є однакові інструменти: пошук, фільтри, вигляд, групування і сортування. Розберемо їх на прикладі списку рахунків — в інших розділах усе працює так само.

Де це в застосунку: будь-який список документів — наприклад, Рахунки або Інші документи → Закупки

Фільтри і пошук

Над списком — рядок пошуку і панель фільтрів:

1.00

Пошук — введіть номер документа або суму.
Дата — оберіть період (початок і кінець), щоб звузити список до потрібного місяця чи кварталу.
Статуси, групи, проєкти, валюти, клієнти — випадаючі фільтри; їх можна комбінувати: наприклад, «прострочені рахунки клієнта X за червень».

На вузьких екранах і на телефоні фільтри згортаються під кнопку-лійку: відкривається панель із тими самими полями і кнопками «Очистити» та «Застосувати».

Смуга статусів

Одразу над списком — кольорова смуга підсумків: скільки документів у статусах «Нові», «Очікують», «Прострочені», «Оплачені», «Закриті» та на яку суму (окремо по кожній валюті). Смуга враховує поточні фільтри, тож це швидкий спосіб побачити картину за місяцем чи за клієнтом. Клік по смузі згортає або розгортає її, а коли ви вже відфільтрували список за конкретним статусом, смуга ховається — вона потрібна саме для загального огляду. Що означає кожен статус — у статті Статуси документів.

Вигляд, групування і сортування

Іконка ліворуч від поля пошуку відкриває налаштування вигляду списку. У панелі три групи параметрів:

1.00

Вигляд — як показувати документи:

Плитка — компактні картки, добре для швидкого перегляду;
Список — рядки з основними даними;
Таблиця — детальний табличний вигляд із колонками (номер, назва, дати, статус, сума, клієнт, компанія, кількість пов'язаних документів).

Групування — за якою ознакою об'єднати документи: Статус (типово для рахунків), Клієнт, Компанія, Проєкт, Група або Без групування. Згруповані документи згортаються у секції з лічильником у кожній; те, які секції розгорнуті, запам'ятовується.

Сортування — у якому порядку показувати документи: Без сортування, Сума (найвища або найнижча), Дата видачі (нова або стара), а для рахунків і актів ще й дата дії документа (нова або стара).

Крім цієї панелі, у табличному вигляді список можна сортувати прямо в заголовках колонок — натисніть на стрілки поряд із назвою колонки дати чи суми.

Якщо «зник» звичний вигляд списку

Найчастіша причина — випадково змінене групування чи вигляд. Відкрийте меню налаштувань списку (іконка зліва від пошуку) і поверніть звичні значення — наприклад, групування «Статус» і вигляд «Плитка».

Друга за поширеністю причина — увімкнений фільтр, про який забули: період за минулий місяць, обраний клієнт чи статус. Очистіть фільтри й перевірте ще раз.

Обмеження й нюанси

Вигляд, групування і сортування зберігаються у вашому браузері й окремо для кожного типу документів. Тому колега бачить свій вигляд списку, а на іншому комп'ютері чи в іншому браузері налаштування почнуться з типових. Скидання даних браузера теж поверне їх до початкових.

Фільтри й пошук працюють разом із обраним виглядом: спершу список звужується фільтрами, і вже відфільтровані документи групуються та сортуються.

Пункт сортування «за сумою» доступний лише там, де в документа є сума, а «за датою дії» — лише для рахунків і актів. Для решти типів цих варіантів у меню просто немає.

Список довантажується порціями під час прокручування, а не показує всі документи одразу. Якщо ви шукаєте старий документ, швидше знайти його пошуком або фільтром за періодом, ніж прокручуванням.

Часті питання

Шукаю за назвою клієнта — не знаходить. Рядок пошуку шукає за номером документа й сумою. Щоб відібрати документи одного клієнта, скористайтеся фільтром «Клієнт».

Чи можна зробити, щоб список завжди відкривався таблицею? Так — просто оберіть «Таблиця» один раз: вибір запам'ятається для цього типу документів у цьому браузері.

Створив документ, а в списку його немає. Перевірте фільтри й період. Якщо фільтри порожні, оновіть сторінку — список підвантажується порціями і не завжди оновлюється миттєво після створення документа з іншого екрана.

Чи однаково це працює в закупівлях і заявах? Так, механіка однакова в усіх списках документів сервісу; відрізняється лише набір колонок і статусів.