Проєкти: документи, файли й аналітика в одному місці

Проєкт у OneB Invoice — це «папка» для однієї роботи чи одного замовлення: усі кошториси, рахунки, акти, договори і файли лежать поруч, а аналітика показує фінансовий результат саме цього проєкту. Формат особливо зручний для агенцій, студій, будівельників і всіх, хто веде роботу «об'єктами»: скільки заробив кожен проєкт — видно одразу.

Де це в застосунку: меню зліва → Проєкти

Як створити проєкт

У меню зліва відкрийте Проєкти і натисніть «Створити проєкт».
Угорі вкажіть назву, за потреби — номер проєкту (він проставляється автоматично за вашими налаштуваннями нумерації) і дати «з / по».
У секції «Компанія та клієнт» оберіть, від якої вашої компанії ведеться проєкт і для якого клієнта. Компанію можна створити прямо тут.
У секції «Інформація» — орієнтовний бюджет, опис і прайс-лист за замовчуванням для документів проєкту.
У секції «Облік часу» — увімкніть таймшити, якщо плануєте рахувати години, і оберіть спосіб нарахування.
Натисніть «Додати проєкт».

Далі прив'язуйте документи: у формі рахунку, кошторису чи договору обирайте проєкт у полі «В рамках» — або додавайте документи прямо з картки проєкту. Наявні документи, створені без проєкту, можна підтягнути у вкладці «Додати документ». Докладніше про звʼязки документів — Звʼязки між документами: «в рамках», батьківський документ і копія.

Картка проєкту

1.00

Ліворуч — зведення проєкту: номер, назва, опис, сторони, бюджет, дати, прайс-лист, поточний статус і дії «Редагувати», «В архів», «Видалити». Під ним — згортні блоки «Загальний бюджет за рахунками» (сума за рахунками проєкту з розбивкою за статусами і перемикачем валют) та історія статусів.

Праворуч — вкладки:

Документи — усі фінансові документи проєкту з пошуком, фільтром періоду і чипами типів (рахунки, кошториси, акти, виплати, договори, довідки). Кнопка «Додати документ» створює документ одразу в проєкті.
Файли — сховище довільних файлів проєкту: ТЗ, макети, скани. Див. Файли проєкту.
Аналітика — розширений фінансовий зріз окремо за рахунками і за кошторисами проєкту.
Дані — табличні набори даних проєкту (сховище даних), які підставляються в документи.
Таблиця часу — з'являється, якщо у проєкті увімкнено облік часу: зведення по годинах і список записів.
Бюджет — з'являється, якщо увімкнено ранню функцію «Бюджет проєкту». Див. Бюджет проєкту (бета).

На телефоні замість вкладок унизу з'являється панель із чотирьох розділів: «Проєкт», «Аналітика», «Файли», «Керування».

Статуси проєкту

Статус видно бейджем у картці проєкту і на плитці у списку; там же його й змінюють — натисніть на бейдж і оберіть дію.

Статус	Що означає	Як перевести
Активний	Проєкт у роботі. Так починається кожен новий проєкт.	—
Заморожений	Робота тимчасово зупинена.	З активного — «Призупинити»
Скасований	Проєкт не буде виконано.	З замороженого — «Скасувати»
Виконаний	Роботу завершено.	З активного — «Завершити»

Повернути проєкт із «Скасованого» чи «Виконаного» в роботу можна кнопкою «Скинути статус» — він знову стане активним. Продовжити заморожений проєкт — кнопкою «Продовжити».

Ще два стани застосунок рахує сам за датами і показує замість «Активного»:

Майбутній — дата початку проєкту ще не настала;
Прострочений — дата завершення вже минула, а проєкт досі активний.

Вручну ці два стани не ставляться: щойно дати зміняться або проєкт завершать, бейдж оновиться сам. Усі переходи статусів зберігаються в блоці «Історія статусів» із датами.

Проєкти чи групи — що обрати?

Проєкт — повноцінний розріз бізнесу: своя картка, файли, аналітика, облік часу і бюджет. Обирайте для замовлень, кампаній, об'єктів.
Групи документів — легкі позначки для фільтрації будь-яких документів (наприклад, «відділ продажу» чи «офлайн-магазин»). Аналітики по групі як по проєкту немає.

Документ може одночасно мати і проєкт, і групу.

Що ще почитати про проєкти

Архів проєктів: куди подівся проєкт — як прибрати завершений проєкт зі списку, як його знайти й повернути і чим архівація відрізняється від видалення.
Файли проєкту — які формати й розміри приймаються і хто ці файли бачить.
Учасники проєкту, задачі та ставки — чотири способи нарахування за годинами і як ставка перетворює години на суму.
Бюджет проєкту (бета) — план, календар платежів, факт і підсумок із субпідрядниками.
Журнали дня і тижня, звіт з обліку часу — швидкий ввід годин і зведена аналітика.
Імпорт записів часу — як перенести години із зовнішнього трекера чи таблиці.

Обмеження й нюанси

Ліміт кількості проєктів залежить від тарифного плану. Скільки проєктів уже створено і скільки дозволено — видно в Налаштування → Тарифний план, у блоці обмежень. При спробі перевищити ліміт відкриється вікно тарифу. Архівація проєкту одиницю ліміту не звільняє — звільняє тільки повне видалення. Докладніше — Тарифний план і ліміти.

Створення, редагування й видалення проєктів прив'язані до прав користувача: якщо кнопок немає або з'являється повідомлення про недостатні права — питання до ролі в робочому просторі, див. Користувачі й ролі робочого простору. Додавання учасників і задач проєкту вимагає окремого, ширшого права.

Проєкт зі статусом «Виконаний» зникає зі списку активних проєктів — так само, як архівний. Це нормально: список показує роботу, що триває. Картка залишається доступною за посиланням, а щоб повернути проєкт у список — скиньте статус.

Видалення проєкту не видаляє його документи: вони залишаються у своїх списках, просто без прив'язки до проєкту. А от задачі, ставки учасників і записи часу видаляються остаточно, і відновити їх неможливо.

Клієнт проєктів не бачить: у кабінеті клієнта й на публічних сторінках документів проєкти не показуються.

Часті питання

Куди подівся проєкт зі списку? Його заархівували або завершили. Обидва стани прибирають проєкт з активного списку, дані при цьому зберігаються — див. Архів проєктів.

Чому проєкт позначений як «Прострочений»? Дата завершення вже минула, а статус лишився «Активний». Або продовжте дату в редагуванні, або натисніть «Завершити».

Чи можна змінити проєкт у вже створеного документа? Так, поле «В рамках» у документі можна змінити або очистити.

Скільки проєктів можна створити? Залежить від тарифу. Поточне використання видно в «Налаштування → Тарифний план».