Групи документів

Групи — це спосіб зібрати документи різних типів під однією назвою: за напрямком діяльності, обʼєктом, замовником, сезоном чи будь-якою іншою ознакою, яка зручна саме вам. Група не впливає на суми й вміст документів — вона допомагає їх знаходити, рахувати разом і фільтрувати. Стаття написана з погляду вас як власника робочого простору.

Де це в застосунку: Управління → Групи

1.00

Групи документів і категорії товарів — це різні речі

Це найчастіша плутанина, тому одразу розберемо різницю.

	Групи	Категорії
Що впорядковують	Документи — рахунки, кошториси, акти, накладні, закупівлі, договори	Товари та послуги в довіднику
Де створюються	Управління → Групи	Налаштування → Категорії
Структура	Простий перелік, без вкладеності	Дерево: категорії й підкатегорії
Де обираються	У формі документа та в його картці	У формі товару або послуги
Де стають у пригоді	Фільтри й групування списків документів, аналітика, картка групи	Впорядкування каталогу, аналітика по товарах

Коротко: група — про документ, категорія — про товар. Товар не належить до групи, а документ не належить до категорії. Про категорії читайте в статті Тип і категорія товару.

Як створити групу

Відкрийте Управління → Групи.
Натисніть «Створити».
Вкажіть назву групи і збережіть.

Групу також можна створити «на льоту» — прямо з картки документа, коли ви обираєте для нього групу і потрібної ще немає.

1.00

Як документ потрапляє в групу

Є три способи:

під час створення документа — обрати групу у формі;
у картці готового документа — вибрати або змінити групу в полі «Група»;
з картки самої групи — меню «Додати документ» дозволяє одразу створити в цій групі рахунок чи кошторис або відкрити режим «Додати існуючий»: показується список документів без групи, і клік по картці одразу приєднує документ до групи.

Один документ належить лише до однієї групи. Щоб перемістити його, просто оберіть іншу групу — це не створює копій і нічого не змінює в самому документі.

Що показує картка групи

Клік по групі відкриває її картку з двома вкладками:

Документи — усі документи групи з фільтрами (пошук, тип документа, період, статус, валюта, компанія-профіль, клієнт), перемиканням вигляду списку і смугою-прогресом за статусами обраного типу.
Аналітика — розгорнуті показники окремо по рахунках і кошторисах групи.

Вкладка «Аналітика» — можливість платних тарифів: без неї на її місці буде пропозиція підвищити тариф (Тарифний план і ліміти).

Групи в списках і в аналітиці

Група — це повноцінний фільтр, а не просто позначка:

у списку документів і в картці клієнта є фільтр за групою;
списки документів можна групувати за групою — див. Пошук, фільтри й групування у списках;
у розділі аналітики (загальні показники, таблиці по товарах і по клієнтах) є фільтр за групою, тож будь-який звіт можна звузити до одного напрямку — Аналітика: сім розділів.

Групи й головна сторінка: винятки з прострочення

Групи впливають на головну сторінку в одному конкретному місці. У розділі Налаштування → Загальні налаштування, у блоці налаштувань головної сторінки, є пункт «Винятки для прострочення»: там можна перелічити групи (і проєкти), документи яких не вважаються простроченими.

Це зручно для документів, за якими ви свідомо не чекаєте оплати в строк: внутрішні, тестові, довгограючі проєкти. Такі документи не піднімають тривогу в блоці «Увага до оплат» і не потрапляють у прострочену дебіторську заборгованість — вони лишаються в категорії «очікує оплати». З аналітики й із сум вони при цьому не зникають.

Поруч у тих самих налаштуваннях задається кількість «пільгових» днів, після яких документ узагалі починає вважатися простроченим.

Див. Головна сторінка і Звіт по дебіторській заборгованості.

Обмеження й нюанси

Група — це лише спосіб упорядкування. Вона не змінює нумерацію, суми, податки, статуси чи вміст документів, і клієнт її не бачить: у публічному посиланні та у друкованій формі групи немає.

Кількість груп обмежена тарифом, і цей ліміт рахується за місяць: якщо ви вичерпали ліміт нових груп, наступну вдасться створити або наступного місяця, або після підвищення тарифу — Тарифний план і ліміти.

Створення, перейменування та видалення груп доступні за відповідними правами ролі. Особливість, про яку варто знати: меню дій на картці групи в списку показується лише користувачам, які мають також права на проєкти — якщо меню «⋮» не видно, перевірте роль (Користувачі й ролі робочого простору).

Додаток до договору успадковує групу самого договору, і змінити її окремо від договору не можна — застосунок покаже про це попередження. Про звʼязки документів між собою — Звʼязки між документами: «в рамках», батьківський документ і копія.

Видалення групи не видаляє документи: вони просто лишаються без групи, і їх можна знайти у списку документів або приєднати до іншої групи.

Часті питання

Чи можна покласти документ у дві групи одразу? Ні, один документ — одна група. Для другого «розрізу» використовуйте проєкти: Проєкти.

Чим група відрізняється від проєкту? Проєкт — це робота з термінами, бюджетом і власною карткою; група — просто ярлик для впорядкування документів. Обидва доступні як фільтри й обидва можуть бути винятком для прострочення.

Що станеться з документами, якщо видалити групу? Нічого — вони лишаться, просто без групи.

Чи впливають групи на аналітику? Так, але як фільтр: за групою можна звузити звіти. Самі суми група не змінює. Окремо групу можна виключити з розрахунку прострочення в налаштуваннях головної сторінки.

Я не бачу кнопки «Створити» в розділі груп. Це право ролі, а не тариф — зверніться до власника робочого простору.