Інтеграція OneB Invoice та OneB Finance

Інтеграція звʼязує документи в OneB Invoice з реальними грошима, які проходять через OneB Finance. Принцип простий: спосіб оплати в Invoice = рахунок у Finance. Після налаштування платежі, що надходять на ці рахунки, підтягуються до рахунків-фактур, а сам рахунок отримує статус «Оплачено» без ручного втручання.

Де це в застосунку: Налаштування → Інтеграції → OneB Finance → «Налаштування». Швидкий вхід — іконка шестерні у правому верхньому куті екрана «OneB Finance / Платежі» та «OneB Finance / Контроль».

Що налаштовується в Invoice, а що — у Finance

Це найчастіше джерело плутанини, тож розмежуємо одразу.

В OneB Invoice ви налаштовуєте: які способи оплати яким рахункам Finance відповідають, що створювати у Finance при виставленні рахунка, як ділити суму за категоріями, чи синхронізувати дату нарахування. Тут же ви бачите платежі, звʼязані з конкретним документом.

У OneB Finance живуть: самі банківські рахунки й каси, завантаження та категоризація виписки, вхідні залишки, масове редагування платежів, бюджети та звіти (Cash flow, P&L). Якщо питання про виписку, початковий баланс чи гуртову правку платежів — це територія Finance, а не Invoice.

Як увімкнути інтеграцію

Застосунок OneB Finance має бути встановлений у вашому акаунті OneB. Якщо його немає, кнопка активації запропонує спершу встановити застосунок.
Відкрийте Налаштування → Інтеграції, знайдіть картку OneB Finance і натисніть «Активувати», далі — увімкніть перемикач.
Перейдіть у «Налаштування» картки — там зібрані всі параметри інтеграції.

Відповідності реквізитів

Головна таблиця інтеграції: компанія → спосіб оплати → рахунок у Finance.

Один спосіб оплати прив'язується до одного рахунка Finance (каса, гривневий рахунок, валютний рахунок тощо).
Є окремий варіант «Всі рахунки» — тоді конкретний рахунок не фіксується, а платіж для звʼязку шукається по всіх рахунках Finance. Майбутні платежі в цьому режимі не створюються, звʼязок відбувається як операція.
Спосіб оплати без прив'язки в інтеграції не бере участі — рахунки з ним у Finance не потрапляють.
Якщо рахунок було видалено на боці Finance, у таблиці зʼявиться попередження: операції не створюються, звʼязку треба видалити й прив'язати інший рахунок.

Що створювати при виставленні рахунка

Блок «Що створювати при виставленні рахунка» визначає, що станеться у Finance, коли ви поділитесь рахунком або переведете його у статус «Очікує оплати»:

Майбутній платіж — у Finance створюється запланований платіж на рахунку прив'язаного реквізиту.
Операція — створюється операція на екрані «Операції» Finance.
Нічого — автоматично не створюється нічого, платежі й операції звʼязуються лише вручну.

Якщо режим ще не обирали, діє стара поведінка: операція — при поділенні посиланням, майбутній платіж — при зміні статусу.

Категорії та проєкти

Суму рахунка можна передавати у Finance однією сумою або розділяти за категоріями позицій. Тут же обирається фінансова категорія і проєкт — зокрема варіант «проєкт із рахунка», коли проєкт береться з самого документа. Окремий блок «Фільтр категорій» дозволяє деревом позначити, які категорії взагалі беруть участь у синхронізації (включно з варіантом «Без категорії»).

Дата нарахування

Чекбокс «Синхронізувати дату нарахування з актів/виплат» керує тим, якою датою платіж лягає у звіти Finance. Це важливо для коректного P&L за періодом документа.

Правило, за яким визначається дата:

якщо у рахунка є дочірні акти або виплати — період нарахування починається з найранішої дати виписки серед них і тягнеться до найпізнішої дати «дійсний до»;
якщо дочірніх документів немає — це один день, дата виписки самого рахунка.

Ту саму дату отримують і звʼязані платежі, і створена операція. Якщо чекбокс вимкнено, дата нарахування у Finance не чіпається.

Прив'язка платежу до рахунка

Коли платіж приходить у Finance, ви відкриваєте його і бачите список рахунків-фактур для звʼязку: спочатку показуються документи з такою самою сумою, за потреби можна вибрати інший вручну. Після звʼязку платіж і рахунок стають повʼязаними, а статус рахунка оновлюється.

Що відбувається автоматично

Оплата з Finance підтягується протягом 10 хвилин. Застосунок сам звіряє неоплачені рахунки, створені за останні 30 днів, у яких уже є привʼязаний платіж. Якщо у Finance платіж проведено — рахунок сам стає «Оплачено», а у стрічку сповіщень іде запис про зміну статусу.
Якщо платіж, до якого був прив'язаний рахунок, видалили у Finance — звʼязка прибирається сама, без помилки.
Перед тим як надіслати клієнту нагадування про оплату, система перевіряє прогрес угоди у Finance. Якщо він 100 %, рахунок переводиться в «Оплачено», а нагадування не надсилається — щоб не турбувати клієнта, який уже заплатив.
Якщо створити операцію чи майбутній платіж у Finance не вдалося, у стрічку приходить сповіщення «Помилка інтеграції» з текстом «Не вдалося передати документ… Перевірте привʼязку рахунку в налаштуваннях інтеграції». Таке сповіщення приходить не частіше ніж раз на добу на один спосіб оплати, щоб не спамити стрічку.

Обмеження й нюанси

Інтеграція з OneB Finance — тарифна фіча. Якщо на кнопці активації видно іконку корони, а клік відкриває вікно тарифу, потрібен план, що включає цю інтеграцію. Докладніше — Тарифний план і ліміти.

Активувати, вимкнути та змінювати налаштування інтеграції може лише користувач із правами адміністратора робочого простору. Докладніше — Користувачі й ролі робочого простору.

Якщо ви видаляєте спосіб оплати, його привʼязка до рахунка Finance видаляється разом із ним автоматично — окремого попередження про це немає. Уже виставлені документи не постраждають, але нові рахунки з новим реквізитом у Finance не потраплять, доки ви не створите привʼязку заново в налаштуваннях інтеграції.

Автоматична звірка охоплює лише рахунки, створені за останні 30 днів. Старіший документ статус сам не змінить — його треба закрити вручну або звʼязати платіж на екрані платежів.

Збій на боці Finance не блокує роботу з документом: поділитися рахунком чи змінити статус ви зможете й тоді, коли операція у Finance не створилась. Про невдачу повідомить сповіщення «Помилка інтеграції».

Часті питання

Платежі не підтягуються — що перевірити першим? Чи прив'язаний потрібний спосіб оплати до рахунка Finance у таблиці відповідностей. Спосіб оплати без привʼязки в інтеграції не бере участі взагалі.

Я замінив банківські реквізити — чому нові рахунки не йдуть у Finance? Бо при видаленні старого способу оплати зникла і його привʼязка. Створіть привʼязку для нового реквізиту.

Чи можна звʼязати один платіж із кількома рахунками? Так, платіж можна розподілити між документами на екрані платежів. Але автоматична підказка спершу пропонує документ з тією самою сумою.

Рахунок став «Оплачено» сам, хоч я нічого не робив. Найімовірніше спрацювала автоматична звірка з Finance або перевірка прогресу угоди перед нагадуванням. Інші причини — у статті Чому статус документа змінився сам.

Клієнту не пішло нагадування про оплату. Якщо угода у Finance закрита на 100 %, нагадування свідомо не надсилається, а рахунок переходить у «Оплачено». Решта причин — у статті про автоматичні нагадування.

Де налаштувати категорії виписки чи вхідний залишок рахунка? Це налаштування самого OneB Finance, в Invoice їх немає.