Коли статус документа змінюється автоматично?

Статус документа може змінитися без жодної вашої дії — і це нормальна робота застосунку, а не збій і не чиясь помилка. Найчастіше причина одна з трьох: надійшла оплата, документ підписали всі сторони, або документ хтось відредагував. Нижче — повний перелік ситуацій, коли статус змінюється сам, і пояснення, чому в «Історії статусів» іноді немає рядка про цю зміну. Опис самих статусів і що кожен із них означає — в окремій статті Статуси документів.

Де це в застосунку: відкрийте документ → блок Історія статусів у картці документа. Хто або що змінило статус — видно у стрічці сповіщень (дзвіночок у шапці).

Стаття написана з погляду власника робочого простору (вас), а не клієнта.

Оплата: коли рахунок сам стає «Оплачено»

Це найчастіша причина. Рахунок переходить в «Оплачено» без вашої участі в таких випадках:

Клієнт оплатив онлайн. Якщо у рахунку підключена онлайн-оплата (наприклад, plata by mono), платіжний сервіс сповіщає застосунок про успішну транзакцію, і рахунок стає «Оплачено» майже миттєво. Докладніше — Онлайн-оплати і Онлайн оплата рахунків.
Надійшов платіж у OneB Finance. Коли до рахунку привʼязано платіж із Finance і його проведено, рахунок стає «Оплачено». Крім ручної привʼязки, оплата підтягується сама протягом кількох хвилин — застосунок звіряє неоплачені рахунки за останні 30 днів. Докладніше — Інтеграція OneB Invoice та OneB Finance.
Перед відправкою нагадування. Якщо для рахунку налаштоване нагадування про оплату і на момент відправки в OneB Finance видно, що рахунок уже закритий на 100 %, застосунок ставить «Оплачено» і нагадування не надсилає — щоб не турбувати клієнта, який уже заплатив.
Клієнт надіслав квитанцію, і ввімкнене автопідтвердження. Квитанцію з публічної сторінки застосунок звіряє з банком. Якщо все збіглося, рахунок стає «Оплачено» — але тільки якщо у вашому просторі ввімкнена рання функція «Автопідтвердження оплати квитанцією». Без неї квитанція просто зберігається в картці рахунку, а статус лишається «Очікує». Докладніше — Підтвердження оплати клієнтом.
Замовлення в Prom.ua позначили оплаченим. Якщо у підключенні магазину ввімкнена синхронізація оплат із Prom, застосунок звіряє замовлення сам і переводить повʼязаний рахунок в «Оплачено» — зазвичай протягом 10 хвилин. Докладніше — Інтеграція з Prom.ua.
Зовнішня система через публічне API. Якщо у вас підключена власна інтеграція, вона теж може змінювати статуси документів.

У всіх цих випадках у «Історії статусів» зʼявляється рядок про перехід в «Оплачено», а у стрічці сповіщень — подія із зазначенням джерела. Якщо у вас підключені вебхуки, ваша система теж отримає повідомлення про зміну статусу.

Підпис: коли документ сам стає «Підписаний»

Документ переходить у «Підписаний» у момент, коли всі сторони поставили підпис: і ваша компанія, і клієнт, а якщо у документі задані додаткові підписанти — то й вони. Останній підпис завершує процес: чекати чи натискати нічого не треба. Для заяви достатньо підпису визначеного підписанта.

Зворотний рух теж буває: якщо видалити один із підписів, документ повертається з «Підписаний» в «Очікує». Докладніше — Підписання документів: усі способи.

Редагування повертає документ у чернетку

Це не «зміна сама», але виглядає саме так, тому запамʼятайте головне правило: будь-яке збереження змін у документі повертає його в чернетку («Не відправлено» для рахунків, «Чернетка» для договорів і заяв). Не має значення, що саме ви змінили — суму, дату, коментар чи шаблон.

Разом зі статусом змінюється ще кілька речей:

Підписи стираються. Якщо для документа ввімкнене підписання, усі вже поставлені підписи видаляються — і ваші, і клієнта. Це не помилка: підписаний документ не може мінятися заднім числом, тому підписувати доведеться заново.
Позначки «надіслано» і «переглянуто» скидаються.
Публічне посилання ставиться на паузу. Клієнт за старим посиланням бачить не документ, а повідомлення, що документ редагується. Якщо документ був опублікований, застосунок перед збереженням запитує, чи лишити посилання активним. Докладніше — Публічне посилання на документ: як працює і як захистити.

Щоб повернути документ у роботу, надішліть або опублікуйте його знову — статус стане «Очікує», а посилання знову запрацює.

Документи, що зʼявляються вже не в чернетці

Частина документів створюється не вами й одразу потрапляє в «Очікує»:

Замовлення з Prom.ua — рахунок створюється автоматично і одразу переходить в «Очікує».
Заявка з кабінету клієнта — коли клієнт створює заяву за вашим шаблоном, документ одразу публікується й отримує статус «Очікує», щоб клієнт міг його відкрити.
Замовлення з вітрини товарів — початковий статус задається в налаштуваннях самої вітрини: або чернетка (ви перевіряєте перед відправкою), або одразу «Очікує». Докладніше — Портали: вітрина товарів і заявки.

«Прострочено» і «Переглянуто» — не справжні статуси

Ці дві мітки застосунок рахує на льоту й ніде не зберігає. Саме тому вони «зʼявляються самі», і саме тому їх немає в історії.

Прострочено — це рахунок у статусі «Очікує», у якого минув термін оплати. Мітка зʼявляється наступного дня після дати оплати, сама зникає, коли рахунок оплачено або коли ви пересунули дату. Вона є лише у рахунків: у кошторисів, актів, договорів і заяв «Прострочено» не буває.

Переглянуто — позначка, що клієнт бодай раз відкрив публічне посилання, поки документ був у статусі «Очікує». Це не окремий статус: документ і далі лишається «Очікує», просто в історії зʼявляється рядок «Прочитано» з датою. Позначка ставиться лише на перше відкриття (лічильника переглядів немає) і скидається, якщо документ повернувся в чернетку.

Часткова оплата й переплата

Якщо до рахунку привʼязані платежі на суму, меншу за загальну, статус лишається «Очікує», а в картці показується залишок до сплати. Коли сума платежів досягає або перевищує загальну — рахунок стає «Оплачено». Окремих статусів «частково оплачено» чи «переплата» не існує: переплачений рахунок виглядає як звичайний оплачений.

Чому «Історія статусів» порожня або неповна

Це найчастіше непорозуміння, і його варто памʼятати:

Старі онлайн-оплати не мають запису в історії. Раніше рахунок, оплачений карткою онлайн, переходив в «Оплачено» без рядка в «Історії статусів» — слід лишався тільки у стрічці сповіщень. Тепер такий запис створюється, але для рахунків, оплачених до цього оновлення, історія може бути порожньою або обриватися на «Відправлено». Це не втрата даних: гроші й статус у порядку.
Історія не зберігає, хто змінив статус. У блоці «Історія статусів» видно тільки що і коли. Хто або що це зробило — дивіться у стрічці сповіщень: там вказано джерело зміни (користувач, платіжний сервіс, інтеграція).
«Прострочено» в історії не буває взагалі — це обчислювана мітка.
Історія живе разом із документом. Якщо документ видалили, історія зникає безповоротно: документи в Кошик не потрапляють (там лише клієнти, компанії, товари й категорії — див. Кошик: як повернути видалене).

Обмеження й нюанси

Історія статусів не зберігає автора зміни. Побачити, хто саме змінив статус вручну, у самому застосунку не можна — доступна лише подія у стрічці сповіщень із зазначенням джерела.

Для рахунків, оплачених онлайн до оновлення, у «Історії статусів» немає рядка про перехід в «Оплачено» — історія обірветься на «Відправлено». Це нормально, підтвердження зміни шукайте у стрічці сповіщень. Нові онлайн-оплати записуються в історію як і решта переходів.

Сповіщення про зміну статусу отримують усі активні учасники робочого простору, крім того, хто цю зміну зробив. Тому людина, яка натиснула кнопку, свого сповіщення не бачить.

Автопідтвердження оплати за квитанцією — рання (експериментальна) функція. Вмикається у Налаштування → Ранні функції, за замовчуванням вимкнена для всіх. Докладніше — Експериментальні функції. Навіть увімкненою вона спрацьовує лише за всіх умов одночасно: рахунок у гривні, сума в квитанції не менша за суму рахунку, збігається IBAN отримувача, збігається код отримувача (ЄДРПОУ або РНОКПП), і ця сама квитанція ще не використовувалась для іншого рахунку. Якщо хоч одна умова не виконана, статус не змінюється, а в картці рахунку видно причину.

Редагування повертає документ у чернетку в будь-якому статусі, включно з «Оплачено» і «Підписаний», і стирає всі підписи, якщо підписання ввімкнене. Окремої заборони редагувати оплачений документ немає — застосунок лише попереджає про долю публічного посилання.

Статус «Анульовано» ставиться тільки вручну. Жодна автоматика документ не анулює.

Документ, який прийшов до вас із іншого робочого простору OneB (вхідний), змінювати за статусом не можна — його статусом керує відправник.

Що відбувається автоматично

Частина переходів залежить від фонових перевірок, які застосунок робить не миттєво: оплата з OneB Finance і замовлення з Prom.ua підтягуються протягом кількох хвилин, тому статус може змінитися з невеликою затримкою після реальної оплати. Онлайн-оплати, навпаки, застосовуються одразу. Повний перелік автоматичних дій — Що OneB Invoice робить сам.

Часті питання

Я не позначав рахунок оплаченим — чому він «Оплачено»? Найімовірніше, клієнт оплатив онлайн, або платіж підтягнувся з OneB Finance, або оплату позначили в Prom.ua. Перевірте стрічку сповіщень — там буде подія з джерелом зміни.

Історія статусів порожня, хоча рахунок оплачений. Дані загубилися? Ні. Якщо рахунок оплатили карткою онлайн до оновлення застосунку, запису в історії не буде — тоді оплати через платіжні сервіси змінювали статус напряму. Для нових оплат рядок в історії є.

Як дізнатися, хто змінив статус? У самій історії автора немає. Дивіться стрічку сповіщень: у події зазначено, чи це зробив користувач, платіжний сервіс, чи інтеграція.

Я відредагував рахунок — і зникли всі підписи. Це можна скасувати? Ні, підписи стираються безповоротно. Документ треба підписати заново. Тому підписані документи краще не редагувати, а створювати новий.

Клієнт каже, що посилання перестало відкриватися. Швидше за все, документ повернувся в чернетку після редагування, і посилання на паузі. Надішліть або опублікуйте документ знову.

Чому статус «Прострочено» не видно в історії? Бо це не збережений статус, а обчислення: рахунок в «Очікує» з датою оплати в минулому. Мітка зникне сама після оплати або зміни дати.

Рахунок оплачений частково — чому він і далі «Очікує»? Статусу «частково оплачено» не існує. Поки сума платежів менша за суму рахунку, він лишається в «Очікує», а залишок показується в картці.