Зв'язки між документами: «в рамках», батьківський документ і копія

Документи в OneB Invoice рідко живуть окремо: з кошторису виростає рахунок, з рахунку — акт або видаткова, а договір збирає навколо себе додатки й усі рахунки за ним. Ця стаття пояснює три речі, які найчастіше плутають: прив'язку «в рамках» (договір і проєкт), батьківський документ (той, з якого зроблено інший) і копіювання документа. Стаття написана з погляду вас як власника робочого простору.

Де це в застосунку: блок «В рамках:» у формі створення та редагування документа · блок «Пов'язані документи» на картці рахунку · вкладки «Пов'язані документи» і «Додатки» на картці договору.

Три різні способи зв'язати документи

Їх легко переплутати, тому спершу коротко:

«В рамках» — ви вручну вказуєте документу договір і/або проєкт, до яких він належить. Це можна поставити й зняти будь-коли через редагування документа.
Батьківський документ — з'являється сам, коли ви створюєте один документ із іншого (акт із рахунку, рахунок із кошторису, додаток із договору). Дочірній документ переймає від батьківського частину даних.
Копія — новий самостійний документ із тим самим наповненням. Копія не створює жодного зв'язку з оригіналом: це просто швидший спосіб не набирати все заново.

Типові ланцюжки

Кошторис → рахунок. Погоджений кошторис перетворюється на рахунок кнопкою на його картці: позиції, сторони й суми переносяться, ви лише уточнюєте дати й спосіб оплати. Кошторис лишається видимим у пов'язаних документах рахунку. Докладно — Як перетворити кошторис на рахунок.

Рахунок → акт або видаткова накладна. На картці рахунку, у блоці «Пов'язані документи», є кнопки «Додати акт виконаних робіт» і «Додати видаткову накладну». Рахунок стає батьківським документом, а позиції підтягуються з нього. Застосунок при цьому розбирає позиції за типом: в акт потрапляють послуги, у видаткову — товари; позиції без прив'язки до каталогу переносяться в обидва типи. Тому якщо в акті не вистачає рядка — перевірте тип товару у картці позиції. Див. також Як створити акт виконаних робіт і Як створити видаткову накладну.

Договір → додатки → рахунки й акти. Договір — це «парасолька». Додатки створюються прямо з його картки й завжди належать конкретному договору. Рахунки, кошториси, акти й видаткові прив'язуються до договору полем «В рамках» — і тоді всі вони видно на вкладці «Пов'язані документи» договору. Див. Договори: створення, заповнення даних і додатки і Додатки до договору.

Проєкт як спільний контейнер. Проєкт збирає документи різних типів довкола однієї роботи та рахує по них прогрес і бюджет. Це паралельний зріз до договору: документ може одночасно бути «в рамках» договору і «в рамках» проєкту. Див. Проєкти.

Що таке «в рамках»

У формі рахунку, кошторису, акта, видаткової та закупівлі є рядок «В рамках:» з двома полями — договір і проєкт. У формі договору й заяви є лише проєкт (договір сам собою верхній рівень).

Кілька практичних деталей:

У списку договорів показуються тільки договори тієї самої компанії-видавця й того самого клієнта, що вже вибрані в документі. Якщо потрібного договору не видно — найчастіше в документі вказано іншу компанію або іншого клієнта.
Прив'язку можна зняти хрестиком у полі й зберегти документ — зв'язок зникне.
«В рамках» нічого не змінює в самих сумах: це навігація й угруповання, а не розрахунок.

Батьківський документ: що успадковується

Коли документ створюють із іншого, дочірній переймає від батьківського:

сторони — компанію-видавця й клієнта (у формі акта чи видаткової ці поля стають нередагованими, поки вибрано рахунок-джерело);
проєкт батьківського документа, якщо ви не вкажете інший;
позиції — з назвами, кількостями, цінами й описами (для акта й видаткової — відфільтровані за типом, як описано вище);
цінові коригування — для акта й видаткової, якщо ви не задали свої;
налаштування підпису — чи документ підписується і яким способом.

Номер за замовчуванням береться новий, наступний вільний, але у формі акта й видаткової є перемикач «Встановити номер з рахунку» — тоді документ отримає той самий номер, що й рахунок.

Батьківський документ видно на картці дочірнього — у блоці пов'язаних документів, із посиланням на нього.

Блок «Пов'язані документи»

На картці рахунку блок «Пов'язані документи» показує все, що з ним пов'язано: договір, кошторис, з якого рахунок зроблено, акти й видаткові, створені з рахунку. Кожен рядок — посилання на відповідний документ. Тут же — кнопки створити акт чи видаткову, якщо їх ще немає. Докладніше про решту дій на картці — Картка рахунку: що можна зробити після створення.

На картці договору те саме винесено в окрему вкладку «Пов'язані документи» з пошуком, періодом і фільтром за типом документа, а поруч — вкладка «Додатки».

Прив'язати документ, який уже існує

Не обов'язково створювати документ «з батька» — уже наявний можна підв'язати:

До договору. Картка договору → вкладка «Пов'язані документи» → «Додати документ». Застосунок покаже документи того самого клієнта й тієї самої компанії, які ще не належать жодному договору; клік по картці одразу прив'язує. Так підв'язуються кошториси, рахунки, акти й видаткові.
До рахунку. Акт або видаткову, створені окремо, можна прив'язати до рахунку з картки цього документа — застосунок підбирає рахунки-кандидати.

Прив'язка одноразова: якщо документ уже належить договору (чи акт уже прив'язаний до рахунку), повторно прив'язати його до іншого через цей список не вийде — застосунок покаже помилку «документ уже прив'язаний». Зв'язок «в рамках договору» при цьому все одно можна змінити через редагування самого документа.

Копіювання документа

Копіювання — це кнопка «Дублювати» (у списку документів і в меню дій; на картці документа вона може називатися «Копіювати»). Вона відкриває форму створення, вже заповнену даними оригіналу, — далі ви правите, що треба, і зберігаєте.

Що переноситься в копію: назва документа, мова й шаблон оформлення, компанія-видавець і клієнт разом із реквізитами, група, прайс-лист, спосіб оплати й призначення платежу, податок і знижка, цінові коригування, валюта та друга валюта, примітки й усі позиції з кількостями та цінами.

Що НЕ переноситься:

номер — підставляється наступний вільний за вашою нумерацією (Нумерація документів);
дати — дата виставлення стає сьогоднішньою, а термін оплати зсувається так, щоб зберегти ту саму тривалість;
статус — копія завжди починається як чернетка (Статуси документів);
підписи й налаштування підписання;
публічне посилання та позначки «надіслано» і «прочитано» — копію потрібно надіслати заново (Публічне посилання на документ);
історія статусів, квитанції та коментарі клієнта, прив'язані платежі;
графік платежів і аванс — їх треба налаштувати в копії заново;
для рахунків, кошторисів і закупівель — прив'язка «в рамках»: договір і проєкт у копії порожні, їх треба вибрати. У копії акта чи видаткової договір і проєкт зберігаються.

Копія — самостійний документ. Зміни в ній не впливають на оригінал, і навпаки. Покрокова інструкція саме для рахунків — Редагування й копіювання рахунку.

Обмеження й нюанси

Копіювання документів — тарифна функція. Якщо у вашому тарифі її немає, біля пункту «Дублювати» стоїть іконка корони, а клік відкриває вікно з пропозицією змінити тариф. Див. Тарифний план і ліміти.

Копіювати можна рахунки, кошториси, акти, видаткові накладні та закупівлі. Договори й заяви не копіюються — окремої дії «Дублювати» для них немає; повторний договір створюють із того самого шаблону (Шаблони договорів і заяв).

Копія — це створення нового документа, тому вона потребує права на створення документів відповідного типу і витрачає ліміт документів за тарифом так само, як звичайне створення. Зміна прив'язки «в рамках» потребує права на редагування документа. Ролі й права описані в статті Користувачі й ролі робочого простору.

Вхідні документи — ті, що прийшли до вас від контрагента, який теж працює в OneB Invoice, — це копії його документів у вашому просторі. Їхній статус і зв'язки веде виставник, ви їх не змінюєте.

Що відбувається автоматично

Дочірній документ сам підтягує сторони, позиції, проєкт і налаштування підпису з батьківського — заповнювати їх повторно не потрібно.
Якщо документ належить проєкту, після змін у ньому застосунок перераховує прогрес і бюджет цього проєкту.
Позиції для акта й видаткової фільтруються за типом товару автоматично, без вашої участі.

Часті питання

Як прив'язати акт до рахунку, якщо я вже створив акт окремо? Відкрийте картку акта — у блоці пов'язаних документів є підбір рахунків. Виберіть потрібний, і акт стане дочірнім до рахунку.

Чому в договорі видно рахунки, яких я туди не додавав? Тому що при створенні цих рахунків у полі «В рамках» був вибраний цей договір — зокрема так буде, якщо рахунок створювали прямо з картки договору. Прив'язку видно й можна зняти в редагуванні рахунку.

Чому в полі «В рамках» порожній список договорів? Список фільтрується за компанією-видавцем і клієнтом документа. Перевірте, що в документі вибрані та сама компанія й той самий клієнт, що й у договорі.

Я скопіював рахунок, а номер інший. Це помилка? Ні. Двох документів з одним номером бути не повинно, тому копія завжди отримує наступний вільний номер. За потреби номер можна змінити вручну у формі.

Копія містить підпис оригіналу? Ні. Підписи в копію не переносяться — новий документ потрібно підписати заново.

Чи видалиться акт, якщо видалити рахунок, з якого його зроблено? Ні. Акт лишиться — просто зникне зв'язок із рахунком.

Чому в договору немає кнопки «Дублювати»? Копіювання договорів не передбачене. Створіть новий договір із того самого шаблону — усі формулювання підставляться, а реквізити заповните заново.