Як створити акт виконаних робіт

Акт виконаних робіт — закривальний документ, яким ви підтверджуєте, що послуги надано. Його можна зробити «в рамках» рахунку чи договору — тоді дані підтягнуться автоматично, — або скласти з нуля. Акт підписують обидві сторони: онлайн (Дія.Підпис, monoКЕП) або на папері.

Де це в застосунку: ліва панель → Інші документи → Акти виконаних робіт

Три способи створити акт

1. З рахунку. Відкрийте рахунок і виберіть «Додати акт виконаних робіт» — у переліку дій картки, у меню «⋮» рядка списку рахунків або в блоці «Повʼязані документи». Форма акта відкриється вже привʼязаною до цього рахунку.

2. З нуля. Акти виконаних робіт → «Створити». У формі вгорі є поле «Рахунок» — рахунок можна вибрати вручну або не вибирати взагалі. Акт без рахунку — цілком робочий сценарій: достатньо вказати компанію, клієнта, валюту й позиції.

3. У рамках договору чи проєкту. У блоці «У межах» привʼяжіть акт до договору й проєкту. Якщо акт створено з рахунку, договір і проєкт успадковуються від рахунку автоматично.

Що успадковується від рахунку

Коли в акті вибрано рахунок, застосунок переносить із нього:

компанію-профіль і клієнта;
валюту та мову документа;
договір;
дату формування;
знижку, податок, альтернативну валюту;
позиції — і тут є важливий нюанс (нижче);
коригування суми, якщо вони були в рахунку.

Окремий перемикач «Встановити номер з рахунку» підставляє в акт номер рахунку замість власної нумерації.

Нюанс із позиціями. В акт переносяться лише послуги і позиції без вказаного типу. Товари з рахунку в акт не потрапляють — для них призначена видаткова накладна. Якщо в рахунку були і товари, і послуги, з нього логічно зробити два документи: акт на послуги і видаткову на товари. Тип позиції задається в картці товару — див. Тип і категорія товару.

Поки акт привʼязаний до рахунку, поля компанії, клієнта й таблиці позицій заблоковані — їх не можна змінити прямо в акті.

Що ще є у формі акта

Період — акт має дату початку й дату кінця, тож у документі видно, за який проміжок закриваються роботи.
Визначення фінансових розрахунків — перемикач, що дає вписати вже отриману оплату за документом; залишок «Сума до оплати» рахується автоматично, є повзунок для швидкого поділу.
Увімкнути підписи — вибір способу підпису для документа.
Налаштування шаблону — вибір друкованої форми, показ коду товару, колонки одиниць, QR-коду. Якщо готових шаблонів не вистачає, акт можна зібрати в блоковому конструкторі — див. Свій шаблон рахунку й акта: конструктор.

Статуси акта

Набір станів у акта той самий, що й у решти документів, але назви — «підписні», а не «оплатні»:

Стан	Що означає
Не відправлено	чернетка
Очікує підпис	документ надіслано або опубліковано
Підписаний	завершений стан акта (аналог «Оплачено» в рахунку)
Анульовано	документ скасовано

Стану «Прострочено» в акта немає.

Кнопки на картці: «Надіслати» (або «Підписати та надіслати», якщо ввімкнено підписи), «Підписаний», «Анулювати», «Повернути до чернетки». Якщо в акті ввімкнено підписи, кнопки «Підписаний» не буде — статус зміниться сам, коли підпишуть усі сторони. Докладніше — Статуси документів і Чому статус документа змінився сам.

Нестандартні ситуації

Треба змінити позицію в акті, створеному з рахунку. Напряму не вийде — поля заблоковані. Порядок дій: відредагуйте сам рахунок, потім відкрийте акт на редагування і заново виберіть цей рахунок у полі «Рахунок» — акт перечитає дані. Врахуйте: редагувати можна лише рахунок у стані «Не відправлено» або «Очікує оплати». Якщо рахунок уже «Оплачено» чи «Анульовано», кнопки «Редагувати» не буде — спершу натисніть «Повернути до чернетки», внесіть зміни, а потім поверніть рахунку потрібний статус.

Треба привʼязати акт до іншого рахунку. Акт → «Редагувати» → у полі «Рахунок» угорі форми виберіть інший документ → «Зберегти». Разом із рахунком підтягнуться його сторони, валюта й позиції.

Кілька актів на один рахунок. Це можливо. Після того, як з рахунку зроблено перший акт, швидка кнопка «Додати акт виконаних робіт» на картці рахунку зникає — але акт можна створити зі списку актів і вручну вибрати той самий рахунок, або скористатися меню «⋮» у списку рахунків.

Акт на частину суми. Позиції акта, привʼязаного до рахунку, не редагуються, тож «урізати» суму в такому акті не можна. Варіанти: створити акт без привʼязки до рахунку і внести потрібні позиції вручну, або залишити повний перелік позицій, а фактично отриману суму вказати в блоці «Визначення фінансових розрахунків».

Акт на два рахунки одразу. Неможливо: у полі «Рахунок» вибирається лише один документ. Обхідний шлях: створіть акт із першого рахунку, потім зніміть привʼязку й додайте позиції другого рахунку вручну, розділивши специфікацію текстовими заголовками.

Коригування суми не збереглося. Коригування задається в рахунку (блок «Коригування») і переноситься в акт разом з іншими даними. Коригування без назви не зберігається — обовʼязково заповніть поле «Найменування коригування» і суму.

Обмеження й нюанси

Акти — тарифна можливість. Якщо біля пункту «Акти виконаних робіт» чи на кнопці створення стоїть іконка корони і клік відкриває вікно тарифу, значить, на поточному тарифі акти недоступні або вичерпано ліміт документів. Див. Тарифний план і ліміти.

Створення й редагування документів вимагає відповідного права доступу. Якщо кнопки немає взагалі і корони поряд теж немає — справа в ролі користувача. Див. Користувачі й ролі робочого простору.

Мову акта змінити не можна. На відміну від рахунку, кошторису й закупівлі, для акта й видаткової накладної застосунок не пропонує вибору мови друкованої форми — ні у формі документа, ні на екрані налаштування вигляду. Якщо потрібен документ іншою мовою, використовуйте власний шаблон із потрібними написами.

Будь-яке збереження змін повертає документ у чернетку, а наявні підписи стираються. Якщо на акт є активне публічне посилання, застосунок окремо запитає, лишити його активним чи вимкнути.

Видалення акта остаточне: разом із ним зникають підписи, історія статусів і версії документа.

Часті питання

Чи обовʼязково створювати акт із рахунку? Ні. Акт можна зробити з нуля — достатньо компанії, клієнта, валюти й позицій.

Чому з рахунку в акт перенеслися не всі позиції? В акт потрапляють лише послуги. Товари переносяться у видаткову накладну.

Чому в акті не змінюється кількість чи ціна? Бо акт привʼязаний до рахунку — ці поля заблоковані. Змінюйте їх у рахунку.

Чи можна зняти привʼязку акта до рахунку? У формі редагування акта поле «Рахунок» доступне — там можна вибрати інший документ. Якщо потрібен зовсім окремий акт, простіше створити новий зі списку актів, не вибираючи рахунку.

Що робити, якщо акт уже підписано, а в ньому помилка? Відредагуйте документ — він повернеться в чернетку, а підписи буде стерто. Тому після виправлення документ доведеться підписувати заново.