Свій шаблон рахунку й акта: конструктор друкованої форми

Коли готових шаблонів недостатньо — потрібен інший порядок блоків, свої назви полів, фірмові кольори чи додатковий текст — скористайтеся конструктором власного шаблону. У ньому друкована форма рахунку, акта, накладної чи кошторису збирається з блоків, як конструктор: ви самі вирішуєте, що і де буде на сторінці.

Як відкрити конструктор

1. Відкрийте документ і натисніть Змінити вигляд (пензлик на панелі праворуч).
2. У списку шаблонів оберіть першу картку — «Свій шаблон».
3. Натисніть Редагувати шаблон.

Якщо документ уже використовує свій шаблон, кнопка Редагувати шаблон зʼявляється одразу на панелі документа поруч зі «Змінити вигляд».

Конструктор працює лише на компʼютері — на телефоні відкрити його не вийде.

Почніть із готової основи

Щоб не збирати шаблон з нуля, натисніть Готові шаблони у верхньому лівому куті. У модальному вікні — кілька десятків заготовок за категоріями:

• Basic — «Простий рахунок», «Базовий рахунок», «Мінімальний рахунок», «Кошторис»;
• Professional — «Професійний рахунок», «Корпоративний рахунок», «Акт виконаних робіт», «Видаткова накладна», «Преміум-рахунок», кольорові варіанти, «Класичний з підписом»;
• Modern — сучасні макети («Стильний», «Елегантний», «Креативний» тощо);
• Simple — нейтральні «Шаблон №1–8»;
• Інше — «Комерційна пропозиція», «Прайс-лист», «Інформаційна довідка».

Клік по заготовці одразу наповнює сторінку блоками — далі лишається підправити під себе.

Блоки: з чого складається шаблон

Зліва — панель блоків. Перетягніть блок на сторінку або натисніть «+» у потрібному місці:

• Абзац — довільний текст (умови, примітки, реквізити);
• Колонки — ділять рядок на кілька частин (наприклад, «Постачальник» ліворуч, «Замовник» праворуч);
• Зображення — логотип, печатка, банер;
• Роздільник — горизонтальна лінія;
• Список товарів — таблиця позицій документа;
• Підсумки цін — сума, знижка, податок, «Всього»;
• Підпис — місця для підписів сторін;
• Спосіб оплати і Нотатки — для рахунків.

Клік по блоку відкриває його налаштування на панелі праворуч; там-таки блок можна видалити чи скинути.

У текстові блоки можна вставляти змінні — значення, які підставляються автоматично з документа: реквізити вашої компанії, реквізити контрагента, номер і дату документа тощо. Так шаблон працюватиме для будь-якого клієнта без ручного передруку.

Перейменувати підписи полів: «Словник»

Найчастіша потреба — назвати сторони по-своєму: не «Постачальник» і «Замовник», а, скажімо, «Виконавець» і «Платник» чи «Покупець». Для цього у панелі налаштувань праворуч натисніть іконку словника (символ перекладу у заголовку панелі):

• назви сторін («Постачальник», «Отримувач»);
• заголовки колонок таблиці («Найменування», «Код», «Кількість», «Ціна», «Сума»);
• підписи підсумків («Сума», «Знижка», «Податок», «Всього»);
• «Спосіб оплати», «Призначення платежу», «Графік платежів».

Введені назви діють лише у цьому шаблоні й друкуються замість стандартних.

Оформлення сторінки

У налаштуваннях документа задаються колір фону, колір тексту і розмір шрифту — так шаблон можна підігнати під фірмовий стиль.

Зберегти й використовувати повторно

Увімкніть перемикач «Зберегти як шаблон» угорі та дайте шаблону назву. Після збереження він зʼявиться у списку шаблонів на сторінці «Змінити вигляд» — його можна застосовувати до наступних документів. Власних шаблонів може бути кілька: окремо для рахунків, актів, накладних.

Перемикач «Передогляд» показує сторінку так, як її побачить клієнт; кнопка з документом поруч генерує PDF-версію.

Часті питання

Чи є готовий шаблон для акта або видаткової накладної? Так — у «Готових шаблонах» категорії Professional є заготовки «Акт виконаних робіт» і «Видаткова накладна».

Як зробити комерційну пропозицію? Створіть кошторис і застосуйте до нього заготовку «Комерційна пропозиція» з категорії «Інше» — вийде документ із текстовим описом пропозиції та таблицею вартості.

Чи вплине редагування шаблону на старі документи? Ні — шаблон застосовується до документа в момент вибору. Уже створені документи зберігають свій вигляд.