Публічне посилання на документ: як працює і як захистити

Публічне посилання — це адреса, за якою ваш клієнт відкриває документ у браузері без реєстрації та без входу в застосунок: бачить рахунок або договір, суму й реквізити, може оплатити, дозаповнити свої дані чи підписати. Посилання зʼявляється тієї миті, коли ви вперше поширили документ, і далі живе саме по собі — його можна надіслати листом, месенджером або надрукувати як QR-код. Якщо документ не для сторонніх очей, те саме посилання можна закрити паролем або кодом на email.

Де це в застосунку: картка документа → кнопка «Поширити» → блок «Налаштування доступу» внизу вікна. Захист одразу для всіх документів одного клієнта — Управління → Клієнти → картка клієнта → «Обмеження доступу до документів».

Як зʼявляється посилання

Поки документ у чернетці, посилання ще немає. Воно створюється, коли ви натискаєте «Поширити» на картці документа: застосунок генерує PDF, публікує документ і переводить його зі статусу «Чернетка» у «Надіслано». Тобто саме натискання «Поширити» — це вже дія зі статусом, навіть якщо ви нічого нікому не відправили (Статуси документів).

У вікні «Поширити» посилання можна скопіювати кнопкою, відкрити в новій вкладці, надіслати поштою чи в соцмережі — усі способи доставки описані в статті Надсилання документа клієнту: email, посилання, QR. Копіюється коротке посилання — воно веде на ту саму сторінку, просто акуратніше виглядає в листі чи месенджері.

Посилання одне на документ: скільки б разів ви його не копіювали й не надсилали, адреса не змінюється.

Скільки живе посилання

Посилання діє близько двох років із моменту, коли документ уперше поширили. Це технічний строк «на всяк випадок»: окремого налаштування «скільки днів живе посилання» в застосунку немає.

Важливо не плутати цей строк із терміном оплати документа. Сама сторінка після дати «Оплатити до…» відкривається як і раніше — документ, суми, PDF і друк на місці. А от оплатити прострочений рахунок за посиланням уже не можна: блок оплати показується, лише поки рахунок у статусі «Очікує» і термін оплати ще не минув. Наступного дня після дати оплати реквізити, кнопка оплати та панель «надіслати квитанцію» зі сторінки зникають зовсім, а замість них зʼявляється плашка «Прострочено» з поясненням «Термін оплати рахунка минув. Зверніться до Відправника рахунка».

У сам день, указаний у «Оплатити до…», оплата ще доступна — прострочення настає з наступної доби. Якщо клієнт спізнився, а оплату все одно треба прийняти за посиланням, відкрийте документ і посуньте дату оплати вперед: після збереження й повторного «Поширити» сторінка знову покаже реквізити й кнопку оплати.

Захист: пароль або код на email

За замовчуванням посилання відкриє будь-хто, хто його має. У блоці «Налаштування доступу» у вікні «Поширити» можна вибрати один із трьох варіантів:

• Без захисту — сторінка відкривається одразу.

• Пароль — ви придумуєте пароль (від 4 до 32 символів) і повідомляєте його клієнту окремо, наприклад телефоном. Клієнт бачить екран «Обмеження доступу» з полем пароля.

• Код на email — ви вказуєте до 6 адрес, яким дозволено відкривати документ. Клієнт вводить свою адресу, отримує на неї 6-значний код і вводить його на сторінці.

Код на email діє 10 хвилин. На введення коду є 5 спроб; після них треба замовити новий. Кнопка «повторно відправити» стає активною через 60 секунд. Якщо адреси немає у вашому списку дозволених — код на неї просто не надійде.

Захист накриває всю публічну сторінку, а не тільки її перегляд: без пройденої перевірки не відкриється ні PDF, ні прев'ю документа, ні кнопка оплати, ні підписання.

Після успішного введення пароля чи коду браузер клієнта запамʼятовує доступ на добу — протягом цього часу він відкриває документ без повторної перевірки. На іншому пристрої чи в іншому браузері перевірку треба буде пройти заново.

Зміна захисту скидає доступ усім

Це головне, що варто памʼятати: щойно ви змінили налаштування доступу — усі, хто вже пройшов перевірку, втрачають доступ і мають пройти її ще раз. Це стосується будь-якої зміни: увімкнення захисту, зміни пароля, додавання чи видалення email-адреси, перемикання з пароля на код і назад.

Саме посилання при цьому не змінюється — розсилати новий лінк не потрібно, достатньо повідомити клієнту новий пароль.

Захист одразу для всіх документів клієнта

Якщо ви хочете, щоб усі документи одного контрагента були під однаковим захистом, не налаштовуйте кожен окремо. Відкрийте Управління → Клієнти → картку клієнта і в блоці «Обмеження доступу до документів» задайте режим — пароль або код на email зі списком адрес. Ці налаштування стануть типовими для документів цього клієнта.

Звʼязок керується галочкою «використовувати налаштування контрагента за замовчуванням» у блоці доступу самого документа. Поки вона увімкнена, документ бере захист із картки клієнта і показує підказку «Тип доступу». Якщо вимкнути — документ живе за власними налаштуваннями.

Є і зворотний шлях: коли ви налаштували захист на конкретному документі, застосунок запитає «Зробити налаштування доступу за замовчуванням для цього контрагента?» — відповівши «Так», ви одним кліком перенесете їх на картку клієнта. Докладніше про картку — у статті Клієнти.

Договори, додатки та сторони

Додаток до договору не має власного захисту — він завжди успадковує захист свого договору. Налаштувати доступ окремо на додатку не можна: змінюйте захист на договорі, і додатки підхоплять його самі. Посилання на додаток — це посилання на договір із додатковим «хвостиком», тому воно проходить через ті самі ворота доступу.

Окремо стоїть персональне посилання сторони договору. Якщо в договорі кілька сторін, кожній із них можна видати власне посилання прямо зі списку сторін на картці документа. За ним сторона бачить документ лише для читання і може підписати його від свого імені — заповнювати поля там не можна. Таке посилання видається один раз, його можна відкликати, і воно не закривається паролем чи кодом на email — його захист у самій адресі, яку знає тільки ця сторона. Про підписання — у статті Підписання документів.

Чому посилання «перестало працювати»

Найчастіша ситуація: клієнт пише, що замість документа бачить повідомлення «Документ оновлюється» з підписом «Відправник зараз вносить зміни. Поверніться до посилання трохи пізніше» і вашими контактами. Це не поломка — це пауза посилання.

Будь-яке редагування опублікованого документа повертає його у статус «Чернетка», а на час чернетки публічне посилання не працює. Так само буде, якщо ви вручну переведете документ у чернетку.

Коли ви зберігаєте зміни у вже поширеному документі, застосунок питає, що робити з посиланнями («Збережені посилання шарінгу»):

• «Залишити старі посилання активними» — адреса зберігається і знову запрацює після наступного «Поширити». Розсилати новий лінк не треба.

• «Скинути всі посилання» — стара адреса стає недійсною назавжди; при наступному поширенні видається нова.

Доки документ у чернетці, посилання не працює в обох випадках — різниця лише в тому, чи оживе воно потім.

Тому лікування майже завжди одне: завершіть редагування і натисніть «Поширити» ще раз.

Що бачить одержувач

За посиланням відкривається публічна сторінка документа: логотип і назва вашої компанії, сам документ у переглядачі, сума до оплати, реквізити з кнопками копіювання та QR-код, кнопки «Друк» і «PDF». Залежно від типу документа там же зʼявляються кнопки оплати, форма заповнення даних клієнта, підтвердження оплати з квитанцією та блок підписів сторін.

Для рахунка склад сторінки залежить від його стану. Реквізити, кнопка оплати й панель «надіслати квитанцію» показуються, лише поки рахунок у статусі «Очікує» і не прострочений. Оплачений, анульований чи прострочений рахунок відкривається без цих блоків — сторінка показує відповідну плашку: «Оплачено», «Анульовано» або «Прострочено».

Обмеження й нюанси

Публічне посилання доступне на будь-якому тарифі й не потребує вмикання експериментальних функцій. Тарифом обмежене лише оформлення публічної сторінки — власний логотип, колір бренду й фон; без відповідного тарифу сторінка показується у стандартному вигляді (Тарифний план і ліміти).

Захист конкретного документа може налаштувати будь-хто, хто працює з цим документом. А от захист на рівні клієнта — лише користувач із правом керувати клієнтами; без нього блок «Обмеження доступу до документів» у картці клієнта не показується (Користувачі й ролі).

Обмеження на захист: пароль — від 4 до 32 символів, список дозволених адрес для коду на email — не більше 6 адрес.

Анульований документ усе одно відкривається за посиланням — сторінка показує плашку «Анульовано», але реквізитів і кнопки оплати на ній уже немає. Якщо треба, щоб адреса взагалі перестала відкриватись, переведіть документ у чернетку і виберіть «Скинути всі посилання».

Пароль до документа не має нічого спільного з входом у кабінет клієнта — це різні речі.

Що відбувається автоматично

• Натискання «Поширити» на чернетці саме генерує PDF і переводить документ у статус «Надіслано» — про самостійні зміни статусу читайте Чому статус документа змінився сам.

• Будь-яке збереження змін у поширеному документі повертає його в чернетку і ставить посилання на паузу.

• Наступного дня після дати «Оплатити до…» сторінка сама ховає реквізити й кнопку оплати і показує плашку «Прострочено».

• Зміна налаштувань доступу миттєво знеструмлює всі раніше видані доступи.

• Коли клієнт уперше відкриває документ за посиланням, ви бачите це на картці документа як позначку перегляду.

• PDF для публічної сторінки перегенеровується сам — надсилати файл окремо не потрібно.

Часті питання

Клієнт бачить «Документ оновлюється». Що робити? Документ зараз у статусі «Чернетка». Завершіть правки і натисніть «Поширити» — якщо при збереженні ви обрали «Залишити старі посилання активними», старе посилання запрацює саме, надсилати нове не треба.

Клієнт відкрив посилання, але не бачить реквізитів і кнопки оплати. Чому? Найімовірніше, термін оплати рахунка вже минув: після дати «Оплатити до…» блок оплати зі сторінки зникає і лишається плашка «Прострочено». Те саме буде на вже оплаченому чи анульованому рахунку. Щоб клієнт міг оплатити, відкрийте документ, поставте нову дату оплати і поширіть його ще раз.

Як зробити посилання недійсним? Переведіть документ у чернетку і в питанні про посилання оберіть «Скинути всі посилання». Стару адресу після цього не відновити — при наступному поширенні буде видано нову.

Я змінив пароль. Треба надсилати клієнту нове посилання? Ні. Адреса залишається тією самою — повідомте лише новий пароль. Але всі, хто вже відкривав документ, мають ввести його заново.

Клієнту не приходить код на email. Перевірте, чи саме ця адреса є у списку дозволених у налаштуваннях доступу — на адреси поза списком код не надсилається. Далі — теку «Спам». Код діє 10 хвилин і витримує 5 спроб введення; якщо час вийшов або спроби скінчились, замовте новий.

Чи захищено PDF, якщо на документі стоїть пароль? Так. Без пройденої перевірки не відкриється ні сторінка, ні PDF, ні прев'ю, ні кнопка оплати.

Чому в додатка до договору не виходить поставити свій пароль? Так задумано: додаток завжди успадковує захист договору. Змініть налаштування доступу на самому договорі.

Чи діє захист на персональні посилання сторін договору? Ні. Персональне посилання сторони — само по собі секрет; пароль і код на email на нього не поширюються.

Дивіться також

• Надсилання документа клієнту: email, посилання, QR — усі способи доставити документ

• Статуси документів — чому редагування повертає документ у чернетку

• Клієнти: додавання, імпорт та обʼєднання дублікатів — захист усіх документів клієнта

• Чому статус документа змінився сам

• Підписання документів: усі способи — якщо за посиланням ще й підписують

• Тарифний план і ліміти — оформлення публічної сторінки