Як імпортувати договір із Word (.docx) у шаблон

Якщо ваш договір уже живе у Word, його не треба набирати заново чи копіювати шматками. Завантажте файл .docx — і OneB Invoice перенесе текст із форматуванням у редактор шаблонів, а майстер «Розпізнані змінні» сам знайде місця, де від клієнта до клієнта міняються дані: назви сторін, реквізити, суми, підписи, таблиці. Ви лише підтверджуєте, що є що, — і далі кожен новий договір заповнюється автоматично.

Де це в застосунку: Управління → Налаштування → Мої шаблони → Створити шаблон → меню «⋯» у правому верхньому куті редактора → Імпорт із Word

Що потрібно перед початком

Файл у форматі .docx (Word 2007 і новіше). Старий .doc, PDF чи скан не підійдуть — спершу збережіть документ у Word як .docx.
Роль адміністратора у робочому просторі — та сама, що потрібна для створення шаблонів. Якщо пункту «Імпорт із Word» немає або система пише про брак прав, зверніться до власника простору (див. Ролі й права).
Бажано — 2–3 вже заповнені договори одного типу з різними клієнтами. Це не обовʼязково, але саме порівняння кількох файлів дає найточніше розпізнавання змінних (чому — нижче).
Заповнені реквізити вашої компанії і картки клієнтів, які фігурують у договорах: назва, ЄДРПОУ/ІПН, IBAN, ПІБ підписанта, email, телефон. Ці значення система шукає в тексті дослівно й одразу пропонує замінити змінними.

Крок 1. Відкрийте майстер імпорту

У меню зліва відкрийте Управління → Налаштування → Мої шаблони.
Оберіть вкладку «Договори» (або «Заяви», якщо імпортуєте шаблон заяви) і натисніть Створити шаблон.
Відкриється порожній редактор. У правому верхньому куті натисніть кнопку «⋯» і виберіть Імпорт із Word.

1.00

Імпорт доступний лише при створенні нового шаблону. Щоб замінити текст у вже збереженому шаблоні, створіть новий через імпорт, а старий видаліть.

Крок 2. Завантажте файли

Відкриється майстер «Розпізнані змінні» на кроці «Файли».

Натисніть «Оберіть файл .docx» і виберіть один або кілька файлів (максимум 5, до 50 МБ кожен).
Перший файл — основний: саме його текст і оформлення стануть тілом шаблону. Решта позначаються «для порівняння» — з них береться лише інформація про те, що відрізняється.
Кнопкою «Додати ще договір» можна довантажити файли. Хрестик поруч із назвою прибирає файл зі списку.
Натисніть Розпізнати. Кілька секунд система читає документи (на екрані — «Читаємо документи…»).

Навіщо кілька файлів. З одним файлом система знаходить лише два види змінних: прочерки («_____», порожні місця під дані) і збіги з вашою базою (реквізити компанії та клієнтів, значення зі Сховища даних). Якщо ж ви даєте 2–3 однакові за структурою договори з різними клієнтами, то все, що між ними відрізняється, — це і є змінні: дати, суми, номери, назви, навіть ті місця, де прочерків немає.

Після розпізнавання над списком файлів зʼявиться підсумок: «Знайдено N місць». Якщо місць мало (менше пʼяти) або в документі немає прочерків, майстер підкаже додати ще один такий самий договір з іншим клієнтом.

Для кожного файлу «для порівняння» показується схожість з основним у відсотках:

«схожість 92% — враховано» — файл того самого типу, його відмінності використано;
«інший документ (40%) — не враховано» — файл надто відрізняється від основного (наприклад, це договір іншого типу). Якщо ви впевнені, що це той самий шаблон, поставте позначку «врахувати попри відмінності» — розпізнавання перезапуститься.

Якщо щось із файлу не вдалося перенести, тут же зʼявиться список попереджень.

Крок 3. Частини документа (якщо у файлі кілька документів)

Часто договір і його додатки зберігають одним файлом Word. У OneB Invoice додаток — це окремий шаблон, привʼязаний до договору (див. Шаблони договорів і заяв), тому система сама знаходить межі частин за заголовками «Додаток № …» і розривами сторінок і пропонує крок «Частини документа».

Цей крок зʼявляється лише коли частин справді кілька. Тут:

позначка «Створити окремі шаблони (N)» вмикає розбиття; зніміть її — і весь файл стане одним шаблоном;
кожна частина показана окремим рядком з назвою, яку можна відредагувати (перша частина позначена «договір», решта — «додаток»);
іконка ока показує, де в документі починається ця частина;
якщо зняти позначку з окремої частини, вона не зникне, а приєднається до попередньої (наприклад, додаток 2 стане продовженням додатка 1).

Внизу видно підсумок: «Буде створено шаблонів: N».

Крок 4. Підтвердіть розпізнані змінні

Далі майстер веде вас групами — кожна група це окремий крок у верхньому степері, з кількістю знайдених місць. Які саме кроки зʼявляться, залежить від документа:

Таблиці — специфікація товарів/послуг, довідкові таблиці;
Підписи — рядки для підписів і ПІБ поруч із ними;
Сторона 1 — «Замовник», Сторона 2 — «Виконавець» — реквізити кожної сторони договору, як їх названо у вашому тексті;
Дані клієнта, Дані профілю — реквізити, що збіглися з вашою базою, але не привʼязані до сторони;
Сховище даних — значення, які збіглися зі змінними вашого Сховища даних;
Суми — підсумкові суми документа і ціни в тексті;
Заповнювані місця — довгі прочерки без підказок, що в них писати;
Реквізити документа — номер і дата договору, назва документа тощо;
Відрізняється між файлами — місця, знайдені порівнянням кількох договорів;
Потребує вибору — місця, для яких система не змогла визначити поле;
Додані вручну — те, що ви виділили самі.

Ліворуч — список знайдених місць, праворуч — живий перегляд документа, у якому вже підставлені прийняті змінні. Так ви бачите результат до того, як він потрапить у шаблон.

Як працювати зі списком

У кожному рядку:

позначка ліворуч — «прийняти»: місце стане змінною. Точні збіги з вашою базою (наприклад, ЄДРПОУ вашої компанії) позначені заздалегідь, бо це факт, а не здогад. Решту ви підтверджуєте самі;
сам фрагмент підсвічений жовтим, навколо — текст-контекст із документа, щоб було зрозуміло, про що йдеться;
«N місць» — те саме значення трапилося в документі кілька разів (номер договору в кожному пункті додаткової угоди). Одне рішення застосується до всіх;
поле під фрагментом — куди підставлятимуться дані. Клік відкриває пошук за назвою поля, згрупований: Ввести вручну, Підписи, Профіль, Клієнт, Специфікація, Суми, Документ. Вибір поля одразу приймає місце;
іконка ока — прокрутити перегляд до цього місця (повторний клік веде до наступного входження);
іконка прицілу — виправити межі: система могла обірвати адресу на комі. Натисніть її, виділіть мишею у перегляді потрібний фрагмент — він стане новими межами змінної;
позначка «Прийняти всю групу» угорі — прийняти всі рядки кроку одним кліком.

Якщо частин кілька, біля поля показано, у який шаблон піде це місце (договір чи конкретний додаток).

Сторони договору

На кроках «Сторона 1», «Сторона 2» угорі є перемикач «Ця сторона в Oneb: Клієнт / Мій профіль». Система пропонує варіант за роллю в тексті (Виконавець — зазвичай ваш профіль, Замовник — клієнт), але якщо у вашому бізнесі навпаки — перемкніть, і всі реквізити цієї сторони одразу переключаться на поля протилежної.

Таблиця специфікації

Для таблиці товарів чи послуг майстер показує колонки, як вони названі у Word, і навпроти кожної — звідки братимуться дані: №, Назва, Код, Кількість, Од., Ціна, Знижка, Сума або «— не переносити —». Система пропонує зіставлення за заголовками, ви виправляєте те, що не вгадано (наприклад, «Торгівельна марка»).

Нижче — «Показувати підсумок під таблицею» і «Дублювати суму прописом». Підсумок рахує сам документ; тут лише вирішується, чи показувати його.

Довідкові таблиці (тарифи, переліки)

Для таблиці, яка не є специфікацією (тарифна сітка, перелік послуг), можна обрати, де житимуть її дані:

Дані в документі — рядки лишаються в тілі шаблону (як було у Word);
Створити датасет у Сховищі — таблиця стає спільним довідником у Сховищі даних; датасет створиться під назвою змінної, а рядки з документа стануть його початковими даними;
Взяти з наявного датасету — підставити довідник, який у Сховищі вже є.

Змінні, які заповнюються вручну

Якщо для місця обрано поле з групи Ввести вручну (Рядок, Число, Дата, Ціна, Слово, Список), під ним зʼявиться поле «Назва змінної». Назва обовʼязкова — інакше в шаблоні буде кілька однакових «Рядок», і при заповненні їх не розрізнити. Система пропонує назву зі слів перед місцем («…, МФО ▮» → «МФО»); за потреби виправте.

Додати змінну, якої система не знайшла

Просто виділіть мишею текст у перегляді праворуч. Унизу списку зʼявиться підказка «„…“ стане змінною» і вибір поля. Оберіть поле — місце додасться до кроку «Додані вручну».

Виділяти можна лише «чистий» текст: не захоплюйте вже створені змінні й не виділяйте через межу колонки таблиці — майстер про це попередить.

Якщо ви прийняли таблицю чи блок підписів цілком, окремі місця всередині нього стають неактивними з підписом «Усередині «…» — заміниться разом із ним». Це нормально: блок стає однією змінною.

Крок 5. Застосуйте результат

Внизу майстра — кнопки Назад і Далі, лічильник «Обрано N» і на останньому кроці «Застосувати N».

Застосувати — прийняті місця замінюються змінними, і далі все залежить від того, скільки було частин:
- одна — текст зі змінними потрапляє в редактор. Шаблон ще не збережено: введіть назву угорі та натисніть Створити;
- кілька — система одразу створює всі шаблони (договір і дочірні додатки), а вас переводить на сторінку створеного договору. Додатки видно в списку шаблонів кліком по договору.
Пропустити змінні — текст переноситься без змінних. Якщо частин було кілька, дерево шаблонів усе одно створиться — пропускаються лише заміни.
Хрестик у правому верхньому куті — просто закриває майстер. Текст із файлу на цей момент уже вставлено в редактор, тож його можна доопрацювати руками: вставляти змінні з панелі праворуч, як у звичайному шаблоні.

Після імпорту перевірте документ у редакторі й, якщо треба, донастройте: клік по змінній відкриває її параметри (обовʼязковість, хто заповнює, формат), вкладка «Кроки» — порядок заповнення.

Що переноситься з Word, а що ні

Переноситься: текст із абзацами, шрифти й розміри, жирний/курсив/підкреслення/закреслення, вирівнювання й відступи, таблиці (зокрема з обʼєднаними комірками), розриви сторінок, автоматична нумерація пунктів (стає звичайним текстом «1.1», «1.2»), гіперпосилання, верхні й нижні колонтитули (у меню редактора Колонтитули).

Не переноситься:

зображення — логотипи, печатки, підписи-картинки. Логотип і підпис компанії підставляються з профілю компанії відповідними змінними;
виноски, текстові рамки, поля Word (автодата, номер сторінки в тексті), елементи керування (випадні списки, чекбокси);
вирівнювання текстом по табуляції («м. Київ … 2026 р.» по краях рядка) — табуляція стає фіксованим проміжком.

Зображення й точне розташування дрібних елементів після імпорту варто перевірити очима.

Обмеження й нюанси

Тільки .docx. Файл .doc або PDF система відхилить з повідомленням «Підтримується лише формат .docx».
До 5 файлів за раз, до 50 МБ кожен. Дуже великий документ читається довше — дочекайтеся завершення.
Імпорт доступний користувачам із роллю адміністратора простору — так само, як створення шаблонів. Тарифом окремо не обмежується.
Імпорт замінює вміст редактора. Якщо ви вже щось набрали в новому шаблоні до імпорту — воно зникне.
Порівняння з базою бере всіх клієнтів простору, а не лише одного: контрагента з договору система впізнає за назвою чи ЄДРПОУ. Якщо клієнта в довіднику ще немає, його реквізити не збіжаться — додайте картку клієнта заздалегідь або позначте ці місця вручну.
ПІБ представника впізнається і у відмінках («в особі директора Соколова»), але лише якщо ПІБ заповнено в профілі чи картці клієнта.
«Не вдалося прочитати документ» — файл пошкоджений або збережений не як справжній Word-документ. Відкрийте його у Word і збережіть заново як .docx.

Часті питання

Чи можна імпортувати один файл без порівняння? Так. Система знайде прочерки й реквізити, що збігаються з вашою базою. Але для дат, сум і номерів без прочерків потрібен другий файл — інакше позначте їх вручну виділенням у перегляді.

Документ у Word виглядає інакше, ніж у редакторі. Що робити? Найчастіше йдеться про зображення й вирівнювання по табуляції — їх імпорт не відтворює. Решту оформлення можна поправити в редакторі, як у звичайному текстовому процесорі.

Я завантажив договір і додатки одним файлом, а хочу один шаблон. На кроці «Частини документа» зніміть позначку «Створити окремі шаблони».

Чи зміняться договори, які я вже створив за старим шаблоном? Ні. Імпорт створює нові шаблони, наявні документи не чіпає.

Замість «Імпорт із Word» у меню нічого немає. Пункт є лише при створенні нового шаблону, і лише для адміністратора простору. У вже збереженому шаблоні меню «⋯» його не містить.