Шаблони договорів і заяв: редактор, змінні та кроки заповнення

Договори і заяви в OneB Invoice створюються з власних шаблонів: один раз збираєте текст документа зі змінними — далі кожен новий договір заповнюється автоматично даними вашої компанії та клієнта. Шаблони живуть у розділі Управління → Налаштування → Мої шаблони.

Сторінка «Мої шаблони»

На сторінці — дві вкладки: «Договори» та «Заяви». Тут можна шукати шаблони за назвою, створювати нові (кнопка Створити шаблон), редагувати й видаляти наявні. Кожен шаблон показується карткою з мініатюрою.

Шаблони можуть бути повʼязаними: до шаблону договору можна створити дочірні шаблони заяв чи додатків — клік по батьківському шаблону відкриває їх список. Дочірні шаблони успадковують змінні батьківського: дані, введені в договорі, автоматично підтягнуться в додаток.

При створенні шаблону заяви додатково обирається, хто підписує документ — ваша компанія чи клієнт.

Редактор: текст як у текстовому процесорі

Редактор працює як звичний текстовий процесор:

• стилі тексту (заголовки, звичайний текст), шрифт і розмір;
• жирний, курсив, підкреслення, кольори тексту й тла;
• вирівнювання, відступи, лінійка з полями сторінки;
• меню Вставка: розрив сторінки, розкладка у 2 чи 3 колонки.

Наберіть чи вставте текст договору — а всі місця, де дані змінюються від клієнта до клієнта, замініть змінними.

Змінні: дані, що підставляються самі

Праворуч — панель «Змінні». Клік по змінній вставляє її у текст на місці курсора (та сама дія — кнопка Додати значення на панелі інструментів).

Системні змінні заповнюються автоматично з ваших даних і картки клієнта:

• номер і назва документа, дати «від» і «до»;
• назва і реквізити вашої компанії;
• назва і реквізити контрагента;
• підписи та ПІБ обох сторін, блок «Підписи сторін», email компанії тощо.

Нові змінні — поля, які ви створюєте самі: рядок, багаторядковий текст, число, дата, ціна, таблиця, список варіантів. Їх заповнюють вручну при створенні документа — або їх заповнює клієнт, якщо ви позначите поле як «заповнюється отримувачем».

Зі сховища — змінні з вашого Сховища даних: тарифні сітки, переліки послуг, довідкові значення.

Клік по вставленій у текст змінній відкриває її налаштування: назва, обовʼязковість, хто заповнює, формат дати, варіанти списку. Для текстових полів є відмінювання — ПІБ чи посада автоматично ставляться у потрібний відмінок у різних місцях документа.

Кроки заповнення

Вкладка «Кроки» праворуч керує майстром заповнення — тим, як отримувач проходитиме документ:

• без налаштувань система сама згрупує поля за заголовками документа;
• або створіть кроки вручну: назва, опис і перелік полів кожного кроку.

Під час заповнення видно прогрес («заповнено X з Y полів»), а наприкінці — кнопка підписання чи підтвердження.

Типові доробки шаблону

• Реквізити сторін у тексті. Вставте змінні «Реквізити компанії» та «Реквізити контрагента» — значення підтягнуться з профілю компанії і картки клієнта.
• ПІБ і посада біля підписів. Додайте до блоку підписів змінні «ПІБ компанії» і «ПІБ контрагента» та допишіть посади текстом — підпис виглядатиме як у паперовому договорі.
• Свої назви сторін. У власному шаблоні текст повністю ваш: замість «Замовник»/«Виконавець» пишіть «Покупець», «Експедитор» — як вимагає ваш документ.

Редагувати шаблони зручніше з компʼютера.

Шаблон заяви у кабінеті клієнта

Шаблон заяви можна опублікувати в кабінеті клієнта — тоді клієнти самостійно подаватимуть заявки за вашим шаблоном. У налаштуваннях публікації задаються: від якої компанії приймається заявка, строк її дії, спосіб іменування заяви та привʼязка до проєкту.

Часті питання

Чи зміняться вже створені договори після редагування шаблону? Ні. Шаблон копіюється в документ у момент створення — далі документ живе своїм життям.

Чи можна зробити кілька схожих шаблонів? Так, кількість шаблонів не обмежена. Створіть шаблон, а варіації — окремими шаблонами чи дочірніми до нього.

Як створити договір із шаблону? У розділі Договори натисніть «Створити договір» і оберіть свій шаблон зі списку. Докладніше — у статті Договори: створення, заповнення даних і додатки. Як створюються заяви — у статті Заяви: створення за шаблоном.