Що OneB Invoice робить сам

OneB Invoice частину роботи робить сам: надсилає нагадування про оплату, звіряє надходження грошей, підтягує замовлення з інтеграцій, створює документи за розкладом. Через це інколи виникає відчуття «я цього не робив, а воно сталося»: клієнту пішов лист, у стрічці зʼявилося сповіщення, у списку — нові рахунки. Нижче — повний перелік таких дій: що саме, як швидко і кому це видно.

Де це в застосунку: окремого екрана «автоматичні дії» немає. Результат ви бачите у стрічці сповіщень (дзвіночок у шапці), у листах на вашу пошту й на пошту клієнта, у списках документів і на екранах Налаштування → Інтеграції.

Стаття написана з точки зору власника робочого простору. Дії, які застосунок виконує для вашого клієнта (листи, повідомлення в Telegram-боті), окремо позначені.

Що застосунок робить сам і як швидко

Що відбувається	Як швидко	Де це помітно
Зміни зі спільного довідника OneB — клієнти, компанії, товари, проєкти, категорії — потрапляють в Invoice	Протягом кількох хвилин	Дані, змінені в іншому застосунку OneB, самі оновлюються у ваших списках
Замовлення з Prom.ua перетворюється на рахунок, оплата звіряється в обидва боки	Протягом 10 хвилин	Нові рахунки з позначкою Prom у списку документів
Оплата з OneB Finance підтягується до неоплачених рахунків, створених за останні 30 днів	Протягом 10 хвилин	Рахунок сам змінює статус на «Оплачено»
Документи зі School Today створюються, коли настав час запуску за вашим розкладом	Протягом 15 хвилин	Пачка документів у списку, запис у журналі запусків інтеграції
Перевіряється стан підключених онлайн-реквізитів (Stripe Connect і monoPay) — чи не стали вони недійсними	Зазвичай протягом години	Статус реквізиту у Способах оплати
Створюється черговий регулярний рахунок — у день його дати за розкладом; якщо в розкладі ввімкнено «Надсилати клієнту одразу», рахунок публікується і йде клієнту листом	Раз на день, зранку	Новий рахунок у списку, сповіщення у стрічці (і лист вам, якщо ввімкнено email-канал); клієнту — лист із рахунком
Ви отримуєте сповіщення про рахунок, у якого минув термін оплати	Наступного дня, зранку	Стрічка сповіщень (і лист, якщо ви ввімкнули email-канал)
Клієнту йде лист-нагадування про оплату — того дня, який ви обрали в документі	Раз на день, зранку	Лист клієнту на пошту (і повідомлення в Telegram-боті, якщо клієнт до нього привʼязаний)
Вам іде лист про рахунок, термін оплати якого спливає завтра	Раз на день	Лист на пошту, вказану в нагадуванні «нагадати собі»

Докладніше про самі нагадування — Автоматичні нагадування про оплату і Сповіщення, про розклади — Регулярні рахунки.

Автоматичні дії не миттєві. Між подією і реакцією застосунку зазвичай минає кілька хвилин: гроші прийшли в OneB Finance — статус рахунку зміниться протягом наступних 10 хвилин, а не в ту саму секунду. Замовлення на Prom.ua так само «доїде» до рахунку протягом 10 хвилин.

Дії, які запускає ваша дія, а не час

Частина автоматики привʼязана не до часу, а до того, що зробили ви:

Регулярний рахунок «на сьогодні» і «Створити зараз». Зазвичай рахунки за розкладом зʼявляються зранку в день дати — по одному, нічого не створюється наперед. Але якщо ви зберегли розклад із датою наступного рахунку «сьогодні» або натиснули «Створити зараз», рахунок створюється одразу. Див. Регулярні рахунки.
Дзеркалювання документа у «Вхідні». Якщо ваш клієнт теж працює в OneB Invoice і його картку створено з його ж контакту-компанії, документ автоматично зʼявляється в його «Вхідних» — щойно ви його опублікували або змінили статус. Далі копія оновлюється разом з оригіналом, а якщо ви анулюєте документ — зникає у клієнта. Див. Вхідні (бета).
Перевірка квитанції. Квитанцію, яку клієнт прикріпив на публічній сторінці документа, система перевіряє сама і показує результат у картці документа.
Нові позиції стають товарами. Рядки, які ви вписали в документ вручну, автоматично запамʼятовуються у списку товарів і послуг (у межах ліміту тарифу).
Сповіщення у стрічці. Створення, зміна, зміна статусу, підпис, заповнення документа клієнтом — кожна така подія кладе повідомлення у стрічку всім учасникам простору, крім того, хто зробив дію.

Важливо: жодна з цих дій не змінює статус документа сама по собі без причини. Якщо статус змінився, а ви його не чіпали — це або оплата, або підпис, або інтеграція; розбір усіх випадків — Чому статус документа змінився сам.

Чому автоматична дія не спрацювала

Найчастіші причини, коли лист чи сповіщення не пішли:

Документ у чернетці або не опублікований. Нагадування надсилаються лише за документами зі статусом «Очікує оплати», у яких увімкнено публічне посилання. Чернетка («Не відправлено») ігнорується. Так само не дзеркалюється у «Вхідні» документ, який ще в чернетці.
Нагадування вимкнене в самому документі. Автонагадування клієнту і нагадування собі вмикаються окремо для кожного документа — у модалці «Поділитися / нагадування» в картці рахунку. За замовчуванням вони вимкнені.
Дата нагадування вже минула або її не обрано. Лист клієнту йде рівно в обрану дату (за 1, 2, 3 або 5 днів до терміну оплати — або «Інше» з довільною датою). Якщо термін оплати вже настав, нагадування не піде.
Нема куди слати. У картці клієнта не заповнений email — лист не піде. Для нагадування собі має бути вказана поштова адреса в самому документі. Те саме з регулярним рахунком, що надсилається клієнту: без адреси рахунок буде створено й опубліковано, але лист не піде.
Тарифна фіча. Автоматичні email-нагадування (і клієнту, і собі) — платна можливість. Якщо вона не входить у ваш тариф, нагадування підготується, але лист не піде. Див. Тарифний план і ліміти.
Регулярний рахунок не зʼявився. Розклад на паузі, серія завершена або вичерпано ліміт рахунків тарифу — статус і причину видно в блоці «Регулярний рахунок» у картці рахунку-зразка та на екрані «Регулярні рахунки».
Інтеграцію вимкнено або ключ протух. Дані з Prom.ua і School Today підтягуються лише для увімкнених підключень із дійсним ключем доступу. Якщо ключ перестав працювати, підключення призупиняється, а у стрічку падає сповіщення про помилку інтеграції.

Обмеження й нюанси

Сповіщення про прострочення надходить один раз — наступного дня після терміну оплати, зранку, і лише для рахунків. Щоденного «нагадування про прострочення» немає; далі стежити за боргом треба у звіті по дебіторці.

Сповіщення про прострочення не змінює статус документа. Статус «Прострочено» — це не окремий стан, а обчислювана позначка: рахунок залишається в статусі «Очікує оплати», просто підсвічується червоним.

Автоматичні email-нагадування — тарифна можливість. Автоматична перевірка стану реквізитів стосується лише Stripe Connect і monoPay; звичайні IBAN, SWIFT, текстові реквізити перевіряти нема чого — вони не «протухають». Див. Способи оплати: огляд усіх варіантів.

Канали автоматичних сповіщень — лише стрічка в застосунку, email і Telegram-бот для клієнтів. SMS і push-повідомлень у застосунку немає.

Регулярні рахунки створюються по одному в день дати і списують ліміт рахунків вашого тарифу в день створення, а не наперед. Якщо ліміт вичерпано, рахунок не створюється, а застосунок пробує знову наступного дня. За один день розклад створює не більше одного рахунку.

Часті питання

Клієнту прийшов лист, хоча я нічого не надсилав. Звідки він? Два типові джерела. Перше — у документі увімкнене автонагадування про оплату: воно йде раз на день, зранку, у ту дату, яку ви обрали; перевірити й вимкнути можна в картці рахунку, у вікні «Поділитися / нагадування». Друге — регулярний рахунок із увімкненим «Надсилати клієнту одразу»: у день дати застосунок сам створює рахунок і надсилає його клієнту; це налаштовується в блоці «Регулярний рахунок» у картці рахунку-зразка.

Чому рахунок сам став «Оплачено»? Або надійшла онлайн-оплата, або оплату підтвердила інтеграція з OneB Finance (оплата підтягується протягом 10 хвилин), або система перевірила квитанцію, яку прикріпив клієнт. Докладніше — Чому статус документа змінився сам.

Звідки взялися рахунки, яких я не створював? Три типові джерела: замовлення з Prom.ua (Інтеграція з Prom.ua), звіти School Today (Інтеграція зі School Today) і регулярні рахунки — розклад, налаштований раніше, створює по одному рахунку в день дати. У картці такого рахунку видно рядок «Регулярний рахунок від №…» з посиланням на зразок.

Я вимкнув нагадування, а лист усе одно пішов. Перевірте, чи не пішов лист раніше за ваше збереження: розсилка йде зранку, тож якщо на той момент нагадування ще було ввімкнене, лист уже відправився. Також перевірте, чи ви вимкнули саме той пункт — «нагадування клієнту» і «нагадати собі» незалежні.

Чи можна налаштувати, коли саме це відбувається? Ні, для всіх однаково і не налаштовується. Налаштовується лише дата нагадування в конкретному документі й дата наступного рахунку в розкладі.

Автоматичні дії працюють, коли я не в застосунку? Так. Усе перелічене відбувається на сервері незалежно від того, чи відкритий у вас застосунок.