Сповіщення: стрічка, email і Telegram

Сповіщення — це повідомлення про події у вашому робочому просторі: хтось створив чи змінив документ, клієнт оплатив рахунок або прикріпив квитанцію, документ підписали, надійшла заявка з порталу. Вони збираються у стрічці під дзвіночком у верхній панелі, а за потреби дублюються на пошту. Стаття написана з точки зору вас — власника чи співробітника робочого простору; окремо позначено, що з цього отримує ваш клієнт.

Де це в застосунку: дзвіночок у верхній панелі → кнопка-лійка «Налаштування сповіщень»

Які канали є

Канал	Кому	Що приходить
Стрічка в застосунку («дзвіночок»)	усім активним користувачам робочого простору, крім того, хто зробив дію	усі події простору
Email	вам (дубль подій стрічки на вказану адресу), вашим клієнтам і підписантам	службові листи та вибрані типи подій
Telegram	тільки вашим клієнтам — через бота кабінету клієнта	документ надіслано, нагадування про оплату

Telegram для вас самих у налаштуваннях сповіщень видно, але він неактивний і позначений як «В розробці». Push-сповіщень і SMS у застосунку немає.

Стрічка сповіщень

Дзвіночок у верхній панелі показує кількість непрочитаних подій. Клік відкриває панель поверх поточної сторінки з двома вкладками — Усе і Архів (вкладка архіву зʼявляється, лише якщо в архіві щось є).

Події згруповані за датою: «Сьогодні», «За останній тиждень», «Інші». Кожен рядок містить аватар і імʼя того, хто зробив дію, час, опис події, перехід статусу «було → стало», проєкт і — для змін документа — розгорнутий список полів, які змінилися.

Клік по сповіщенню відкриває сам документ, панель при цьому закривається.
Наведення курсору на подію вже позначає її як переглянуту.
Кнопка «Позначити все як переглянуте» внизу панелі обнуляє лічильник.
Події в архіві зберігаються 30 днів, далі зникають.

Яка подія кому і яким каналом приходить

Подія	Хто отримує	Канал
Створено документ	користувачі простору	стрічка
Змінено документ (з переліком змінених полів), видалено документ, змінено проєкт документа	користувачі простору	стрічка
Змінено статус: надіслано, анульовано, підписано, оплачено	користувачі простору	стрічка (оплата — як важлива подія)
Клієнт додав квитанцію про оплату	користувачі простору	стрічка (важлива)
Клієнт заповнив свої дані в документі	користувачі простору	стрічка (важлива)
До документа додано підпис	користувачі простору	стрічка (важлива)
Нова заявка з порталу	користувачі простору	стрічка (важлива)
Помилка інтеграції або інтеграцію призупинено	користувачі простору	стрічка (важлива)
Рахунок прострочено — «досі не оплачено»	користувачі простору	стрічка, наступного дня, зранку
Ви надсилаєте документ клієнту	клієнт (адреса з форми надсилання) + копії	Email + Telegram, якщо клієнт привʼязав бота
Запит підпису на email	підписант	Email (з кодом)
Автонагадування клієнту про оплату	клієнт	Email + Telegram, раз на день, зранку
Нагадування вам про рахунок, у якого завтра спливає термін	вказана вами адреса	Email, раз на день
Вхід клієнта в кабінет	клієнт	Email (посилання або код)
Код доступу до захищеного посилання на документ	адреса зі списку дозволених	Email
Договір із вітрини порталу	покупець	Email + Telegram

Будь-яку подію зі стрічки можна додатково отримувати на пошту — це вмикається в налаштуваннях (див. нижче).

Налаштування сповіщень

Кнопка-лійка в шапці панелі сповіщень відкриває налаштування. Вони персональні: кожен користувач простору налаштовує їх сам за себе, і зміни не впливають на колег.

Сповіщення на сайті — перемикачі груп подій:

Створення документів
Редагування документів (коригування, зміна проєкту, видалення)
Оновлення в документах (зміни статусу, нагадування, підписи, квитанції, заповнення даних клієнтом, помилки інтеграцій)
Нові заявки із порталу

Вимкнена група не зникає безслідно: такі події все одно складаються в архів, просто дзвіночок на них не реагує.

Email сповіщення — поле адреси (можна вказати будь-яку, не обовʼязково ту, під якою ви входите) і ті самі чотири групи подій окремо для пошти. Якщо адресу не заповнено, канал вимкнено.

Дайджест — чекбокс «Дозволити групувати різні типи сповіщень в одне повідомлення при відправці». Увімкнений за замовчуванням: замість кількох листів підряд ви отримуєте один зі складеними подіями.

Режим фокусування — три рівні мінімальної важливості:

Вимкнено — приходить усе;
Середній режим — відсіюються найменш важливі події (рутинне створення й редагування документів);
Тільки важливі — залишаються оплати, підписи, квитанції, заповнення документа клієнтом, заявки з порталу та помилки інтеграцій.

Що НЕ надсилає сповіщень

Це найчастіші очікування, які застосунок не виправдовує:

Перегляд документа клієнтом сповіщення не створює. Факт перегляду видно тільки як позначку «Прочитано» в історії документа.
Коментарі до документа чи проєкту сповіщень не надсилають — ні в стрічку, ні на пошту.
Запрошення користувача в робочий простір лист із застосунку не надсилає: посилання-запрошення ви копіюєте та передаєте колезі самі. Докладніше — Користувачі й ролі робочого простору.
Досягнення ліміту тарифу приходить не сповіщенням, а вікном просто в момент дії.

Telegram-бот для клієнтів

Робочий простір може підключити власного Telegram-бота в налаштуваннях кабінету клієнта — це окремий бот вашої компанії, а не спільний бот сервісу. Клієнт привʼязується до нього за посиланням із кабінету або з листа, після чого отримує в Telegram дублі лише двох повідомлень: «вам надіслали документ» і «нагадування про оплату», кожне — з кнопкою, що відкриває документ. Якщо клієнт заблокував бота, повідомлення перестають доходити, і в списку привʼязок це видно.

Обмеження й нюанси

Сповіщення про дію не приходить тому, хто цю дію зробив. Якщо ви створили документ самі — у вашій стрічці його не буде, а колеги його побачать.

Листи надсилаються з системної адреси «OneB Invoice». Підставити власну адресу відправника чи адресу для відповіді не можна — ні для листів клієнтам, ні для сповіщень собі.

Якщо ви прочитали подію в застосунку раніше, ніж пішов лист, — лист із цим сповіщенням не прийде. Це не збій, а задумана поведінка: пошта дублює тільки те, що ви пропустили.

Лічильник непрочитаних оновлюється раз на 15 секунд, і тільки поки вкладка застосунку активна. Тому цифра біля дзвіночка може ще секунд десять «висіти» після того, як ви все прочитали, а у фоновій вкладці не змінюється взагалі — достатньо повернутися у вкладку й трохи зачекати.

Налаштування сповіщень персональні. Скарга «колезі приходить, а мені ні» майже завжди означає, що у скаржника вимкнено відповідну групу подій, увімкнено режим фокусування або не заповнено адресу для email.

Автонагадування клієнтам про оплату — платна можливість з обмеженням за тарифом; при вичерпаному ліміті нагадування не піде. Див. Тарифний план і ліміти.

Мова листів клієнту визначається мовою документа, а не вашою мовою інтерфейсу.

Що відбувається автоматично

Наступного дня після терміну оплати, зранку у стрічці зʼявляється подія «Рахунок досі не оплачено» — по рахунках, які лишилися в статусі очікування. Сам статус документа при цьому не змінюється.
Раз на день, зранку ідуть нагадування клієнтам по тих рахунках, де ви це увімкнули. Налаштування — Автоматичні нагадування про оплату.
Раз на день приходить лист вам, якщо ви попросили нагадати собі про рахунок, у якого спливає термін.
Повний перелік того, що застосунок робить сам — Що OneB Invoice робить сам.

Часті питання

Клієнту не прийшов лист із документом. Що перевірити? Спершу — чи документ справді надіслано (у листі бере участь адреса з форми надсилання, а не адреса з картки клієнта, якщо ви її змінили вручну). Далі — папку «Спам» у клієнта: лист приходить від системного відправника «OneB Invoice». Порядок надсилання описано в статті Надсилання документа клієнту: email, посилання, QR.

Чому мені не приходять сповіщення, а колезі приходять? Налаштування у кожного свої. Відкрийте дзвіночок → лійку і перевірте: увімкнені групи подій у «Сповіщення на сайті», заповнену адресу й групи в «Email сповіщення», а також режим фокусування — на рівні «Тільки важливі» рутинні події не показуються.

Я все прочитав, а цифра біля дзвіночка залишилась. Лічильник оновлюється раз на 15 секунд і тільки в активній вкладці. Зачекайте кілька секунд або натисніть «Позначити все як переглянуте».

Чи можна відправляти листи з моєї адреси? Ні. Адреса відправника системна й однакова для всіх, змінити її не можна.

Мені не приходить сповіщення, коли клієнт відкрив рахунок. Такого сповіщення немає. Факт перегляду фіксується позначкою «Прочитано» в історії документа — туди й треба дивитися.

Куди зникають старі сповіщення? У вкладку «Архів». Там вони зберігаються 30 днів, потім видаляються.

Чи є сповіщення в Telegram для мене? Поки що ні — пункт у налаштуваннях позначений як «В розробці». Telegram працює тільки в бік клієнтів, через бота кабінету клієнта.