Автоматичні нагадування про оплату

Застосунок може сам нагадати клієнту, що термін оплати наближається, — листом на його електронну пошту. Ви вмикаєте нагадування в конкретному рахунку й обираєте, за скільки днів до терміну його надіслати. Окремо можна попросити нагадати вам самим про рахунок, який завтра стане простроченим.

Де це в застосунку: картка рахунку → «Поділитися» / «Надіслати поштою» → блоки «Автоматичне нагадування отримувачу» і «Сповістити мене про неоплату»

Як увімкнути нагадування клієнту

Відкрийте рахунок і натисніть «Поділитися» або «Надіслати поштою» (нагадування налаштовуються в тому самому вікні).
Увімкніть перемикач «Автоматичне нагадування отримувачу».
Перевірте Email отримувача. Якщо адреси в картці клієнта ще немає, поставте галочку «Зберегти цю електронну адресу в профілі клієнта» — інакше лист не буде кому надіслати.
У полі «Дата нагадування» виберіть, коли надіслати лист: за 1, 2, 3 або 5 днів до терміну оплати, або «Інше» — і вкажіть довільну дату (від завтра до дня терміну оплати включно).

Варіанти «за N днів» показуються тільки ті, що ще не минули: якщо до терміну оплати лишилося три дні, варіанта «за 5 днів» у списку не буде.

Дату треба обрати обовʼязково. Якщо просто ввімкнути перемикач і не вибрати день, нагадування не надійде — застосунку нема на яку дату його поставити.

Як увімкнути нагадування собі

У тому самому вікні є другий блок — «Сповістити мене про неоплату». Увімкніть його й вкажіть свою пошту. За день до кінцевої дати оплати ви отримаєте лист про рахунок, який ще не оплачено.

Що відбувається автоматично

Раз на день, зранку застосунок перебирає рахунки, у яких нагадування ввімкнено і дата нагадування — сьогодні, і надсилає лист клієнту. У листі — назва компанії, номер і сума документа, дати й посилання на документ. Якщо клієнт підключив Telegram-бот вашого робочого простору, нагадування продублюється й туди.
Раз на день надсилаються листи власникам — про рахунки, термін оплати яких спливає завтра.
Наступного дня після терміну оплати, зранку у стрічку сповіщень застосунку потрапляє попередження про рахунки, які лишилися неоплаченими.

Перед відправкою застосунок перевіряє оплату. Якщо ваш робочий простір підключено до OneB Finance і за цим рахунком уже видно повну оплату (угоду виконано на 100 %), рахунок автоматично переходить у статус «Оплачено», а нагадування не надсилається — щоб не турбувати клієнта, який уже заплатив.

Повний перелік того, що застосунок робить без вашої участі, — у статті Що OneB Invoice робить сам.

Чому нагадування не пішло

Пройдіться списком — майже завжди причина одна з цих:

У клієнта немає електронної пошти. Лист надсилається на адресу з картки клієнта. Адреса, введена лише у вікні надсилання й не збережена галочкою в профіль клієнта, для нагадувань не використовується.
У рахунку не вибрано дату нагадування. Перемикач увімкнено, а день не обрано — розсилка такий рахунок не бачить.
Рахунок у чернетці. Нагадування працює лише для документів, які вже надіслано або опубліковано за посиланням. Документ у стані «Не відправлено» пропускається.
Рахунок уже не в стані «Очікує оплати». Оплачені, анульовані документи й чернетки нагадувань не отримують.
Термін оплати вже минув. Нагадування — це попередження перед терміном. Для прострочених рахунків замість листа клієнту застосунок показує попередження у вашій стрічці сповіщень.
Нагадування вимкнено в самому документі. Перевірте перемикач у вікні «Поділитися».
Тариф. Нагадування — платна можливість (див. нижче).
Документ відредагували. Будь-яке збереження змін повертає документ у чернетку — а з чернетки нагадування не надсилаються. Після редагування рахунок треба надіслати або опублікувати заново.

Обмеження й нюанси

Автоматичні нагадування — тарифна можливість. Якщо на перемикачі стоїть іконка корони, а клік відкриває вікно тарифу, значить, на поточному тарифі нагадувань немає. Обмеження діє і на нагадування клієнту, і на нагадування собі, та перевіряється двічі: коли ви вмикаєте перемикач і безпосередньо перед відправкою листа. Тобто якщо тариф змінився після налаштування, лист уже не піде. Див. Тарифний план і ліміти.

Нагадування налаштовуються для кожного рахунку окремо — спільного налаштування «нагадувати завжди» немає. Створюючи новий рахунок, перемикач треба ввімкнути знову.

Нагадування працюють тільки для рахунків. Кошториси, акти, видаткові, договори та заяви автоматичних нагадувань про оплату не мають.

Дату нагадування можна поставити лише в майбутньому і не пізніше дня оплати — від завтра до дати терміну оплати включно.

Листи надсилаються від імені «OneB Invoice» — власну адресу відправника чи адресу для відповіді налаштувати не можна.

Нагадування надсилаються один раз — на обрану дату. Серії листів чи повторних нагадувань після прострочення застосунок не робить.

Часті питання

Чи можна нагадувати кілька разів? Ні, на рахунок припадає одне нагадування — на обрану дату. Якщо потрібне ще одне, надішліть документ клієнту вручну.

Клієнт оплатив, а нагадування все одно прийшло. Чому? Застосунок пропускає нагадування лише тоді, коли бачить оплату: рахунок уже переведено в «Оплачено» або повну оплату підтверджує інтеграція з OneB Finance. Якщо гроші прийшли на реквізити, не підключені до застосунку, і статус не змінювали вручну, рахунок і далі вважається неоплаченим.

Чому рахунок сам став «Оплачено», хоча я нічого не робив? Це і є перевірка перед нагадуванням: побачивши повну оплату в OneB Finance, застосунок сам змінює статус. Докладніше — Чому статус документа змінився сам.

Коли саме приходить лист клієнту? Раз на день, зранку — у ту дату, яку ви обрали в документі. Обрати конкретну годину не можна.

Чи можна змінити текст листа-нагадування? Ні, шаблон листа фіксований. Він формується мовою документа.

Де подивитися решту сповіщень? У дзвіночку у верхній панелі. Там же налаштовується, які події показувати в застосунку і які дублювати на пошту — див. Сповіщення.