Учасники проєкту, задачі та ставки

Якщо у проєкті ведеться облік часу, застосунок має знати, за якою ставкою перетворювати відпрацьовані години на гроші. Ставку можна задати на весь проєкт, окремо для кожної задачі або окремо для кожного учасника команди. Тут — як це налаштувати і на що впливає кожен варіант.

Де це в застосунку: Проєкти → картка проєкту → «Редагувати» → секція «Облік часу»

Спосіб нарахування

Спочатку увімкніть перемикач «Облік часу» — і з'явиться поле «Спосіб нарахування» з чотирма варіантами:

Фіксована вартість проєкту — години фіксуються для контролю, але автоматично в гроші не переводяться. Підходить, коли з клієнтом домовились про загальну суму за роботу.
Фіксована вартість години — одна ставка на весь проєкт. Під полем з'явиться «Вартість години».
Вартість в завдані — своя ставка у кожної задачі проєкту (наприклад, дизайн і монтаж коштують по-різному).
По співробітнику — своя ставка у кожного учасника команди.

Спосіб нарахування можна вибрати вже під час створення проєкту, а от списки учасників і задач редагуються лише в картці проєкту через «Редагувати».

Учасники проєкту

Блок «Користувачі у проєкті» з'являється, коли обрано спосіб «По співробітнику».

Виберіть працівника з випадного списку — це користувачі, вже запрошені у ваш робочий простір.
Вкажіть його вартість години на цьому проєкті.
За потреби прив'яжіть послугу з каталогу — саме вона потім підставиться позицією в рахунок за години цього працівника.

Один і той самий працівник може мати різні ставки в різних проєктах — ставка зберігається саме в парі «проєкт + працівник». Учасника можна видалити зі списку; його вже створені записи часу при цьому залишаються.

Задачі проєкту

Блок «Задачі проєкту» з'являється, коли обрано спосіб «Вартість в завдані». У кожному рядку задачі є:

назва — вона потім видно у списку записів часу і може потрапити в опис позиції рахунку;
ставка — вартість години саме цієї задачі;
прапорець «Оплачувана» — чи виставляти цей час клієнту (внутрішні наради зручно вести як неоплачувані);
послуга з каталогу — позиція, якою задача піде в рахунок.

Задачі не обов'язково заводити заздалегідь: під час запису часу поле «Задача» пропонує підказки і пункт «+ Створити» — нова задача одразу з'явиться у проєкті. Ставку такій задачі можна проставити пізніше в редагуванні проєкту.

Як ставка впливає на розрахунок

Вартість одного запису часу — це години × ставка, а звідки береться ставка, залежить від способу нарахування:

Спосіб нарахування	Яка ставка застосовується
Фіксована вартість проєкту	ставка не застосовується, вартість годин не рахується
Фіксована вартість години	ставка проєкту
Вартість в завдані	ставка задачі, у межах якої записано час
По співробітнику	ставка учасника, який записав час

Якщо потрібну ставку не заповнили, вартість вийде нульовою. Це не втрачається: майстер створення рахунку з годин попередить про нульові ставки і дозволить проставити їх прямо на кроці перевірки. Записи, позначені як неоплачувані, у суму не потрапляють у будь-якому разі.

Як із цих сум збирається готовий рахунок — описано в статті Облік робочого часу (бета).

Обмеження й нюанси

Редагувати сам проєкт може користувач із правом на редагування проєктів, а от додавати учасників і задачі та змінювати їхні ставки — за окремим, ширшим правом керування проєктами. Якщо блоки видно, але зміни не зберігаються з повідомленням про недостатні права — питання до ролі користувача, див. Користувачі й ролі робочого простору.

Ставки задаються в одній валюті — окремої валюти для ставки немає, суми трактуються у валюті документів проєкту.

У зведеному звіті з обліку часу вартість годин рахується трохи інакше: там береться ставка учасника, а якщо її немає — ставка проєкту, незалежно від обраного способу нарахування. Тому для проєктів зі ставками на задачах цифри у звіті можуть не збігатися з сумами в рахунку — орієнтуйтеся на суми в майстрі створення рахунку.

Учасники проєкту — це не про доступ: додавання працівника у список учасників дає йому ставку, а не права. Доступ до даних визначає роль у робочому просторі.

Видалення проєкту видаляє його задачі, ставки учасників і всі записи часу — див. Архів проєктів.

Часті питання

Чи можна поєднати ставку працівника і ставку задачі? Ні, спосіб нарахування один на весь проєкт. Якщо потрібні різні логіки — розділіть роботу на два проєкти.

Я змінив ставку. Чи перерахуються старі записи? Записи часу зберігають години, а не суму, тому вартість рахується за поточною ставкою. Але записи, які вже потрапили в рахунок, не змінюються — рахунок лишається таким, яким його створили.

Звідки береться послуга в рахунку за години? З послуги, прив'язаної до задачі або до учасника; якщо її немає — послугу можна вибрати вручну під час створення рахунку.

Працівника немає у списку вибору. Спершу запросіть його в робочий простір — учасники беруться саме звідти.