Telegram-бот для клієнтів

До кабінету клієнта можна підключити власного Telegram-бота. Після цього ваші клієнти отримують у Telegram дубль повідомлень, які ви й так надсилаєте їм поштою — «вам надіслали документ» і «нагадування про оплату» — і відкривають документ прямо з чату. Бот належить вам: ви створюєте його в BotFather, він виступає під вашою назвою та іконкою. Ця стаття написана з точки зору власника, який його підключає.

Де це в застосунку: Налаштування → Кабінет клієнта → вкладка Telegram.

Що дає бот і чого він не дає

Бот — це додатковий канал доставки, а не заміна пошти. Лист клієнту йде завжди; повідомлення в Telegram — зверху, якщо клієнт прив'язав свій Telegram. Якщо доставка в Telegram не спрацює, на лист це ніяк не вплине.

Бот не веде діалогів, не приймає команд і не відповідає на питання. Усе, що він робить, — надсилає два типи коротких повідомлень із кнопкою, що відкриває документ у кабінеті клієнта прямо всередині Telegram.

Бот один на робочий простір. Якщо у вас кілька компаній в одному просторі, бот у них спільний.

Як підключити бота

У Telegram відкрийте @BotFather, створіть нового бота (команда /newbot), задайте йому назву та імʼя користувача і скопіюйте виданий токен.
У застосунку відкрийте Налаштування → Кабінет клієнта. Спершу має бути ввімкнено сам перемикач «Кабінет увімкнено» — без кабінету боту нема куди вести клієнта.
Перейдіть на вкладку Telegram, вставте токен у поле «Токен бота з BotFather» і натисніть «Підключити».

Якщо все гаразд, стан бота зміниться на «Активний». Можливі повідомлення про помилку:

«Токен недійсний. Скопіюйте токен бота з BotFather і спробуйте ще раз» — токен скопійовано не повністю або бот видалений.
«Цей бот уже підключений до іншого workspace» — один бот не можна використовувати у двох робочих просторах. Створіть окремого бота.
«Не вдалося налаштувати бота в Telegram» — тимчасова помилка звʼязку з Telegram, спробуйте ще раз.

Кнопка «Відключити» вимикає бота, але не стирає прив'язки клієнтів: якщо потім підключити того самого бота знову, усі прив'язки повернуться. А от заміна на іншого бота стирає всі прив'язки — клієнтам доведеться підключатися заново.

Нижче на цій самій вкладці є таблиця «Клієнти в Telegram» — хто саме з клієнтів прив'язав бота, коли востаннє була активність і хто бота заблокував. Поки ніхто не підключився, там напис «Ще ніхто з клієнтів не підключив бота».

Як клієнт прив'язується до бота

Прив'язка йде за e-mail: Telegram-акаунт клієнта звʼязується з тією адресою, на яку ви надсилаєте йому документи.

Клієнт отримує посилання-запрошення одним із двох шляхів:

З кабінету. У своєму профілі в кабінеті він бачить блок «Telegram» із кнопкою «Підключити Telegram». Кнопка відкриває чат із вашим ботом, клієнт тисне «Start» — і готово.
З листа про вхід у кабінет. У листі є окрема кнопка «відкрити в Telegram» — вона веде туди ж.

Посилання-запрошення одноразове й діє 7 днів. Якщо клієнт відкриє його пізніше, бот відповість, що посилання недійсне або протерміноване, і попросить взяти свіже — з листа або з профілю кабінету.

Діє правило «один Telegram — один e-mail»: якщо клієнт прив'яже до свого Telegram іншу адресу, попередня прив'язка зникне. Тому клієнт, який отримує від вас документи на дві різні пошти, у Telegram отримуватиме тільки ті, що йдуть на останню прив'язану.

Про сам кабінет — Кабінет клієнта: що це і як увімкнути і Вхід клієнта в кабінет: посилання, код і Telegram; про роботу кабінету всередині Telegram — Кабінет у Telegram Mini App.

Що бот надсилає клієнту

Рівно два типи повідомлень — обидва дублюють пошту:

Документ надіслано — «{ваша компанія} надіслала вам документ «{назва} № {номер}» на суму {сума}». Іде тоді ж, коли ви надсилаєте документ клієнту листом (Надсилання документа клієнту).
Нагадування про оплату — «Нагадування про оплату: {документ} № {номер} від {компанія} на суму {сума}, сплатити до {дата}». Іде тоді ж, коли й автоматичне нагадування на пошту, якщо ви ввімкнули його в документі (Автоматичні нагадування про оплату).

До кожного повідомлення додається кнопка, що відкриває цей документ у кабінеті всередині Telegram. Мова повідомлення — мова документа.

Більше бот не надсилає нічого: ні про оплату, ні про підпис, ні про статуси, ні про заявки з вітрини.

Ручна відправка документа в Telegram

Іноді треба «підштовхнути» клієнта окремо. У вікні «Поширити» на картці документа (Картка рахунку: що можна зробити після створення) під плитками поширення зʼявляється синя смуга «Клієнт підключив Telegram — можна надіслати документ прямо в бот» з кнопкою «Надіслати в Telegram». Смуга показується лише тоді, коли e-mail у полі отримувача справді має прив'язаний Telegram.

Якщо натиснути кнопку і побачити «Не вдалося надіслати в Telegram», причина буде однією з чотирьох:

Документ не поширений — він у чернетці або публічного посилання ще немає. Спершу натисніть «Поширити» (Публічне посилання на документ).
Бот не підключений або вимкнений — перевірте стан на вкладці Telegram у налаштуваннях кабінету.
Цей e-mail не прив'язав Telegram — або прив'язка є, але клієнт заблокував бота.
У цього e-mail немає доступу до кабінету — кабінет вимкнено, або адреса не належить жодному вашому клієнту в цьому робочому просторі. Часта причина: ви вписали в поле відправки разову адресу, якої немає в картці клієнта.

Якщо клієнт заблокував бота

Клієнт може будь-коли натиснути «Заблокувати» в чаті. Тоді:

повідомлення йому більше не надсилаються — тихо, без помилок у вашому інтерфейсі;
у таблиці «Клієнти в Telegram» навпроти нього зʼявляється мітка «Заблокував бота»;
пошта продовжує ходити як зазвичай — блокування бота на листи не впливає;
ручна відправка в Telegram для нього перестане спрацьовувати.

Щоб повернути доступ, клієнту достатньо розблокувати бота і натиснути в чаті Start — мітка зніметься сама, повторно прив'язуватись не треба.

Окремо: якщо ви відкликали токен бота в BotFather, стан бота зміниться на «Токен недійсний — вставте новий» і розсилка зупиниться до того, як ви вставите свіжий токен.

Для власників Telegram-сповіщень немає

Це найчастіше непорозуміння. Бот працює тільки для ваших клієнтів. Ви й ваші колеги жодних сповіщень у Telegram не отримуєте.

У власних налаштуваннях сповіщень (дзвіночок у шапці застосунку) є блок «Telegram» — він неактивний і підписаний «В розробці». Це не помилка і не наслідок того, що бота не підключено: каналу для власників поки просто не існує. Доступні канали для команди — стрічка в застосунку та e-mail (Сповіщення).

Обмеження й нюанси

Підключити або відключити бота може лише користувач із правами адміністратора робочого простору (Користувачі й ролі). Решта користувачів вкладку Telegram побачить, але змінити нічого не зможе.

Кабінет клієнта позначений як попередній доступ — угорі сторінки висить інформер «Інструмент у розробці — можливі зміни в роботі та вигляді».

Бот один на робочий простір, і один і той самий бот не можна підключити до двох робочих просторів — для другого простору створіть окремого бота в BotFather.

Прив'язка йде за e-mail, а не за номером телефона чи імʼям у Telegram. Якщо ви надсилаєте документи на адресу, якої немає в картці клієнта, повідомлення в Telegram не піде.

Telegram — додатковий канал: він ніколи не замінює лист і не скасовує його.

Що відбувається автоматично

Коли ви надсилаєте документ клієнту поштою, повідомлення в Telegram іде саме собою — окремо нічого натискати не треба.
Автоматичне нагадування про оплату дублюється в Telegram у той самий момент, що й лист.
У листі про вхід у кабінет клієнту автоматично підставляється кнопка підключення Telegram — але лише якщо бот активний і ця адреса справді має доступ до кабінету.
Якщо клієнт заблокував бота, застосунок сам це помічає і припиняє спроби писати йому.
Старі невикористані посилання-запрошення застосунок прибирає сам.

Часті питання

Клієнт каже, що не отримує нічого в Telegram. Перевірте по черзі: чи бот у стані «Активний»; чи є цей клієнт у таблиці «Клієнти в Telegram»; чи немає навпроти нього мітки «Заблокував бота»; чи збігається адреса, на яку ви надсилаєте документ, з адресою в картці клієнта.

Чи можна надіслати клієнту документ тільки в Telegram, без листа? Ні. Telegram завжди дублює пошту. Окрема кнопка «Надіслати в Telegram» у вікні поширення додає повідомлення, а не замінює лист.

Клієнт відкрив запрошення, а бот пише, що посилання недійсне. Посилання діє 7 днів і лише один раз. Попросіть клієнта взяти свіже в профілі кабінету — або надішліть новий лист про вхід у кабінет.

Я змінив бота. Чому клієнти перестали отримувати повідомлення? Заміна на іншого бота стирає всі прив'язки. Клієнтам треба підключитися заново — через профіль у кабінеті.

Чому я не отримую сповіщень у Telegram про нові документи чи оплати? Telegram для власників не реалізовано — у налаштуваннях сповіщень цей блок підписаний «В розробці». Бот працює тільки в бік клієнтів.

Бот відповідає на повідомлення клієнтів? Ні. Він реагує лише на команду Start і розсилає два типи повідомлень. Діалог із ним вести не можна.

Дивіться також

Сповіщення — які канали є для вас і вашої команди
Надсилання документа клієнту: email, посилання, QR — коли спрацьовує дубль у Telegram
Автоматичні нагадування про оплату — друге з двох повідомлень бота
Публічне посилання на документ: як працює і як захистити — чому непоширений документ не піде в Telegram
Картка клієнта — де видно позначку «Telegram підключено»
Публічна картка компанії — сусідня публічна поверхня застосунку