Бюджет проєкту (бета)

Бюджет проєкту показує, скільки ви плануєте заробити й витратити на проєкті і як це співвідноситься з фактом: що вже оплатив клієнт, скільки пішло субпідрядникам і скільки коштували власні години команди. Функція в бета-режимі, вмикається в Налаштування → Ранні функції — див. Експериментальні функції. Після ввімкнення в картці проєкту з'являється вкладка «Бюджет».

Де це в застосунку: Проєкти → картка проєкту → вкладка «Бюджет»

Не плутати: два різні «бюджети»

Поле «Бюджет» у формі проєкту — просто орієнтовна сума, яку ви вписуєте руками при створенні чи редагуванні проєкту.
Блок «Загальний бюджет за рахунками» у лівій частині картки проєкту — доступний завжди, без бета-функції. Це згортна секція, яка збирає суму за всіма рахунками проєкту, дозволяє перемкнути валюту і показує кольорову смугу з розбивкою за статусами рахунків: оплачені, очікують оплати, прострочені, нові, закриті. Наведіть курсор на смугу — побачите суму кожної частини.
Вкладка «Бюджет» — це вже повноцінний бета-інструмент із чотирма розділами, про який далі.

Чотири розділи вкладки «Бюджет»

План — скільки має коштувати проєкт. Угорі три показники: «Вартість контракту», «Заплановано» і «Маржа» (різниця між ними). Нижче — розподіл запланованих витрат за виконавцями: діаграма і таблиця, де окремо стоїть ваша компанія і окремо кожен субпідрядник, а також перелік кошторисів, з яких зібрані ці цифри.

Календар — коли гроші прийдуть і коли підуть. Надходження беруться з рахунків проєкту (за графіком платежів, а якщо графіка немає — за датою виставлення), витрати — з позицій кошторисів, у яких проставлена дата. Дані згруповані по місяцях, є діаграма і розгортання кожного місяця; позиції без дати збираються окремо.

Факт — що сталося насправді: надходження (оплачені рахунки й акти проєкту), витрати субпідрядникам, власні витрати і прибуток.

Фінальний — підсумкове порівняння «план → факт» за кожним виконавцем, відхилення по сумах і годинах, відсотки виконання і прибутковості.

Звідки беруться цифри

Вартість контракту — сума договорів, прив'язаних до проєкту. Якщо договорів у проєкті немає, береться значення з поля «Бюджет» проєкту. Цю картку можна натиснути й ввести суму вручну — але майте на увазі: коли до проєкту прив'язані договори, показник рахується з них, і ручне значення на нього не вплине.
План витрат — із кошторисів проєкту. Щоб застосунок розділив позиції на «свої» й «підрядні», у специфікації кошторису потрібні додаткові поля (Налаштування → Ранні функції → «Додаткові поля у специфікації»): поле з контрагентом позначає, який субпідрядник виконує позицію; поле-список із назвою «Статус підряду» дозволяє позначати підтверджені позиції; поле-дата відправляє витрату в потрібний місяць календаря. Позиції без вказаного контрагента вважаються роботою вашої компанії.
Фактичні надходження — оплачені рахунки й акти проєкту.
Фактичні витрати — вхідні документи від постачальників (закупівлі), прив'язані до проєкту, плюс вартість власних годин з обліку часу.

Як рахується вартість витраченого часу

Години потрапляють у бюджет лише тоді, коли в проєкті увімкнено облік часу. Вартість — це години × ставка, і враховуються тільки записи, позначені як оплачувані.

У проєкті можна обрати один із чотирьох способів нарахування: фіксована вартість проєкту, фіксована вартість години (ставка на весь проєкт), вартість в завдані (ставка кожної задачі) і по співробітнику (ставка кожного учасника). Як їх налаштувати — у статті Учасники проєкту, задачі та ставки.

Важливий нюанс: у бюджеті вартість годин рахується за ставкою учасника, а якщо її не задано — за ставкою проєкту, незалежно від обраного способу нарахування. Якщо ви користуєтесь ставками задач, суми у вкладці «Бюджет» можуть відрізнятися від сум, які потім опиняться в рахунку.

Що відбувається автоматично

Показники проєкту — скільки в ньому рахунків і кошторисів, скільки з них оплачено, скільки всього документів — перераховуються самі, у фоновому режимі. Це відбувається, коли:

у проєкті створюють новий документ;
документ проєкту видаляють;
наявний документ прив'язують до проєкту (поле «В рамках» або вкладка «Додати документ»);
документ відв'язують від проєкту.

Перерахунок фоновий, тому цифри можуть оновитися з невеликою затримкою — просто оновіть сторінку. Зауважте: сама лише зміна статусу документа (наприклад, «Оплачено») цих лічильників одразу не зрушує — вони підтягнуться при наступній зміні складу документів проєкту. Суми у блоці «Загальний бюджет за рахунками», у вкладці «Бюджет» і в аналітиці рахуються наживо і показують актуальні статуси відразу. Повний перелік дій, які застосунок виконує сам, — у статті Що OneB Invoice робить сам.

Обмеження й нюанси

Вкладка «Бюджет» — рання (експериментальна) функція: поки вона вимкнена, вкладки в картці проєкту просто немає. Вмикає її користувач із доступом до налаштувань, і вмикається вона одразу на весь робочий простір, а не для окремої людини. Окремого тарифного обмеження на бюджет немає.

Бюджет розрахований на сценарій із субпідрядниками і кошторисами. Якщо у проєкті немає кошторисів, розділ «План» буде порожній, а «Факт» покаже лише надходження й закупівлі.

Усі суми показуються в одній валюті — тій, що взята з договору або з поля «Бюджет» проєкту. Мультивалютного зведення у вкладці «Бюджет» немає; для валютних зрізів користуйтесь блоком «Загальний бюджет за рахунками» і аналітикою.

Часті питання

Вкладки «Бюджет» немає в картці проєкту. Функція не ввімкнена. Відкрийте Налаштування → Ранні функції й увімкніть «Бюджет проєкту».

Ввів суму контракту, а вона повернулася до старої. Отже, до проєкту прив'язані договори — сума береться з них.

Чому «Заплановано» дорівнює нулю? У проєкті немає кошторисів або в них немає позицій. План будується саме з кошторисів.

Чому субпідрядники не розділилися? У позиціях кошторису не вказано контрагента. Додайте відповідне поле у специфікацію кошторису й проставте виконавців.

Чому власні витрати менші, ніж очікувалось? У розрахунок ідуть тільки оплачувані записи часу і тільки ті, у яких є ставка (учасника або проєкту).

Що може змінитися

Функція розвивається, тому склад показників, назви розділів і спосіб розрахунку вартості годин ще можуть змінитися. Найімовірніші зміни — узгодження розрахунку годин у бюджеті зі способом нарахування проєкту, робота з кількома валютами і спрощене налаштування полів кошторису. Якщо у ваших звітах щось рахується не так, як ви очікуєте, — напишіть у підтримку: саме такі зауваження визначають, що допрацюють насамперед.