Погодинна робота: від обліку годин до рахунку й акта

Юристи, консультанти, аутсорс-команди й сервісні інженери продають години. Найболючіше тут — довести клієнтові, за що саме він платить, і не згубити жодної відпрацьованої години між табличкою, месенджером і рахунком. У OneB Invoice цей ланцюжок автоматизовано (функція у статусі бета — вмикається в Експериментальних функціях).

Ланцюжок:

Записи часу (хто, коли, над чим працював) → Табель за період → Рахунок з годин (одна дія) → Акт → Оплата.

Фіксуйте час у розрізі клієнтів і проєктів

У розділі Облік робочого часу кожен запис — це дата, співробітник, проєкт, клієнт, задача, послуга і час. Заповнювати можна по-різному:

• Додати час — окремий запис за фактом;
• Активність за день — швидке внесення дня одним екраном;
• тижневий табель — для планомірного заповнення;
• Імпорт — якщо команда веде час в іншому трекері, перенесіть записи файлом.

Докладно про розділ — у статті Облік робочого часу.

Години → рахунок за одну дію

Список записів ділиться на два стани: «Невиставлено рахунок» і «Виставлено рахунок» — одразу видно, скільки годин ще не перетворились на гроші.

Виберіть період і клієнта — і сформуйте рахунок з відпрацьованих годин: позиції зберуться з ваших записів (послуга × години × ставка). Клієнт отримує не абстрактну суму, а прозору деталізацію — менше запитань, швидша оплата.

Закриття і оплата

• до рахунку додайте акт виконаних робіт з тими самими позиціями і підпишіть з обох сторін електронним підписом;
• оплата — онлайн або за реквізитами, з автонагадуваннями;
• для абонементних клієнтів із пакетом годин цей сценарій чудово поєднується з регулярними рахунками.

Контроль

Звіт розділу покаже відпрацьований час за співробітниками, проєктами і клієнтами; аналітика — скільки годин уже сплачено. Разом із проєктами видно рентабельність кожної угоди.

Часті питання

Ставки в різних клієнтів різні. Як це врахувати? Ведіть послуги з різними ставками у каталозі (наприклад, «Консультація, год» і «Супровід, год») і вказуйте відповідну послугу в записах часу.

Чи бачить клієнт, хто саме працював? У рахунку — деталізація з ваших записів; обсяг деталей контролюєте ви при формуванні рахунку.

Команда велика, всі мають вносити час? Додайте співробітників у робочий простір з відповідними ролями — кожен вносить свої години, а рахунки виставляє відповідальний.