Абонплата і регулярні послуги: рахунки за розкладом без ручної роботи

Якщо ви щомісяця виставляєте однакові рахунки тим самим клієнтам — бухгалтерський супровід, IT-підтримка, оренда, абонементи, навчання — цей сценарій для вас. OneB Invoice бере на себе рутину: сам створює рахунки за розкладом, за бажанням сам надсилає їх клієнту, сам нагадує про оплату, а вам лишає тільки контроль.

Ланцюжок:

Договір (раз, із підписами) → Регулярний рахунок (автоматично в день дати) → Нагадування про оплату (автоматично) → Щомісячний акт → Звіт по заборгованості (контроль).

Раз: договір і картка клієнта

Почніть з довгострокового договору з власного шаблону — реквізити клієнта підставляться з його картки, підписати можна Дія.Підписом чи monoКЕП з обох сторін. Це разова дія: далі договір просто «тримає» на собі всі щомісячні документи через вкладку «Повʼязані документи».

Щомісяця: рахунки створюються самі

Створіть перший рахунок і в «Додаткових налаштуваннях» відкрийте «Регулярний рахунок» (для вже створеного рахунку — кнопка «Зробити регулярним…» у його картці). Задайте, як часто повторювати — щомісяця, щокварталу чи з власним кроком, наприклад кожні 2 місяці, — дату наступного рахунку і коли закінчити: після певної кількості рахунків, до дати або безстроково. Далі застосунок сам створює по одному рахунку в день дати, з поточним номером, і кладе вам сповіщення у стрічку. Подробиці — у статті Регулярні рахунки.

Кілька порад:

• увімкніть у розкладі «Надсилати клієнту одразу» — і рахунок у день створення сам буде опублікований і піде клієнту листом; без цього він лишається чернеткою, яку ви переглядаєте й надсилаєте самі;
• усі розклади видно на екрані «Регулярні рахунки» (кнопка в шапці списку рахунків): там зручно поставити розклад на паузу, змінити його чи зупинити, а кнопкою «Створити зараз» — виставити рахунок раніше за дату;
• закріпіть за компанією типові шаблон, податок і спосіб оплати — регулярні рахунки будуть одразу правильно оформлені;
• якщо ціна змінилася — відредагуйте рахунок-зразок: наступні рахунки за розкладом створяться вже з новими умовами. Послуги зручно вести у каталозі товарів.

Оплата: нагадує система, а не ви

Увімкніть автоматичні нагадування про оплату — клієнт отримає лист до і після терміну оплати, без незручних дзвінків. Додайте онлайн-оплату чи IBAN із QR-кодом, щоб платити було справою одного кліку.

Клієнт, який хоче бачити всі свої рахунки й оплати — минулі та поточні — робить це самостійно в кабінеті клієнта.

Закриття місяця: акти

Наприкінці періоду створіть акт виконаних робіт прямо з рахунку (кнопка «Додати акт виконаних робіт» — позиції перенесуться самі) і надішліть на підписання. Якщо актів багато, зручно підписувати їх пакетом — розділ «Документи на підпис».

Контроль: хто заборгував і скільки

• Звіт по дебіторській заборгованості — хто, скільки і як давно винен;
• блок «Увага до оплат» на головній сторінці — найгарячіші боржники щодня перед очима;
• аналітика по клієнтах — динаміка доходу за кожним клієнтом.

Часті питання

Чи можна виставити одразу рахунки на рік наперед? Наперед рахунки не створюються: застосунок виставляє по одному в день дати, щоб номери йшли по порядку й відповідали датам. Задайте розклад на 12 рахунків щомісяця — і вони зʼявлятимуться самі, місяць за місяцем. Якщо рахунок потрібен раніше, натисніть «Створити зараз».

Обслуговування раз на 2 місяці — так можна? Так: у розкладі оберіть «Інший інтервал…» → кожні 2 міс.

Чи може застосунок сам надсилати рахунок клієнту? Так, якщо в розкладі ввімкнути «Надсилати клієнту одразу». Лист іде на адресу з розкладу або, якщо поле порожнє, на email із картки клієнта.

Що як клієнт платить частинами? На сторінці рахунку є дія «Розділити платежі», а для великих сум — аванс і графік платежів.

Ми обслуговуємо десятки клієнтів. Як не заплутатись? Екран «Регулярні рахунки» показує всі розклади з наступними датами; фільтри й групування у списках (пошук і фільтри) + звіт дебіторки допоможуть з рештою. А якщо працюєте від кількох ФОП — кожна компанія зі своїми налаштуваннями.