Абонплата і регулярні послуги: рахунки за розкладом без ручної роботи

Якщо ви щомісяця виставляєте однакові рахунки тим самим клієнтам — бухгалтерський супровід, IT-підтримка, оренда, абонементи, навчання — цей сценарій для вас. OneB Invoice бере на себе рутину: сам створює рахунки за розкладом, сам нагадує про оплату, а вам лишає тільки контроль.

Ланцюжок:

Договір (раз, із підписами) → Рахунки за розкладом (автоматично щомісяця) → Нагадування про оплату (автоматично) → Щомісячний акт → Звіт по заборгованості (контроль).

Раз: договір і картка клієнта

Почніть з довгострокового договору з власного шаблону — реквізити клієнта підставляться з його картки, підписати можна Дія.Підписом чи monoКЕП з обох сторін. Це разова дія: далі договір просто «тримає» на собі всі щомісячні документи через вкладку «Повʼязані документи».

Щомісяця: рахунки створюються самі

Створіть перший рахунок і задайте «Регулярність рахунку» — розклад, за яким система випускатиме наступні: щомісяця (або з іншою періодичністю), з потрібної дати і в потрібній кількості. Подробиці — у статті Розклад рахунків.

Кілька порад:

• закріпіть за компанією типові шаблон, податок і спосіб оплати — регулярні рахунки будуть одразу правильно оформлені;
• якщо тарифи час від часу змінюються — ведіть послуги у каталозі товарів і оновлюйте ціну в одному місці.

Оплата: нагадує система, а не ви

Увімкніть автоматичні нагадування про оплату — клієнт отримає лист до і після терміну оплати, без незручних дзвінків. Додайте онлайн-оплату чи IBAN із QR-кодом, щоб платити було справою одного кліку.

Клієнт, який хоче бачити всі свої рахунки й оплати — минулі та поточні — робить це самостійно в кабінеті клієнта.

Закриття місяця: акти

Наприкінці періоду створіть акт виконаних робіт прямо з рахунку (кнопка «Додати акт виконаних робіт» — позиції перенесуться самі) і надішліть на підписання. Якщо актів багато, зручно підписувати їх пакетом — розділ «Документи на підпис».

Контроль: хто заборгував і скільки

• Звіт по дебіторській заборгованості — хто, скільки і як давно винен;
• блок «Увага до оплат» на головній сторінці — найгарячіші боржники щодня перед очима;
• аналітика по клієнтах — динаміка доходу за кожним клієнтом.

Часті питання

Чи можна виставити одразу рахунки на рік наперед? Так — у розкладі задається кількість рахунків: система створить їх одразу з правильними датами.

Що як клієнт платить частинами? На сторінці рахунку є дія «Розділити платежі», а для великих сум — аванс і графік платежів.

Ми обслуговуємо десятки клієнтів. Як не заплутатись? Фільтри й групування у списках (пошук і фільтри) + звіт дебіторки. А якщо працюєте від кількох ФОП — кожна компанія зі своїми налаштуваннями.