Підписання документів: усі способи в одному місці

Договір чи акт у OneB Invoice можна підписати, не друкуючи його: електронним підписом (КЕП), «від руки» на екрані або позначкою про фізичний підпис на папері. Документ чекатиме, поки його підпишуть обидві сторони, і сам збере всі підписи в один PDF. Ця стаття — огляд усіх способів і як вони працюють.

---

Як увімкнути підписи на документі

1. Створюючи договір (або відкривши його на редагування), увімкніть перемикач «Увімкнути підписи».
2. Оберіть метод підпису:

• Підписати власноруч — намалювати підпис мишкою чи пальцем і ввести ПІБ. Простий варіант без сертифікатів, підходить для внутрішніх погоджень.

• Електронний цифровий підпис — кваліфікований електронний підпис (КЕП), юридично значущий. Підписання відбувається через застосунок Дія (Дія.Підпис) або monobank (monoКЕП).

• Підписати на папері — ви обмінялися паперовими примірниками, а в системі просто фіксуєте факт підписання з прізвищем та ініціалами.

---

Сторони документа і мультипідпис

На картці документа з'являється блок «Сторони та підписи»: усі сторони зі статусами. Хто ще не підписав — має статус «Очікування підпису»; біля того, хто підписав, з'являється зелена позначка з ПІБ підписанта, кодом і часом підпису:

Тут же з'являється кнопка «Завантажити з підписами» — PDF документа разом з накладеними підписами.

Якщо підписантів більше двох (наприклад, тристоронній договір), у редагуванні документа натисніть «+ Додати сторону» — кожна сторона отримає своє місце для підпису.

---

Як відбувається підписання

1. На картці документа натисніть «Підписати та надіслати».
2. Перед підписом система перевірить документ: якщо в шаблоні лишилися незаповнені обов'язкові поля, вона запропонує перейти до заповнення (або підписати як є).
3. Для електронного підпису оберіть провайдера КЕП:

1. Підтвердіть КЕП у застосунку Дія чи monobank — або підпишіть своїм способом («від руки» чи позначкою про папір).
2. Клієнт отримує документ і підписує зі свого боку — так само електронно або «від руки».
3. Коли всі сторони підписали, документ вважається підписаним; PDF з усіма підписами можна завантажити кнопкою «Завантажити з підписами».

---

Кілька документів за раз

Якщо на підписі накопичилась ціла пачка документів, скористайтеся розділом «Документи на підпис» — він вмикається в експериментальних функціях і дозволяє підписати кілька документів однією дією. Докладніше — у статті про пакетне підписання.

---

Коротко

• Юридично значущий підпис — електронний цифровий підпис через Дія.Підпис або monoКЕП.

• Швидке погодження — підпис «від руки» прямо на екрані.

• Паперовий документообіг — позначка «підписано на папері», щоб система знала статус.

• Статуси підписання всіх сторін видно на картці документа в блоці «Сторони та підписи».