Підписання документів: усі способи в одному місці
Договір, додаток чи заяву в OneB Invoice можна підписати, не друкуючи: кваліфікованим електронним підписом (КЕП) через Дію або monobank, «від руки» просто на екрані, або позначкою про те, що документ підписали на папері. Документ чекає, доки його підпишуть усі сторони, і сам збирає підписи в готовий файл. Ця стаття — огляд усіх способів і правил, за якими вони працюють.
Де це в застосунку: Документи → відкрити договір (додаток, заяву) → Редагувати → перемикач «Увімкнути підписи» → «Оберіть метод». Далі підписання йде з картки документа: блок «Сторони та підписи» і кнопка «Підписати та надіслати».
Чотири способи підпису
| Спосіб | Що це | Кому підходить |
|---|---|---|
| «Від руки» | намалювати підпис пальцем чи мишею, написати ПІБ рукописним шрифтом або завантажити зображення підпису | внутрішні погодження, швидка фіксація домовленості |
| Дія.Підпис | кваліфікований електронний підпис через застосунок «Дія» | фізичні особи |
| monoКЕП | кваліфікований електронний підпис через застосунок monobank | ФОП, юридичні та фізичні особи |
| «На папері» | сторони підписали роздруківку, а ви фіксуєте цей факт у застосунку | паперовий документообіг |
У формі документа ці способи згруповані у три пункти: «Підписати власноруч», «Електронний цифровий підпис» (усередині якого ви обираєте Дію або monobank) і «Підписати на папері».
Про перші два «прості» способи докладно — Підпис «від руки» і «на папері». Про електронні — Дія.Підпис в OneB Invoice і Підписання через monoКЕП.
Як увімкнути підписи на документі
- Створюючи договір (або відкривши його на редагування), увімкніть перемикач «Увімкнути підписи».
- Оберіть метод підпису. Метод задається на кожен документ окремо, а не один раз на всю компанію.
- Збережіть документ.
Якщо підписи не увімкнені, блоку сторін і кнопок підпису на картці не буде.
Сторони документа і мультипідпис
На картці документа з'являється блок «Сторони та підписи»: усі сторони зі статусами. Хто ще не підписав — «Очікування підпису»; біля того, хто підписав, — зелена позначка з ПІБ підписанта й часом підпису.
Якщо підписантів більше двох (наприклад, тристоронній договір), у редагуванні документа додайте сторони й позначте, які з них підписують. Кожна така сторона отримує власне персональне посилання, яке ви копіюєте на картці й надсилаєте самі. Докладніше — Сторони договору й заповнення даних контрагентом.
Коли підписи вже є, у блоці з'являється кнопка «Завантажити з підписами» — документ разом із накладеними підписами.
Як відбувається підписання
- На картці документа натисніть «Підписати та надіслати».
- Застосунок перевірить документ: якщо в ньому лишились незаповнені обов'язкові поля, він запропонує спершу їх заповнити.
- Для електронного підпису відкриється вибір: Дія.Підпис або monoКЕП.
- Підтвердіть підпис у застосунку Дія чи monobank — або підпишіть «від руки» просто у вікні.
- Документ переходить у статус «Очікує підпису», і посилання йде клієнтові.
- Клієнт (і решта сторін) підписують зі свого боку — за посиланням. Що вони при цьому бачать: Що бачить контрагент, коли підписує за посиланням.
Кнопка «Підписати» у блоці сторін на вашому боці показується, коли документ уже у статусі «Очікує підпису» і ви ще не підписали. Із чернетки підписання починається кнопкою «Підписати та надіслати», яка сама переводить документ у цей статус.
Коли документ вважається «Підписаним»
Статус «Підписаний» ставиться лише тоді, коли підписали ВСІ сторони, позначені як підписанти. Доки хоч одна не підписала, документ залишається в «Очікує підпису» — навіть якщо ваш власний підпис уже стоїть. Це найчастіша причина звернення «я підписав, а статус не змінився».
Для заяв підписант один — та сторона, яку ви обрали в налаштуваннях документа. Для договорів і додатків — обидві сторони плюс усі додаткові сторони з позначкою «Підписує».
Видалення підпису повертає документ у «Очікує підпису». Видалити можна підпис видавця або клієнта — через блок «Сторони та підписи». Якщо після цього підписів не лишилось, документ знову стає «живим»: його вигляд перестає бути зафіксованим.
Про всі статуси й переходи — Статуси документів.
Редагування документа стирає підписи
Будь-яка правка підписаного документа анулює всі наявні підписи. Перед переходом у редагування застосунок показує попередження, у якому перелічує наслідки:
- існуючі підписи буде анульовано;
- статус документа зміниться на «Чернетка»;
- поточні посилання на документ тимчасово стануть недоступними.
Тому змінювати текст, суми чи сторони варто до підписання. Якщо правка справді потрібна — доведеться зібрати підписи заново. Див. Статуси документів.
Скільки живе сесія підписання
Дія.Підпис — сесія коротка. У вікні з QR-кодом іде зворотний відлік («QR-код буде дійсним ще…»), а сама сторінка сесії перестає відкриватися приблизно за десять хвилин після старту. Якщо не встигли — нічого страшного: поверніться на документ і натисніть «Підписати» ще раз, створиться нова сесія.
monoКЕП — сесія довга. Термін дії задає monobank, і він показаний прямо під QR-кодом («QR-код дійсний до …»); зазвичай це кілька діб. Застосунок сам чекає підпис і підтягує його статус — до трьох діб.
Ще одна деталь: почати нову сесію підпису того самого документа тим самим підписантом одразу після попередньої не вийде — застосунок попросить трохи зачекати. Це захист від дублів.
Кілька документів за раз
Якщо на підписі накопичилась ціла пачка документів, є розділ «Документи на підпис»: він дозволяє підписати кілька документів однією дією. Функція в бета-режимі, вмикається в Налаштування → Ранні функції (див. Експериментальні функції); поки вона не увімкнена, пункту меню просто немає. Докладніше — Пакетне підписання.
Що може змінитися: обмеження на кількість документів за один раз і поведінка провайдерів у пакетному режимі ще уточнюються — зокрема, monobank приймає не більше 10 документів за раз, а для Дії такий обсяг уже вважається ризикованим.
Обмеження й нюанси
Підписи доступні для договорів, додатків до договору та заяв — саме там є перемикач «Увімкнути підписи». Для звичайного рахунка чи кошторису окремого блоку сторін немає.
Дія.Підпис — лише для фізичних осіб. Якщо контрагент підписує від імені компанії або як ФОП, потрібен monoКЕП. Це написано і в самому вікні підпису.
Кнопки підпису бачить лише користувач із правом редагувати договори (або заяви). Якщо кнопок немає — питання не в тарифі, а в ролі: Користувачі й ролі робочого простору.
Розділ «Документи на підпис» (пакетне підписання) — це рання функція: доки її не увімкнено в налаштуваннях, пункту меню немає. Це інший механізм, ніж тарифні обмеження — див. Тарифний план і ліміти.
Підписання не почнеться, поки в договорі, додатку чи заяві лишаються незаповнені обов'язкові поля — застосунок спершу відправить вас їх заповнити.
Що відбувається автоматично
У момент першого підпису застосунок «заморожує» вигляд документа: далі він показується таким, яким його підписали, і не змінюється, навіть якщо ви потім зміните шаблон чи дані компанії. Для методу «на папері» це відбувається на кроці підтвердження.
Коли з'являється новий підпис або документ змінює статус, надсилаються сповіщення. Для monoКЕП підпис може прилетіти й тоді, коли ви вже закрили вкладку: monobank повідомляє застосунок сам, і статус оновиться без вашої участі — див. Чому статус документа змінився сам.
Часті питання
Який спосіб має юридичну силу? Кваліфікований електронний підпис — Дія.Підпис або monoКЕП. Підпис «від руки» й позначка «на папері» — це фіксація факту в застосунку, а не КЕП.
Клієнт підписав, а документ усе одно «Очікує підпису». Значить, підписали не всі сторони. Перевірте блок «Сторони та підписи»: там видно, кого ще бракує.
Натиснув «Оформити підпис» на паперовому методі, а статус не став «Підписаний». Так і має бути: паперовий метод має два кроки — «Оформити підпис», а потім «Підтвердити підпис». Див. Підпис «від руки» і «на папері».
Можна змінити суму в підписаному договорі? Технічно так, через редагування — але підписи буде анульовано, а статус скинуто в «Чернетку». Зазвичай правильніше зробити додаток до договору: Договори: створення, заповнення даних і додатки.
Де взяти файл з усіма підписами? Кнопка «Завантажити з підписами» у блоці «Сторони та підписи» — вона з'являється, щойно є хоча б один підпис.
Термін дії QR-коду вийшов, поки клієнт шукав телефон. Просто відкрийте посилання й натисніть «Підписати» ще раз — стара сесія нічого не блокує.
Дивіться також
Powered By OneB