Дія.Підпис в OneB Invoice

Дія.Підпис — це кваліфікований електронний підпис (КЕП) через застосунок «Дія». У OneB Invoice ним підписують договори, додатки до договорів і заяви: ви ставите свій підпис у кілька кліків, надсилаєте документ контрагенту посиланням, і він підписує зі свого боку — без друку, сканування й особистої зустрічі. Це один із чотирьох способів підпису в застосунку; огляд усіх — у статті Підписання документів: усі способи в одному місці.

Де це в застосунку: Документи → відкрити договір (додаток, заяву) → Редагувати → перемикач «Увімкнути підписи» → метод «Електронний цифровий підпис». Далі — кнопка «Підписати та надіслати» на картці документа й вибір Дія.Підпис у вікні провайдерів.

Що потрібно, щоб підписати через Дію

Смартфон із застосунком «Дія» та активованим у ньому Дія.Підписом.
Підписант має бути фізичною особою — це обмеження самої Дії, і воно написане прямо у вікні підпису («Лише для фізичних осіб»). Якщо підписати треба від імені ФОП або юридичної особи, використовуйте monoКЕП.
Документ має бути повністю заповнений: якщо в ньому лишились незаповнені обов'язкові поля, застосунок не дасть почати підписання, а спершу відправить вас їх заповнити.

Як підписати документ через Дія.Підпис

Створіть документ. Договір, додаток або заяву — як зазвичай. Див. Договори: створення, заповнення даних і додатки.
Увімкніть підписи. У формі документа переведіть перемикач «Увімкнути підписи» і в блоці «Оберіть метод» виберіть «Електронний цифровий підпис». Збережіть документ.
Натисніть «Підписати та надіслати» на картці документа.
Оберіть провайдера. У вікні вибору позначте Дія.Підпис і натисніть «Продовжити».
Підпишіть у Дії. На екрані з'явиться QR-код і зворотний відлік. Відскануйте код камерою телефона (або натисніть на нього, якщо ви вже на телефоні) — відкриється застосунок «Дія». Підтвердіть підпис там.
Дочекайтесь підтвердження. Вікно підпису саме перевіряє статус і, коли підпис пройшов, показує зелений екран із назвою, номером документа й часом підпису.
Надішліть документ контрагенту. Після вашого підпису документ переходить у статус «Очікує підпису», і відкривається вікно поширення — лист із посиланням або сама лише копія посилання. Див. Надсилання документа клієнту: email, посилання, QR.

Як підписує контрагент

Контрагент відкриває посилання з листа у звичайному браузері — акаунт у OneB Invoice йому не потрібен. На публічній сторінці документа він бачить сам документ і блок «Підписи сторін», натискає «Підписати», обирає Дія.Підпис і підтверджує підпис у своєму застосунку «Дія».

Якщо ви дозволили контрагенту заповнювати свої дані, спершу буде крок «Заповнити поля» — доки обов'язкові поля не заповнені, кнопки підпису не з'явиться.

Докладний розбір того, що бачить друга сторона і що робити, коли в неї щось не виходить, — Що бачить контрагент, коли підписує за посиланням.

Як зрозуміти, що документ підписано

На картці документа в блоці «Сторони та підписи» біля кожної сторони видно її стан: «Очікування підпису» або зелена позначка з ПІБ підписанта й часом підпису. Коли підписи вже є, з'являється кнопка «Завантажити з підписами» — документ разом із накладеними підписами.

Статус «Підписаний» ставиться лише тоді, коли підписали всі сторони. Доки хоч одна не підписала, документ залишається в «Очікує підпису», навіть якщо ваш підпис уже стоїть. Див. Статуси документів.

Обмеження й нюанси

Дія.Підпис — лише для фізичних осіб. Для підпису від імені компанії або ФОП потрібен monoКЕП.

Сесія підпису коротка. У вікні з QR-кодом іде зворотний відлік, а сама сторінка сесії перестає відкриватися приблизно за десять хвилин після старту. Якщо не встигли — це не помилка: поверніться до документа й натисніть «Підписати» ще раз, створиться нова сесія. Одразу після невдалої спроби застосунок може попросити трохи зачекати — це захист від дублювання сесій.

Редагування документа анулює підписи. Перед переходом у редагування підписаного документа застосунок попереджає: підписи буде анульовано, статус зміниться на «Чернетка», а поточні посилання тимчасово стануть недоступними.

Видалення підпису повертає документ у «Очікує підпису». Видалити можна підпис видавця або клієнта — у блоці «Сторони та підписи».

Кнопки підпису бачить не кожен. Вони доступні користувачам із правом редагувати договори (або заяви): Користувачі й ролі робочого простору.

Не підписуйте через Дію більше 10 документів за раз. У пакетному режимі застосунок сам показує попередження: процес може зайняти більше часу, можливі підвисання й помилки. Про пакетний режим — Пакетне підписання.

Що відбувається автоматично

У момент підпису застосунок «заморожує» вигляд документа: далі він показується таким, яким його підписали, і не змінюється, навіть якщо ви потім зміните шаблон чи реквізити компанії.

Застосунок сам стежить за статусом сесії в Дії й забирає готовий підпис, щойно він з'явиться — вручну нічого оновлювати не треба. Коли підпис додано або статус документа змінився, надсилаються сповіщення. Чому статус міг змінитися без вашої участі — Чому статус документа змінився сам.

Часті питання

Чи має Дія.Підпис юридичну силу? Так, це кваліфікований електронний підпис — юридично рівнозначний власноручному.

Контрагент — ТОВ. Чи може він підписати через Дію? Ні. Дія.Підпис доступний лише фізичним особам. Для компаній і ФОП — monoКЕП.

QR-код «протух», поки я шукав телефон. Просто натисніть «Підписати» ще раз — почнеться нова сесія. Нічого перестворювати не треба.

Я підписав, а документ усе одно «Очікує підпису». Значить, підписали ще не всі сторони. Подивіться блок «Сторони та підписи»: там видно, кого бракує.

Контрагент не отримав листа. Надішліть посилання ще раз кнопкою «Поширити» й перевірте адресу в його картці. Якщо посилання захищене кодом чи паролем — див. Публічне посилання на документ: як працює і як захистити.

Чи можна підписати документ, який уже надіслали, іншим способом? Так — змініть метод підпису через редагування документа. Але пам'ятайте, що редагування анулює вже поставлені підписи.

Де зберігаються підписані документи? Там само, де й решта: у списку документів. Файл із накладеними підписами забирається кнопкою «Завантажити з підписами».